Подтверждение юридического адреса
ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.
Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:
- Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
- Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
- Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.
Устав ООО
Устав, как главный документ ООО, определяет все детали функционирования организации:
- название
- адрес
- состав учредителей
- сумма и порядок уплаты уставного капитала и размер доли каждого учредителя
- состав и обязанности органов управления
- порядок и периодичность выплаты дивидендов
- частота созыва собраний учредителей
- другие вопросы, которые не противоречат законам РФ
Для Общества с ограниченной ответственностью с единственным учредителем возможно использование только индивидуального проекта Устава. Общества с двумя и более собственниками могут использовать, как собственный вариант, так и один из 36 типовых уставов, которые законодательно разработаны. Подробнее с типовыми уставами можете ознакомиться в Приказе Министерства экономического развития № 41 от 01.08.2018 г.
Протокол общего собрания учредителей общества
Протокол общего собрания — письменное намерение двух и более участников создать организацию на определенных условиях.
Обязательные сведения для протокола общего собрания о создании ООО:
- наименование документа
- дата и город проведения собрания
- список учредителей ООО. Максимальное количество — 50 человек.
- ФИО председатели и секретаря
- перечень вопросов на повестке дня. Обычно это:
- название и адрес фирмы
- размер уставного капитала и доли учредителей в нем
- сведения про органы управления
- особенности выплаты дивидендов
- условия проведения общих собраний
- иные условия
- принятые решения с результатами голосования
- подписи
Как обеспечить хранение документов
Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.
В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.
За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.
Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Подтверждение права на вид деятельности
В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:
- Лицензии на лицензируемый вид деятельности.
- Допуск СРО (саморегулируемой организации), например, для выполнения строительных или проектировочных работ.
- Заключения Роспотребнадзора и Роспожнадзора на соответствие помещения установленных требований, например, для объектов общепита.
- Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция).
- Сертификаты на товары и услуги организации, если они входят в перечень обязательных для сертификации.
Регистрационные или корпоративные документы ООО
Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:
- Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
- Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
- Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
- Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
- Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
- Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
- Положения об открытии филиалов и представительств организации.
- Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
- Документы о реорганизации и ликвидации.
Бесплатная консультация по регистрации ООО
Шаг 8. Подать документы на регистрацию ООО
Заключительный шаг — регистрация юридического лица в налоговой инспекции. В каждом городе есть один или несколько налоговых органов с правом регистрировать бизнес: узнать актуальный адрес можно на сайте Федеральной налоговой службы. Чтобы не получить отказ от налоговой, внимательно проверьте документы перед подачей или воспользуйтесь услугой проверки документов у специалистов.
Итак, мы постарались детально описать в нашей пошаговой инструкции, как самостоятельно открыть ООО в 2020 году. Прочтите нашу статью Что нужно для открытия юр лица: все, о чем еще необходимо подумать при создании стартапа, мы описали в ней. Также мы писали про ТОП-3 ниши для бизнеса с быстрой окупаемостью, позволяющих начать свое дело с нуля и не прогореть в первый же месяц. Информация о том, как правильно составить бизнес-план тоже не будет лишней. Рекомендуем посмотреть пошаговую видео-инструкцию о необходимых документах и действиях для самостоятельного открытия ООО в 2020 году:
Если выбор организационно-правовой формы Вами еще не сделан, советуем познакомиться со статьей «Что лучше открыть – ООО или ИП» на нашем сайте. Кстати, после того, как ФНС внесет вашу компанию в ЕГРЮЛ, не поленитесь пройтись по чек-листу действий после регистрации ООО.
Подпишитесь на новостную рассылку, чтобы в числе первых узнавать о свежих статьях на сайте:
Кадровые документы
Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.
Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:
- Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
- Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
- Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
- Положение о защите персональных данных работников.
- Личные карточки работников по форме Т-2.
- Штатное расписание по форме Т-3.
- Графики отпусков по форме Т-7.
- Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
- Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
- Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
- Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
- Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
- Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
- Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).
Сроки хранения документов ООО
С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.
| Документы | Срок хранения |
|---|---|
| Регистрационные документы, лицензии и сертификаты соответствия, бухгалтерская годовая отчетность, годовые расчетные ведомости в ФСС, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Постоянно |
| Трудовые договоры, личные дела и карточки работников, книги, журналы, карточки кадрового учета, | 75 лет |
| Договоры ГПХ и акты о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, расчеты по страховым взносам, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | 50 лет |
| Регистры бухгалтерского учета, главная книга, рабочий план счетов, учетная политика, аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности, первичные документы, налоговые декларации, счета-фактуры, договоры, соглашения, контракты (за исключением некоторых) | 5 лет |
| Книги покупок и продаж, таможенные декларации, БСО, документы об уплате акциза | 4 года |
Шаг 6. Подготовить документы для регистрации ООО
Если вы решили открыть ООО самостоятельно в 2020 году, то можете просто скачать новые образцы документов для регистрации общества и заполнить их.
Необходимые документы для регистрации ООО
Подать в налоговую необходимо следующие документы для государственной регистрации ООО:
- Заявление по форме Р11001 – 1 экз.
- Решение единственного учредителя о создании ООО или Протокол общего собрания учредителей (если их несколько) – 1 экз.
- Учредительные документы общества (Устав ООО с несколькими участниками или Устав ООО с одним учредителем)– 2 экз.
- Квитанция об оплате государственной пошлины – каждый учредитель предоставляет квитанцию об оплате своей доли.
Дополнительные документы для регистрации ООО
Также есть документы, которые можно, а иногда и нужно (по просьбе налоговой) предоставить дополнительно:
- Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса – 1 экз.
- Договор об учреждении.
- Документы, подтверждающие право собственности на жилье (при регистрации по домашнему адресу).
- Уведомление о переходе на УСН — подается по желанию предпринимателя.
