Представительские расходы в бухучете — основные проводки

Типовые проводки

Счёт 26 «Общехозяйственные расходы» корреспондирует со следующими счетами:

Таблица 1. По дебету счета 26:

ДтКтОписание проводки
2602Начисление амортизации по не производственным ОС
2605Начисление амортизации по не производственным НМА
2610Списание материалов, инвентаря, спецодежду на общехозяйственные нужды
2616Отклонение стоимости списанных общехозяйственных материалов
2621Списание полуфабрикатов на общехозяйственные цели
2620Отнесение затрат (работ, услуг) основного производства на общехозяйственные нужды
2623Отнесение затрат (работ, услуг) вспомогательного производства на общехозяйственные нужды
2629Отнесение затрат (работ, услуг) обслуживающего производства на общехозяйственные нужды
2643Списание готовой продукции на общехозяйственные цели (опыты, исследования, анализы)
2650Списание почтовых марок
2655Оплата расходов (мелких работ, услуг ) со специальных банковских счетов
2660Оплата работ, услуг сторонних организаций для общехозяйственных нужд
2668Начисление сумм платежей налогов, сборов, пени
2669Отчисление на социальные нужды
2670Начисление сумм заработной платы административно-управленческого и общехозяйственного персонала
2671Начисление командировочных расходов, а также подотчётные расходы на мелкие общехозяйственные нужды
2676Общехозяйственные расходы связанные с прочими кредиторами
2679Общехозяйственные расходы связанные с подразделениями организации на отдельном балансе
2694Списание недостач без виновных лиц , кроме стихийных бедствий
2696Отнесение общехозяйственных расходов в резерв на будущие расходы и платежи
2697Списание доли будущих расходов на общехозяйственные расходы

Таблица 2. По кредиту счета 26:

ДтКтОписание проводки
0826Отнесение общехозяйственных расходов на капитальное строительство
1026Оприходование возвратных отходов и не использованных материалов списанных на общехозяйственные расходы
Списание общехозяйственных расходов при закрытии месяца, то есть куда списывается 26 счет
2026На основное производство
2126На производство полуфабрикатов
2926На обслуживающие производства
90.0226Выполненные работы и услуги для сторонних организаций
90.0826На себестоимость продаж при использовании метода директ-костинг

Перечень возможных проводок по списанию расходов на продажу

Счет ДтСчет КтСумма проводки, руб.Описание проводкиДокумент-основание
4402 (05)17 500Начислена амортизация на основные средства и нематериальные активы, задействованные в торговой деятельностиАмортизационная ведомость
441022 500Списаны материалы для обеспечения сбыта готовой продукции. Для торговых организаций: списаны материалы, которые учтены в расходах на продажуАкт списания
441623 500Выявлены отклонения в стоимости материально-производственных запасов, которые были израсходованы для обеспечения торговой деятельностиБухгалтерская справка
441917 820В состав расходов на сбыт включен НДС по работам и услугам, используемых при реализации готовой продукцииСчет
4423 (29)22 780Расходы на сбыт увеличены на величину затрат, понесенных вспомогательным (обслуживающим) производствомАкт выполненных работ
444115 000Списана стоимость товаров, израсходованных в коммерческих целяхАкт списания
44427 500По товарам, израсходованным на собственные нужды, проведено сторнирование торговой наценкиБухгалтерская справка
444313 200В коммерческих целях использована готовая продукцияАкт списания
446075 000Стоимость услуг подрядчика отнесена расходы на сбытСчет, расходная накладная, акт выполненных работ
446818 390Начислены налоги и сборы, включенные в состав затраты на сбытБухгалтерская справка
446996 800Начислены страховые вносы на зарплаты работников сбытаЗарплатная ведомость
447010 800Начислена зарплата работников сбытаЗарплатная ведомость
447123 900Командировочные и представительские затраты, понесенные при сбыте продукцииАвансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные затраты
447612 500Сумма страховых платежей включена в расходы на сбытДоговор страхования
44942 500Сумма недостач и порчи, включена в состав затрат на сбытАкт инвентаризации
104422 500Оприходованы материалы, включенные в состав затрат на сбытПриходная накладная
15442 963В стоимость материально-производственных запасов включены затраты, которые были связанны со сбытомБухгалтерская справка
45449 500В стоимость готовой продукции включены затраты на транспортировкуТТН
76447 800Расходы на сбыт уменьшены за счет получения страхового возмещенияДоговор страхования
904475 200Списание затрат, понесенных при реализации товараБухгалтерская справка
914414 800Списание прочих (косвенных) затрат, понесенных при реализации товараБухгалтерская справка
94448 900В процессе продажи выявлена недостачаАкт инвентаризации

В случае корпоратива

В связи с этим все банкетное меню, включая алкоголь, следует оплачивать из чистой прибыли. Расходы отображаются в бухгалтерском учете на счете 91.02 и не принимаются при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. Так как происходит разница отображения издержек (в бухучете они отображены в полном объеме, в налоговом – не принимаются), у организации появляется постоянное налоговое обязательство в размере 20% от суммы понесенных расходов.

НДФЛ

Если число приглашенных сотрудников точно определено, то следует рассчитать их полученную в материальной форме выгоду от присутствия на банкете (общую стоимость меню и алкоголя разделить на количество присутствующих). Если документально не закреплено количество гостей, то личный доход каждого гостя посчитать невозможно – обязанности начислить налог на доходы не возникает.

Страховые взносы

Корпоративные мероприятия для персонала в преддверии праздничных дат не связаны с производственными результатами, поэтому страховые взносы не начисляются и не уплачиваются.

НДС

Объектом обложения налогом на добавленную стоимость признаются операции по реализации товаров, работ и услуг (передача права собственности на активы конкретным лицам). Если компания не имеет возможности определить стоимость потребленного на банкете каждым сотрудником, то объекта обложения НДС не возникает.

Согласно законодательству вычет НДС со счетов-фактур поставщиков можно принять только при покупке товаров и услуг для производственной деятельности или перепродажи. Проведение банкета, закупка алкоголя на праздник, не относится к данной категории, поэтому «входной» налог нельзя принять к вычету.

УСН

Проведение корпоративов не предусмотрено в перечне расходов, позволяющих уменьшать налогооблагаемую базу фирмы по УСН. В связи с этим понесенные затраты отображаются в прочих расходах и не принимаются к вычету.

Первый пример

ООО «Якорь» организовало банкет для сотрудников фирмы по случаю юбилея. Был заключен договор с рестораном, стоимость банкетного меню (включая алкогольные напитки) составила 87 000 рублей (в т.ч. НДС 20% 14 500 рублей).

Таблица 1. Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям:

Проводка

Сумма (руб.).

Операция

Дт60 Кт51

87 000

перечислен аванс ресторану

Дт91.02 Кт60

72 500

отражены услуги ресторана в части проведения банкета

Дт19 Кт60

14 500

учтен входной НДС

Дт91.02 Кт19

14 500

НДС в составе прочих затрат

Проводка

Сумма (руб.).

Операция

Дт99 Кт68

17 400

Отражение постоянного налогового обязательства

Документооборот

  • Приказ о проведении корпоративного мероприятия с подписью руководителя компании. Это обоснование расходования денежных средств.
  • Все проводки в бухучете составляются на основе закрывающей документации от поставщиков.
  • Если продукты и алкоголь закупаются отдельно и не включены в стоимость банкета, то они списываются с учета сразу после завершения мероприятия.

Смета представительских расходов

Одним из документов, обосновывающих представительские затраты может выступать смета предстоящих расходов. Она не имеет законодательно регламентированного шаблона. Бланк может составляться самостоятельно и включать такие блоки:

  • место для визирования документа директором;
  • информация о дате оформления сметы;
  • сведения о времени проведения официального мероприятия, предполагаемом месте встречи;
  • прогнозируемая численность переговорных групп с указанием статуса каждого участника (кто и чьи представляет интересы);
  • статьи затрат с приведением ориентировочных сумм по ним;
  • итоговая величина ожидаемых трат;
  • сведения об ответственном лице, которое выполняло задачу по составлению сметной документации, графы для подписей и печати.

Учет представительских расходов: проводки на примере

Оружейная компания ООО «Крона» провела презентацию для заинтересованных в выпускаемой продукции представителей сторонних фирм. В программу встречи включены мероприятия:

  • презентация в бизнес-холле;

  • посещение музея холодного оружия;

  • ужин в ресторане;

  • размещение гостей в отеле;

  • доставка их на вокзал.

Для оплаты ужина, проживания гостей и билетов в музей коммерческим директором получены наличные в сумме 40 000 руб., по другим пунктам средства перечислены в безналичном порядке.

Фактические расходы по проведению встречи составили:

  • аренда помещения — 29 500 руб. (в т.ч. НДС 4500 руб.);

  • стоимость билетов в музей — 4500 руб.;

  • ужин в ресторане — 22 000 руб.;

  • проживание в отеле — 7500 руб.;

  • транспортные расходы —2650 руб.

Учитывающие представительские расходы бухгалтерские проводки будут такими:

Операция

Д/т

К/т

Сумма

Основание

Выдача наличных под отчет

71

50

40 000

РКО

Оплата аренды зала

60

51

29 500

Выписка банка, счет

Учтены расходы по аренде

26

60

25 000

Договор, акт

Входной НДС

19

60

4500

Счет-фактура

Стоимость посещения музея

26

71

4500

Авансовый отчет с приложением оправдательных документов

Стоимость ужина

26

71

22 000

Оплата расходов проживания

60

71

7500

Списаны представительские расходы по проживанию партнеров в отеле

26

60

7500

Договор, акт

Оплата услуг транспортной фирмы

60

51

2650

Выписка банка, счет

Учтены расходы по доставке

26

60

2650

Договор, акт

Возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетной суммы (40000 – 22000 – 4500- 7500)

71

50

6000

ПКО

Итак, затраты на проведение презентации составили 66 150 руб. (34 000 руб. наличными и 32 150 руб. безналичным перечислением).

При расчете налоговой базы по прибыли не учитываются затраты на посещение музея (4500 руб.), аренды зала (29 500 руб.) и расходов по проживанию в гостинице (7500 руб.).

Поскольку затраты на аренду не принимаются при расчете прибыли, то сумма НДС по ней также не включается в книгу покупок, ее списывают на прочие расходы:

Документы для подтверждения представительских расходов

Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

  • приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
  • программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
  • смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
  • отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
  • акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
  • платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

Представительские расходы

То есть возникают различия при определении прибыли в бухгалтерском и налоговом учетом. Чтобы разобраться с этим моментом, рассмотрим пример учета представительских расходов. Пример расчета представительских расходов В мае 2013 года организация встречала своих партнеров, были запланированы следующие мероприятия по этому поводу: официальный обед в ресторане, культурное мероприятие — посещение сауны.

В связи с этим организация имела следующие расходы:

  • доставка партнеров в ресторан и обратно — 4000 руб.;
  • обед в ресторане — 20000 руб.;
  • доставка партнеров в сауну и обратно — 4000 руб.;
  • услуги сауны — 30000 руб.

Согласно НК РФ расходы на посещение сауны мы не можем признать в качестве представительских расходов, также как и доставку партнеров в сауну и обратно. Общая сумма представительских расходов составила 24000 руб.

Банкет для деловых партнеров

Крупные компании для расширения своего влияния в отрасли и поиска новых контрагентов организовывают банкеты с деловыми партнерами для решения рабочих моментов по сотрудничеству. Расходы на банкетное меню и алкогольные напитки можно включить в представительские расходы при выполнении ряда мероприятий:

  • составлен приказ с подписью руководителя. В нем должна быть указана деловая причина проведения банкета (например, обсуждение совместного проекта с представителем компании-партнера);
  • разработана программа мероприятия;
  • составлена подробная смета затрат. На все понесенные расходы предъявлены закрывающие документы от поставщиков;
  • в качестве приглашенных лиц присутствуют деловые партнеры с других компаний;
  • к возмещению затрат показаны расходы денежных средств, затраченных непосредственно на проведение официальной части (банкетное меню, аренда зала). Расходы на развлекательные мероприятия не учитываются.

Следует иметь в виду! Алкоголь – часть банкетного меню, поэтому затраты на него возмещать не запрещено.

Должно быть документальное подтверждение понесенных расходов (платежные поручения, товарные чеки и т.д.). После завершения банкета составляют отчет, в котором перечисляют результаты делового обсуждения.

Налог на прибыль

Если все требования к признанию издержек представительскими расходами соблюдены, то их можно учесть в затратах при определении базы по налогу на прибыль.

Лимит представительских расходов – не более 4% издержек на оплату труда сотрудникам. Суммы сверх установленной границы возмещению не подлежат и оплачиваются из чистой прибыли компании.

НДС вычитаем

В данном случае покупка продуктов, алкоголя, оплата зала и т.д. связана с предпринимательской деятельностью, потому что деловые встречи направлены на получение доходов в будущем. В связи с этим законодательством допускается принятие к вычету «входного» налога на добавленную стоимость.

Подоходный налог и УСН

Необходимость удержания и уплаты налога действует по принципу корпоратива для сотрудников: если можно определить точное количество гостей, то НДФЛ следует начислить. Особенность: компания не может удержать налог с выгоды партнеров, поэтому ей необходимо в течение месяца подать заявление о невозможности удержания налога.

Представительские расходы также не включены в перечень затрат, влияющих на налогооблагаемую базу. Компаниям, выбравшим упрощенную систему налогообложения «доходы минус расходы» следует учитывать все понесенные затраты в составе прочих.

Второй пример

Акционерное общество «Волна» решило организовать деловую встречу с компаниями-партнерами. Программа включала посещение концерта, а также ужин в ресторане, которые были оплачены заранее безналичным перечислением средств.

Расходы АО «Волна»:

  • концерт – 15 800 руб. (в т.ч. НДС 20% 2 633,33 руб.);
  • ужин в ресторане 95 000 рублей (в т.ч. НДС 20% 15 833,33 руб.).
Таблица 2. Бух. проводки по операциям:

Проводка

Сумма (руб.).

Операция

Дт60 Кт51

15 800

Оплачены билеты на концерт

Дт91.02 Кт60

13 166,67

Расходы на концерт включены в прочие затраты фирмы

Дт19 Кт60

2 633,33

Учтен входной НДС

Дт91.02 Кт19

2 633,33

НДС отображен в составе прочих затрат

Дт60 Кт51

95 000

Оплата ужина, в том числе алкоголя

Дт26 Кт60

79 166,67

Расходы на ужин включены в общехозяйственные расходы

Дт19 Кт60

15 833,33

Учтен НДС от поставщика

Дт68 Кт19

15 833,33

«Входной» НДС принят к вычету

Посещение концерта с деловыми партнерами – развлекательная программа, которая к представительским расходам не относится.

Проводки по командировочным и представительским расходам

Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее

Как учитывать командировочные расходы в бухгалтерском учете

Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

К командировочным расходам относятся:

  • Расходы по проезду;
  • Расходы по найму жилья;
  • Суточные расходы;
  • Иные расходы с разрешения работодателя.

Также командировкой может считаться однодневный выезд или проезд дистанционного работника в офис компании.

Важно! Все командировочные расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально и экономически обоснованными. https://www.youtube.com/embed/3HkNkofSHaA

При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:

  • В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
  • При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.

Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.

Что такое суточные расходы в командировке

Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.

Важно! Если командировочное лицо имеет возможность возвращаться каждый день в течении командировки на место жительство, то суточные не выплачиваются. Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути

При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки

Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути. При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки.

Суточные не выплачиваются при однодневных командировках в пределах РФ и оплачиваются в половинной стоимости при выезде за границу.

Пределы суточных расходов при начислении НДФЛ (суммы меньше предела не облагаются):

  • Для командировок в пределах РФ – 700 руб.;
  • Для заграничных командировок – 2 500 руб.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Типовые проводки по командировочным и суточным расходам

ДтКтОписание проводки
7150 (51)Выдача денежных средств из кассы (перечисление на банковскую карту) на командировочные расходы
20 (26, 44 и т.д.)71Отражение командировочных расходов в производстве или в расходах на продажу
7150 (51)Возмещение сотруднику перерасхода  на командировочные расходы денежных средств из кассы (счета)
5071Возврат неизрасходованных денежных средств выплаченных на командировочные расходы

Пример

Васильков И.И. командирован из Москвы в Сухум с 10 по 16 декабря. Поезд отправляется из Москвы 10 декабря в 07.44 и прибывает в Сухум 12 декабря в 09.47, при этом границу РФ пересекает 12 декабря. Васильков И.И.

с 17 декабря был в отпуске по месту назначения командировки и 20 декабря выехал обратно. Локальным нормативным актом предприятия предусмотрен следующий размер суточных: 1 000,00 руб. — для командировок по России, 2 500,00 руб.

— для командировок за границу.

За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.

Следующие командировочные расходы были документально подтверждены:

  • Дорога – 15 000,00 руб. Москва – Сухум;
  • Дорога – 14 000,00 руб. Сухум — Москва;
  • За найм жилья – 4 дня * 1 500,00 руб. = 6 000,00 руб.
  • Прочие командировочные расходы, обговорённые с работодателем – 10 000,00 руб.

Облагаемые расходы НДФЛ:

  • Суточные – 2*300,00 руб.;
  • Дорога Сухум – Москва – 14 000,00 руб.;
  • Итого НДФЛ – 2119,00 руб.

Бухгалтер сформировал следующие проводки по командировочным расходам:

ДатаСчёт ДтСчёт КтСумма, руб.Описание проводкиДокумент-основание
09.12.2016715060 000,00Выдача аванса на командировочные расходыКО-2

Как учитывать командировочные расходы в бухгалтерском учете

Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

К командировочным расходам относятся:

  • Расходы по проезду;
  • Расходы по найму жилья;
  • Суточные расходы;
  • Иные расходы с разрешения работодателя.

Также командировкой может считаться однодневный выезд или проезд дистанционного работника в офис компании.

При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:

  • В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
  • При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.

Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.

Документальное оформление представительских расходов

  • приказ директора компании об организации и проведении делового мероприятия;
  • смета на ПР;
  • отчет о ПР;
  • первичка и т. п.

Ознакомиться с образцом заполнения приказа на ПР можно в нашей статье «Приказ на представительские расходы».

Правильно составить смету поможет следующая публикация “Смета представительских расходов: зачем нужна и как составить“.

Поэтому особое внимание необходимо обращать на оформление документов на ПР. Если состоялись важные переговоры, на которых были обсуждены основные условия предстоящей сделки, то итоги встречи следует оформить протоколом

С одной стороны, протокол позволит не исказить подведенные итоги, а с другой – подтвердить экономическую целесообразность понесенных затрат

Если состоялись важные переговоры, на которых были обсуждены основные условия предстоящей сделки, то итоги встречи следует оформить протоколом. С одной стороны, протокол позволит не исказить подведенные итоги, а с другой – подтвердить экономическую целесообразность понесенных затрат.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий