Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры

Продажа товаров

Реализация товаров отражается по дебету 90 счета субсчет «Себестоимость» (90.02.1) и Кредиту 41 счета, субсчета по которому определяются от вида торговли (опт/розница и т.д.):

Выручка от реализации товаров отражается по Кредету счета 90 субсчет «Выручка» в корреспонденции со счетом 62.01.

Реализация товаров может проводиться через посредника. Тогда необходимо делать проводки Дебет 45 Кредит 41 «Товары на складах». По мере продажи ТМЦ делают хозяйственные записи по дебету счета 90 «Себестоимость» и кредита счета 45. При экспорте товаров делают такие же проводки.

На основной системе налогообложения необходимо платить НДС по реализации. Отражение налога делают проводкой Дебет 90.03 НДС Кредит 68.02.

В розничной торговле товары продают по продажной стоимости. Наценку делают по счету 42. При реализации в конце месяца нужно сделать сторнирующие проводки:

Дебет 90 «Себестоимость» Кредит 42.

Законодательные основы оприходования канцелярских товаров

Методические указания по учету материально-производственных запасов, а конкретнее – пункт 49 этого документа, раскрывает основы учета данных операций:

Для оприходования и приемки канцтоваров, купленных за наличный или безналичный расчет, оформляется приходный ордер (унифицированная форма №М-4);Складское движение материальных ценностей фиксируется по видам, размерам, сортам. Этот аналитический учет осуществляется в специальных карточках (ф. № М-17), заведенных по каждому номенклатурному номеру запасов.

Важно: ведение карточек возлагается на материально-ответственное лицо. Основанием для внесения записей являются первичные приходно-расходные документы, датированные днем совершения хозяйственных операций

К учету канцтовары принимают по их фактической себестоимости (сумме покупки за вычетом НДС) – основание для такого подхода закреплено в ПБУ 5/01 «Учет МПЗ», пп. 2,5,6.Синтетические счета для бухучета канцтоваров.

Поступающие в организацию по накладным и кассовым чекам канцелярские товары приходуются по дебету 10 счета «Материалы». Согласно Инструкции по применению Плана счетов компания вправе сама определить субсчет для учета каждого вида МПЗ. Одни бухгалтера используют для учета канцтоваров субсчет 10.01 «Канцтовары», другие – 10.09 «Прочие материалы». Главное закрепить этот аспект в учетной политике компании.

Оплата канцелярских товаров может проходить безналичным путем через счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или наличными деньгами подотчетных лиц (через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

60.0151Канцелярские товары оплачены поставщикуВыписка с расчетного счета
10.0160.01Канцтовары приняты к учетуТоварная накладная, Форма № М-4
19.0360.01Учет входного НДСТоварная накладная, Счет-фактура
68.0219Принятие НДС к учетуСчет-фактура
7150Выданы подотчетные суммы сотрудникамРасходный кассовый ордер
10.0171Канцтовары приняты от подотчетного лицаТоварный чек
5071Возврат неизрасходованных сумм полученного аванса в кассуПриходный кассовый ордер

Важно: если компания является плательщиком НДС, возникает вопрос: можно ли принимать к зачету «входной» НДС, выделенный отдельной строкой в приобретенных за наличные деньги документах? Здесь мнения специалистов очень отличаются. Минфин считает, что единственный документ для предъявления НДС к вычету – счет-фактура

И розничные продавцы на ОСНО должны ее оформлять даже в случае оплаты наличными за товар. Но с таким подходом не согласен Конституционный Суд России: применение вычета возможно и при отсутствии счета-фактуры на МПЗ (Определение от 02.10.2003 г. № 384-О).

Реализация требований п.5 ПБУ 6/01 (абз.4) об организации контроля за сохранностью МПЗ является весомым аргументом для учета канцтоваров с длительным сроком эксплуатации на забалансовом счете.

Учет мебели на предприятии: проводки

В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением.»

Учитывая вышесказанное, офисная мебель относится к МПЗ, ориентируясь на ПБУ 5/01.

В случае принятия организацией решения о постановке на учет недорогой мебели, единица мебели заносится в данные МПЗ, и, затем, ведется контроль за движением и сохранностью отмеченного объекта.

Помимо сказанного возможен учет офисной мебели в рамках отдельного забалансового счета. В этом случае возникает необходимость ведения карточек учета всех объектов мебели.

Для этих целей разработаны унифицированные формы, разработанные Госкомстатом России для учета материально-производственных запасов.

Сюда относится приходной ордер № М-4, требование-накладная № М-1, а также прочие аналогичные учетные формы. Помимо этого существует ряд форм ранее разработанных карточек, предназначенных для учета быстроизнашивающихся предметов и малоценных (карточка учета № МБ-2, акт выбытия № МБ-4, акт на списание № МБ-8).

Для удобства ведения учета офисной мебели в офисе бухгалтеру компании предоставляется возможность самостоятельно разработать форму учета объектов, что, для многих, особенно начинающих бухгалтеров, является удобным решением в данной ситуации. Если неопытный бухгалтер сомневается, каким образом ему учесть офисную мебель, то можно обратиться в компании, предоставляющие бухгалтерские услуги. Специалисты подобных компаний всегда смогут помочь разобраться в вопросе и подсказать правильное решение задачи учета офисной мебели.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). При методе начисления сделайте это сразу в момент приобретения (п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы на канцтовары учтите, только если они оплачены (п. 3 ст. 273 НК РФ). Подробнее об этом см. Какие прочие расходы, связанные с производством и реализацией, учитывать по налогу на прибыль.

Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете налога на прибыль в момент их передачи в подразделение.

При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение канцтоваров. Организация применяет общую систему налогообложения

4 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2 000 руб. на покупку канцтоваров для организации (бумаги, степлеров, ручек и т. д.). Иванова действует от имени организации по доверенности.

5 апреля Иванова приобрела канцтовары на всю подотчетную сумму. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил ее авансовый отчет, а бухгалтер оприходовал полученные материалы. Вместе с авансовым отчетом Иванова представила в бухгалтерию счет-фактуру с выделенной суммой НДС (305 руб.), накладную и кассовый чек.

7 апреля все канцтовары были переданы в отдел маркетинга на основании требования-накладной. В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения. Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада.

В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи.

4 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2 000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля:

Дебет 60 Кредит 71
– 2 000 руб. – оплачена поставщику стоимость канцтоваров;

Дебет 10-9 Кредит 60
– 1695 руб. (2 000 руб. – 305 руб.) – оприходованы канцтовары;

Дебет 19 Кредит 60
– 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 305 руб. – принят к вычету входной НДС.

7 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-9
– 1695 руб. – учтена в составе общехозяйственных расходов стоимость канцтоваров.

В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил стоимость канцтоваров (1695 руб.) в состав прочих расходов.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на канцтовары, приобретенные в розницу через подотчетника? В товарном и кассовом чеках стоимость материалов отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене.

Ответ: нет, нельзя.

В налоговом учете можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документами, оформленными по требованиям законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся.

При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника.

Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров. Объясняется это следующим.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, которые подтверждены не только теми документами, что оформлены в соответствии с законодательством, но и теми, что косвенно подтверждают понесенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, организация вправе учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы на канцтовары на основании кассового и товарного чека, даже если в них стоит общая сумма, уплаченная за все приобретенные товары без расшифровки. И при этом имеется авансовый отчет сотрудника.

Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 2 октября 2008 г. № А55-911/2008 и от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32).

Наиболее распространенные проводки по выбытию материалов

Приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) по безналичному расчету регламентировано п.5-11 ПБУ 5/01, п.1 ст.254 НК РФ.

Счет Дебета Счет КредитаСумма проводки, руб.Описание проводкиДокумент-основание
10.0160.0150 000Поступление МПЗТоварная накладная (ТОРГ-12)
19.0360.019 000Учтен НДС по приобретенным МПЗСчет фактура полученный
605159 000Оплата поставщику за МПЗБанковская выписка
68.0219.039 000НДС принят к вычетуКнига покупок
Счет дебетаСчет кредитаСумма проводки, руб.Описание проводкиДокумент-основание
71.0150.0115 000,00Выдача денежных средств сотруднику под отчет на приобретение ТМЦРаспоряжение руководителя, Расходный кассовый ордер (КО-2)
10.0971.0112 711,86Авансовый отчет сотрудника по приобретенным ТМЦАвансовый отчет,Товарная накладная (ТОРГ-12)
19.0371.012 288,14Учтен НДС по приобретенным ТМЦСчет фактура полученный
68.0219.032 288,14НДС принят к вычетуКнига покупок
Счет дебета Счет кредитаСумма проводки, руб.Описание проводкиДокумент-основание
71.0150.0120 000,00Выдача денежных средств сотруднику под отчет на приобретение ТМЦРаспоряжение руководителя, Расходный кассовый ордер (КО-2)
10.0971.0122 500,00Авансовый отчет сотрудника по приобретенным ТМЦАвансовый отчет,Товарный чек
71.0150.012 500,00Выдача денежных средств сотруднику (сумма перерасхода по авансовому отчету)Авансовый отчет,Расходный кассовый ордер (КО-2)

По номенклатуре «Доски 4х4» в организации был остаток в количестве 150 штук на общую сумму 40 500,00 руб.:

  • Рассчитаем среднюю стоимость: 40 500,00 / 150 = 270,00 руб.;
  • Рассчитаем стоимость переданного материала в производство: 70 * 270,00 = 18 900,00 руб.
Счет дебета Счет кредитаСумма проводки, руб.Описание проводкиДокумент-основание
20.0110.0118 900,00Передача материалов в производствоТребование-накладная на отпуск материалов по форме № М-11

Рассчитаем среднюю стоимость:

  • тетради 10 280,00 / 400 = 25,70 руб.;
  • ручки 8 525,00 / 550 = 15,50 руб.

Рассчитаем стоимость списанного материала на общехозяйственные расходы:

  • тетради 50 * 25,70 = 1 285,00 руб.;
  • ручки 100 * 15,50 = 1 550,00 руб.
Счет дебета Счет кредитаСумма проводки, руб.Описание проводкиДокумент-основание
26.0110.011 285,00Списано канцелярских товаров (тетрадей) в подразделение «Бухгалтерия»Требование-накладная на отпуск материалов по форме № М-11
26.0110.011 550,00Списано канцелярских товаров (ручек) в подразделение «Бухгалтерия»

Выбывающие материалы списываются с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счетов, определяемых целью или причиной выбытия материалов.

ДебетКредитПримечаниеФакты хозяйственной жизни
2010ЦельМатериалы отпущены для производства продукции, работ, услуг
2310ЦельМатериалы отпущены во вспомогательные производства
2510ЦельМатериалы отпущены на общепроизводственные нужды
90.0220,23,25ЦельСформирована материальная составляющая себестоимости продукции, работ и услуг, ради которых создавалось предприятие
2610ЦельМатериалы отпущены на общехозяйственные нужды
90.0826ЦельСформирована материальная составляющая расходов по управлению производственным процессом по методу директ-костинг
4410ЦельИспользованы материалы для проведения рекламной акции
91.210ПричинаНепроизводственное использование материалов. Не принимаются к налоговому учету
Недостача
9410ПричинаСнятие с учета материалов, вследствие пропажи со склада
7394Причина недостачи обнаружена и убытки возместит сотрудник, виновный в обнаруженной недостаче на складе
91.294Причина недостачи не установлена и отнесена на непроизводственные расходы, которые в целях налога на прибыль не принимаются
Порча
91.210ПричинаПо причине полной или частичной порчи материалов возникли непроизводственные расходы материалов в размере расчетных потерь. Не принимаемые к налоговому учету расходы
ДебетКредитСумма в рубляхФакты хозяйственной жизни
62.0191.0111 800Сформирована дебиторская задолженность покупателя на договорную стоимость материалов
91.0210.018 000Списаны с учета материалы по стоимости, числящейся в бухучете
91.0268.021 800Предъявлен НДС покупателю
5162.0111 800Материалы оплачены покупателем на расчетный счет
91.0991.022 000Определена прибыль от продажи материалов. В налоговом учете попадает в состав доходов от реализации продукции, работ, услуг
91.09992 000Определен результат по году в виде прибыли при реформации баланса
5162.0111 800Материалы оплачены покупателем на расчетный счет

Документальное оформление

При выдаче инвентаря со склада составляется требование-накладная по форме № М-11 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). В ней укажите наименование подразделения, которому выдан инвентарь, номер счета, на котором учитываются затраты на содержание данного подразделения (например, счет 25 при передаче инвентаря в отдел эксплуатации оборудования) (п. 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Если со склада инвентарь отпускается в промежуточное подразделение организации (например, в АХО), то в момент передачи неизвестно, какое количество израсходует каждое подразделение организации (например, бухгалтерия, отдел закупок). В этом случае по мере его расходования каждым подразделением нужно составлять акты (отчеты) в произвольной форме. В них следует указать наименование, количество, стоимость инвентаря и подтвердить целесообразность его использования. На основании этих актов (отчетов) стоимость инвентаря и хозяйственных принадлежностей списывайте на затраты. Такой порядок следует из пунктов 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Контроль сохранности

Поскольку в момент передачи в эксплуатацию стоимость инвентаря переносится на затраты, следует организовать контроль его сохранности. В обязательном порядке нужно контролировать только инвентарь и хозяйственные принадлежности со сроком использования свыше 12 месяцев (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01).

Ситуация: как контролировать сохранность инвентаря, переданного в эксплуатацию? Стоимость инвентаря списана на расходы.

Организация обязана контролировать сохранность инвентаря, учтенного в составе материалов, если срок его полезного использования превышает 12 месяцев. Об этом сказано в абзаце 4 пункта 5 ПБУ 6/01.

Поскольку законодательством не урегулирован порядок учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей, переданных в эксплуатацию, организация должна разработать его самостоятельно. На практике для контроля за движением инвентаря по каждому подразделению (материально-ответственному лицу) можно вести:

  • ведомость учета хозяйственного инвентаря и принадлежностей в эксплуатации по каждому подразделению организации;
  • забалансовый учет.

Выбранный вариант отразите в учетной политике для целей бухучета.

План счетов не предусматривает отдельного забалансового счета для учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей, переданных в эксплуатацию. Поэтому его нужно открыть самостоятельно. Например, это может быть счет 013 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

При передаче инвентаря в эксплуатацию в учете сделайте проводки:

Дебет 25 (26, 44) Кредит 10-9

– отпущен со склада инвентарь на хозяйственные нужды;

Дебет 013 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»

– учтен инвентарь, переданный на хозяйственные нужды.

Списание инвентаря отразите проводкой:

Кредит 013 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»

– списан инвентарь.

При выбытии инвентаря следует оформить акт о списании. Унифицированной формы такого документа нет, поэтому разработайте ее самостоятельно.

Порядок отражения расходов на инвентарь и хозяйственные принадлежности при расчете налогов зависит от системы налогообложения, которую применяет организация.

Правильный бухучет канцтоваров

В случае, когда канцтовары потребляются, минуя склад, документы на отпуск не составляются. На фактически израсходованные материалы подразделение — получатель материалов составляет соответствующий документ. В нашем случае таким документом, как правило, является акт списания товарно-материальных ценностей (канцтоваров), в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию канцтоваров. На основании акта расхода производится списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы).

Порядок составления акта расхода материалов (в т.ч. его форма), а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией.

Исходя из конкретных условий деятельности организация может применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материалов.

При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты (ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности»):

наименование, номер документа, дату и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее совершения.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

В соответствии с п.34 Инструкции № 114 при списании канцтоваров их оценка производится организацией одним из следующих способов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по способу ЛИФО.

Применение одного из перечисленных способов по группе однородных канцтоваров производится в течение отчетного года и отражается в учетной политике организации исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

Наибольшую сложность при учете канцтоваров у бухгалтеров вызывает трудоемкость операций по вводу данных и подготовке первичных документов. Это обусловлено, в частности, большой номенклатурой поступающих канцтоваров. Оптимальным решением данной проблемы представляется использование методики деления на группы однородных канцтоваров. То есть формировать номенклатуру по каждой накладной, в которой, например, указаны карандаши, фломастеры, авторучки, записные книжки, разная бумага, клей, скрепки и т.д.

Пример

В организации разработана методика распределения групп однородных канцтоваров. На основании товарной накладной формы ТН-2 произведено оприходование канцтоваров по следующей номенклатуре:

номенклатурный номер 1 «Ручки» — по этой номенклатуре фактическая себестоимость будет складываться из себестоимости всех карандашей, фломастеров, авторучек по данной накладной;

номенклатурный номер 2 «Блокноты» — по этой номенклатуре общая стоимость будет складываться из стоимости всех записных книжек, еженедельников, блокнотов, тетрадей по этой накладной.

Цена за единицу — средняя (общую сумму по номенклатуре делим на количество штук по ней). Единицей учета в этом случае будет штука.

Обратите внимание, что такой вариант, принимая во внимание принцип рациональности учета, можно использовать и в случае, когда канцтовары списываются не в день принятия на учет. Данная методика организации учета логично сочетается с оценкой при списании канцтоваров по средней себестоимости

23.07.2008 г.

Анатолий Путицкий, аудитор

Журнал «Главный Бухгалтер. Учет ТМЦ» № 1, 2008 г.

Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры

Т. е. если ваша мебель стоит больше 40 000 руб. без НДС за единицу, то это однозначно основное средство, его нужно учесть на счете 01 и начислять амортизацию: Д 08 — К 60 Д 01 — К 08 Д 26… -К 02 Если стоимость вашей мебели меньше 40 000 руб. , то согласно ПБУ 6 вы можете учесть ее в составе МПЗ (т. е на счете 10, а не на 01!). Только это нужно закрепить в учетной политике, т. к. это ваше право, а не обязанность. Дальше по правилам учета материалов вы можете списать на затраты сразу всю стоимость в момент передачи в эксплуатацию, а количество учитывать до полного износа: Д 10.09 — К 60 Д 26… -К 10.09

Войдите, чтобы написать ответ

ЗАПОМНИТЕ! Списать на материальные расходы при УСН можно только стоимость мебели, приобретенной для решения задач основной деятельности. Например, холодильник для личного пользования персоналом не может быть признан обоснованной тратой, его стоимость не должна увеличивать величину расходов при выведении налогооблагаемой базы.

КАНЦЕЛЯРСКИЕ РАСХОДЫ В УЧРЕЖДЕНИИ

И.В. Артемова,главный бухгалтер, консультант

     С приобретением канцелярских товаров в процессе своей деятельности сталкивается каждое учреждение. Канцелярские расходы включают затраты на закупку разных товаров, которые могут учитываться как материалы или как основные средства.  

Что относится к канцелярским товарам?

     Канцелярские товары — это изделия для переписки и оформления документации.     Согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 004-93 к канцелярским товарам относятся:

1.Канцелярская техника (код 3000000), а именно:
счетные машины, кассовые аппараты, билетные автоматы и аналогичное оборудование, включающее счетное устройство, приборы и инструменты математические (коды 3010150 — 3010197);
оборудование канцелярское фотокопировальное, копировально-множительное (коды 3010210 — 3010282);
оборудование канцелярское прочее (коды 3010300 — 3010460);
детали и принадлежности, включая расходные материалы для средств автоматизации управленческого и инженерно-технического труда (коды 3010480 — 3010542).
2.Канцелярские принадлежности (код 3699010) — ручки и карандаши, подставки для ручек, линейки, точилки, доски и мел, кнопки и скрепки.
3.Канцелярские изделия (коды 2109111 — 2109119) — бумага, конверты, книги учета, папки и регистраторы.

    Так как переписка и оформление документации зачастую требуют нанесения на документы и письма различных печатей и штампов, то к канцелярским принадлежностям также могут относиться штемпельные принадлежности (подушки, краски), печати и штампы, а также датеры и нумераторы. 

Расходы на канцтовары и КОСГУ

     В зависимости от экономического смысла производимых расходов канцелярские товары могут оплачиваться за счет разных статей КОСГУ. 

КОСГУ 310 и 340

     Как правило, канцелярские товары относятся к материальным запасам учреждения (КОСГУ 340) или к основным средствам (КОСГУ 310). У учреждений регулярно возникают вопросы, к какому виду активов — материалам или основным средствам — следует относить те или иные канцтовары.    В письмах Федерального казначейства от 06.06.2007 № 42-7.1-17/2.2-200 и от 16.04.2007 № 42-2.2-04/6а было разъяснено, что расходы на оплату договоров на приобретение нефинансовых активов (в частности, канцелярских наборов, дыроколов, степлеров, антистеплеров, датеров, самонаборных штампов, канцелярских ножей, ножниц, точилок для карандашей, ножниц, лотков и зажимов для бумаг, папок, корзин для мусора, книг учета, журналов регистрации и т. п.) можно относить на статью 310 «Увеличение стоимости основных средств» или на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» в соответствии с критериями отнесения к объектам основных средств или материальных запасов.    Критерии отнесения к основным средствам или материальным запасам установлены Инструкцией по применению Единого плана счетов, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее — Инструкция № 157н).

На какой счет оприходовать канцелярские товары — проводка

На практике учет канцтоваров является не очень приятным процессом в работе бухгалтерии, поскольку требует кропотливой и трудоемкой работы, занимающей много времени, при относительно небольших суммах в приходных документах.

Как правильно оприходовать канцтовары, на каком счете учитывать, как списывать в себестоимость? Все эти вопросы постараемся рассмотреть в статье с учетом уже сложившейся практики.

Вариант 1. Оприходование канцтоваров по количеству и сумме

Самым достоверным способом отражения информации, который является в то же время самым трудоемким, является учет по каждой единице товара. Т.е. как в накладных написано, так и ставим товар на учет: в количестве и сумме.

Для данного варианта учета используется бухгалтерский счет 10 «Материалы». Здесь можно создать группу «Канцтовары», где указываются наименование товара по наименованию: «скоросшиватель», «папка с завязками» и пр.

На какой субсчет отнести учет канцтоваров?

Д-т 10 К-т 60,71 и др

На каком субсчете учитывать канцтовары в этом случае? В принципе, большой разницы здесь нет, но важно закрепить данную позицию в учетной политике

Первый вариант очень уместен, если вы покупаете большое количество канцтоваров, а затем постепенно выдаете их сотрудникам по мере необходимости. Выдача канцтоваров производится по накладной или требованию, форма которого должна быть закреплена в учетной политике вашей компании (аналог формы № М-11).

Данный вариант учета канцтоваров является самым достоверным. Он позволяет отследить потребности компании в определенном виде канцтоваров в какой-то момент времени. Так, например, в отчетный период у компании возрастают потребности в бумаге и ручках. Это экономически обоснованно, и у налоговиков не возникнет никаких вопросов.

Вариант 2. Приходуем всю партию как единицу

При данном варианте все канцтовары, указанные в приходных документах, приходуются в количестве единицы, и списываются также. Для такого способа учета издается приказ, на основании которого канцтовары приходуются и одновременно передаются в эксплуатацию.

Как оприходовать канцтовары в этом случае? К приходному ордеру в данном случае крепится копия товарной накладной (или аналогичного документа) поставщика, чтобы отследить поступившие канцтовары поименно. Для списания канцтоваров к накладной (требованию или аналогичному документу) прикрепляются заявки сотрудников.

Какие плюсы и минусы данного варианта учета? Плюс — способ для учета очень прост. Но в данном случае могут возникнуть вопросы у налоговиков.

Вариант 3. Оприходование по количеству

Еще один вариант учета канцтоваров – это его оприходование по количеству, а не названию. Т.е. в учете будет прописано: «Канцтовары 15 шт.». Т.е. то количество единиц, которое указано в приходных документах, будет являться количеством канцтоваров.

В недостоверности отражения учета обвинить бухгалтера в этом случае нельзя: все-таки по документам действительно поступило 15 штук. Вот только что касается номенклатуры – здесь могут возникнуть вопросы у проверяющих. Все-таки кресло, например, тоже штука, но не стоит столько, сколько стандартная шариковая ручка.

Вопросы в данном случае могут возникнуть и у руководителя компании. Если вы покажете ему, например, что вы закупили и списали 300 штук канцтоваров, это может вызвать дополнительные вопросы: а не много ли вы набрали?

Вариант 4. Учет канцтоваров без использования счета 10

Иногда на практике бухгалтера приходуют канцтовары без учета их на счете 10 «Материалы». Часто этот способ выбирают, если купленная канцелярия сразу списывается на нужды компании. Причем данные расходы приходуют как услуги сразу на затратные счета (25, 26, 44 и т.п.) и оформляются бухгалтерской проводкой

Д-т 25,26, 44 и т.п. К-т 60,71 и др. При этом в запасах данные расходы не участвуют.

При незначительных суммах в данном варианте учета вопросов у налоговиков может и не возникнуть. Но если суммы существенные и носят постоянный характер, то и ошибка может быть существенной. Поэтому данный способ очень чреват негативными последствиями.

Проблема может возникнуть и при вычете входного НДС. Так, основным пунктом принятия НДС к вычету является принятие материалов (товаров) к учету, а это правило не было выполнено.

Также проблема может возникнуть при нормировании расходов на канцтовары по видам и местам эксплуатации, поскольку вы не сможете дать четкого ответа, какие именно канцтовары требуются работникам цеха или сотрудникам администрации. Хотя по правилам учета каждая единица МП должна быть учтена по месту ее эксплуатации.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий