Командировочное удостоверение: законная сторона

Основные правила заполнения командировочного удостоверения в 2017 году

Для чего командировочное удостоверение может потребоваться организации? Главным образом, для упрощения учета командировочных затрат. Именно поэтому большинство фирм разрабатывают собственный бланк командировочного удостоверения с учетом требований отдела кадров и бухгалтерии (Письмо Минтруда №14-2-291). При этом за основу можно взять унифицированный бланк Т-10.

Стандартное командировочное удостоверение состоит из лицевой и оборотной стороны. На лицевой части прописываются:

1. Название компании;
2. Ф.И.О., должность и структурное подразделение, в котором числится сотрудник;
3. Цель служебной поездки;
4. Период отсутствия специалист на рабочем месте, которое обычно отмечается датами отъезда и возвращения;
5. Паспортные данные работника.

Все приведенные в документе сведения заверяются подписью руководителя.

Что же касается оборотной части, то в ней представлена следующая информация:

1. Название принимающей организации и места ее расположения;
2. Даты прибытия и убытия с места командирования;
3. Ф.И.О. должностных лиц в ведение которых поступил работник;
4. Подпись руководителя принимающей организации, удостоверенная ее печатью.

Бывают случаи, когда на протяжении командировки работник посещает сразу несколько мест. В этом случае сведения обо всех них должны быть отражены на оборотной стороне удостоверения.

Если окажется, что принимающая организация не ведет журналов учета командировок и не составляет командировочных удостоверений, то удостоверения прибывших с иных мест работников она все же обязана заполнять должным образом. Отказ от этого считается неправомерным.

Кому вверено в обязанность заполнение командировочных удостоверений? Эти обязанности может выполнять работник кадровой службы, секретарь или бухгалтер. Оформляется документ в рукописном виде на бланке в одном экземпляре.

Обязательные документы

Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:

1. Наименование документа, его номер и дата издания.
2. Наименование предприятия, издавшего документ.
3. Личные данные командируемого, его должность.
4. Пункт назначения командировочной поездки.
5. Дата начала и продолжительность командировки.
6. Цель поездки, служебное задание.
7. Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
8. Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.

Следующим обязательным документом является авансовый отчет работника о затраченных средствах. В течение трех дней с момента завершения командировки, сотрудник обязан предоставить отчет в организацию, оплачивающую командировку, с приложением подтверждающих командировку документов.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.. Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые

Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Частные случаи

Очень многое будет зависеть от выбранного транспорта. Если речь идёт о поездках в пределах страны, которые не подразумевают особых отметок в загранпаспорте или других документах, подтверждением нахождения человека в командировке станут билеты и талоны, выданные на вокзалах, в аэропортах и т.д. Иногда в качестве официальных документов подойдут чеки из отелей и гостиниц. Всё это понадобится бухгалтеру для грамотного оформления командировки.

Если же в качестве транспорта для перемещения был выбран личный автомобиль, то доказать факт перемещения будет сложнее. Но и это возможно. Используйте для таких целей квитанции и чеки с заправочных станций, СТО, гостиниц и кафе, в которых указывается дата и местонахождение объекта.

Документы для командировки

Обязательные

С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

• Приказ или распоряжение работодателя — основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
• Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.

Дополнительные документы

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

• Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
• Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
• Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
• Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
• Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Внимание! Закрепить применение данных документов можно, например, в положении о командировках сотрудников.

Оформляется ли командировочное удостоверение в 2017 году?

Командировочное удостоверение представляет собой документ, который сотрудник берет с собой, покидая предприятия по служебной необходимости. Он удостоверяет факт отсутствия работника на его рабочем месте.

С 2015 года этот документ утратил свое обязательное значение (Постановление Правительства №749). В итоге, направляя сотрудников в служебные поездки, отделу кадров организации вовсе необязательно:

• Во-первых, составлять командировочное удостоверение;
• Во-вторых, формировать и оформлять должным образом служебное задание;
• В-третьих, запрашивать у них отчеты о проделанной работе по возвращении из командировки.

Каким же образом учитываются затраты, понесенные работодателем на обеспечение командировки? Документарным основанием для этого становятся проездные билеты, чеки, квитанции и т.п., в частности:

1. Если работник перемещался на общественном транспорте, то в бухгалтерию ему необходимо представить проездные билеты;
2. Если поездка производилась на личном авто, то сотрудник предъявляет путевой лист, а также кассовые чеки и квитанции, подтверждающие факт заправки машины и т.п. (п. 7, Положение о служебных командировках);
3. Если специалист выедает за рубеж, то учет осуществляется на основании отметок в его загранпаспорте (п. 18, Положение о служебных командировках).

По возвращении из командировки работник обязательно составляет авансовый отчет и формирует служебную записку (в ней он указывает способ перемещения). К этим бумагам он прилагает весь набор чеков и квитанций, после чего весь пакет справок передает на рассмотрение в бухгалтерию.

Тем не менее, некоторые организации имеют право указать необходимость составления командировочного удостоверения в своих локальных нормативных актах, в случае, если составление этого документа существенно упрощает ведение кадрового учета (ст. 168 ТК РФ).

В таких организациях форма и образец командировочного удостоверения должны быть утверждены приказом руководства. Не исключается и использование существующей унифицированной формы Т-10. В то же время кадровая служба может создать и свой собственный, удобный для нее бланк.

Отмена необходимости составлять командировочные удостоверения обусловила и необязательность ведения журналов учета командировок. Тем не менее, если это удобно, то работодатель может сохранить у себя эту практику.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Сопроводительные документы

Необходимость любой служебной поездки определяет руководитель предприятия или лицо, уполномоченное принимать подобные решения. Собираясь в дорогу, работник получает на руки командировочное удостоверение, которое является официальным подтверждением переданных ему полномочий.

Этот документ подтверждает законность нахождения сотрудника в указанном пункте назначения и одновременно служит уважительной причиной его отсутствия на рабочем месте. Выписывает командировочное удостоверение сотрудник, для которого эта процедура является частью его должностных обязанностей. Он несет полную ответственность за выдачу таких документов. Основанием для этого служит приказ, подписанный директором. Именно из него уполномоченный сотрудник берет информацию, необходимую для того, чтобы по всем правилам оформить командировочное удостоверение. Помимо выписки он также ведет и учет всех выдаваемых бланков. Данные заносятся в специальный журнал, в котором эти документы регистрируются соответствующим образом.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны

8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.

С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание. Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.

Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, – авансовый отчет с подтверждающими документами.

Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.

Ранее в приказе на командировку в качестве основания чаще всего указывались номер и дата служебного задания. Отныне в качестве основания для служебной поездки можно отметить следующие документы:

• служебная записка руководителя отдела. В записке можно указать, что работник командируется для подписания (согласования) документов;
• договор о выполнении работ (оказании услуг), если командировки предусмотрены данным договором;

• утвержденный план служебных командировок;
• приглашение на деловой семинар или конференцию и т. п.

Выдача суточных для командировок

На законодательном уровне суммы суточных не закреплены. Соответственно, работодатель имеет право самостоятельно определять их размер. Однако существуют максимальные показатели, не облагаемые налогом. Так, для внутренних поездок по стране цифра составляет 700 рублей в сутки, а для зарубежных – 2500 рублей. Если размер выплаты превышает установленный максимум, из излишка будет удерживаться НДФЛ.

На сегодняшний день законодательная база в отношении командировок и их учёта максимально упрощена. Скачать бланк Word с любыми образцами форм и документов можно без каких-либо препятствий в сети Интернет. Поэтому проблем с оформление мероприятий и их дальнейшим проведением по бухгалтерской документации быть не должно. Надеемся, данная статья разъяснила интересующие вас моменты и помогла найти ответы на актуальные вопросы.

Основные понятия

Командировкой является служебная поездка работника организации по указу руководства с целью выполнения конкретных заданий и поручений. При этом обязательным условием является выезд в другой город или область без возможности проживания по основному месту жительства.

Как правило, такие мероприятия назначаются с целью решения конкретных поставленных задач компании в самых разнообразных сферах:

• Техническое обслуживание установленного организацией оборудования.
• Представление интересов компании в суде в другом городе или стране.
• Заключение сделок с партнёрами.
• Посещение тематических выставок и других мероприятий.

Назначение командировки – довольно важная составляющая, так как она обязательно должна указываться в командировочном листе. Существуют установленные на государственном уровне унифицированные формы, которые предусматривают все основные для заполнения поля. Пользоваться такими бланками удобно, так как не нужно составлять собственные варианты документа.

Например, форма Т-10 идеально подходит под любые сферы деятельности и задачи. Здесь есть разделы для указания личной информации сотрудника, цели мероприятия, длительности нахождения в командировке и т.д.

Также в обязательном порядке остаётся место для подписей должностных лиц, с которыми взаимодействует работник. Они свидетельствуют о выполнении поставленных задач и работ, предусмотренных целью поездки.

Служебная записка при командировке на личном, служебном или арендованном транспорте

С 8 января 2015 года появился новый обязательный документ – служебная записка ( п. 7 Постановления от 13.10.08 №749). Этот документ стал необходимым для работников, которые отправились в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле).

С августа 2015 года служебную записку работник обязан написать при поездках как на личном, так и на служебном либо арендованном транспорте (управление транспортом по доверенности).

Фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки. К записке необходимо приложить документы, подтверждающие использование указанного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.).

Стоит отметить, что служебная записка без оправдательных документов не дает права учесть затраты по проезду до места командировки и обратно, тем самым уменьшив налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Если подтверждающие документы утеряны или просто отсутствуют, компенсировать расходы сотруднику можно только за счет собственных средств организации (письма Минфина России от 20.04.15 № 03-03-06/22368, от 27.04.15 № 03-03-06/2/24237).

Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.

Оформление рабочей поездки в организации

Примечательно, что раньше (вплоть до 2014 года) обязательным было ведение особого журнала работников, которые отбывают из расположения компании по причине командировки и пребывают в него после её окончания. Сейчас необходимости вести такой журнал нет, но многие компании продолжают его использовать для внутренних целей.

Оформление подобного рода поездок осуществляется на основании двух основных документов:

1. Приказ о командировке.
2. Вышеуказанный журнал, если он имеет место.

Учитывая отсутствие необходимости оформлять командировочное удостоверение, цель мероприятия указывается в самом приказе. Унифицированная форма Т-9 отлично подходит для таких целей, так как содержит соответствующий раздел для заполнения.

А вот отчётность по окончании поездки выглядит более строго и обязательна для сдачи. В частности, работник, пребывающий в расположение компании после поездки, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт с приложением всех квитанций, чеков, счетов и других документов, подтверждающих расход выделенных средств.

Кстати, в соответствии с действующим законодательством РФ работник может распоряжаться выданными деньгами по своему усмотрению. Но фиксировать траты всё же необходимо для дальнейшего ведения учёта бухгалтерских документов.

Как заполняется журнал регистрации

Журнал регистрации нужен для хранения записей относительно всех удостоверений, которые были выданы работникам и получены обратно (после каждой командировки соответствующая информация заносится в журнал). Доступ к этому документу должен иметь лишь работник кадровой службы.

Образец страницы журнала регистрации командировочных удостоверений

На обложке обозначаются следующие данные:

• наименование предприятия;
• дата, с которой начал заполняться документ;
• графа, в которой будет зафиксирована дата, когда ведение журнала будет прекращено (по окончании листов).

В сам журнал заносятся данные: номер, кем, кому и с какой целью выдано, даты поездки.

Можно ли отправить сотрудника в выходной день

Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.