Расчеты с подотчетниками — проводки, примеры, законы

Особенности операций с подотчетными лицами

Подотчетным лицом называют сотрудника организации, которые получает средства для использования в хозяйственных целях и за использования которых обязан отчитаться. Работник может получить деньги под отчет как в виде наличных (через кассу), так и в безналичной форме (путем перечисления на банковскую карту).

Как правило, выдача средств осуществляется на основании заявления сотрудника, при наличии согласования руководителя. В заявлении подотчетное лицо указывает сумму к выдаче, а также цели, на которые необходимо выделение средств.

По факту использования полученных ранее средств сотрудник обязан отчитаться — предоставить авансовый отчет и документы, подтверждающие сумму оплаты. Законодательно зафиксированы сроки, в которые работник должен предоставить отчет. В зависимости от ситуации, срок подачи авансового отчета составляет:

• 3 дня — для отчета по средствам, выданным на хозяйственные нужды;
• 3 дня — для отчета по средствам, выданным на командировку;
• 5 дней — для отчета по средствам, выданным на командировку за границу.

Если по факту сдачи авансового отчета было выявлено, что сотрудник израсходовал средств больше, чем ему было выдано ранее, предприятие осуществляет доплату суммы. В случае обнаружения остатка, его сумма возвращается работником через кассу.

Следует отметить, что средства подотчетному лицу могут быть выданы не только авансом. Работник может приобрести товар (оплатить услуги), необходимый в производственной деятельности предприятия за собственные средства. Оформив авансовый отчет и предоставив квитанцию об оплате, сотрудник получает возмещение потраченных средств.

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2020 году

> бухучет > Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2020 году

В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71?

Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в этой статье.

В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.

Учет на 71 счете

Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь.

Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем.

На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

• если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
• если работником полностью погашены предыдущие авансы.

Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

По истечению срока, на который выдана сумма, работник должен в течение трех дней отчитаться за потраченные деньги и обязан предоставить авансовый отчет по форме АО-1, в котором указать, на что потрачены деньги и в каком количестве. Скачать образец авансового отчета можно здесь. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие потраченные суммы .

Если подотчетному лицу выданных средств не хватило, и он потратил дополнительно еще свои деньги, то сумма, потраченная сверх выданного аванса (перерасход), работнику возмещается, то есть выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера, проводка имеет вид Д71 К50.

Списание подотчетных сумм

Получив от подотчетнго лица авансовый отчет, бухгалтерия списывает с него израсходованные и подтвержденные суммы подотчета. Списание с подотчетного лица суммы аванса отражается по кредиту счета 71. В зависимости от того, на что потрачены деньги, 71 счет бухгалтерского учета корреспондирует с соответствующими счетами бухгалтерского учета.

Если подотчетным лицом были приобретены хозяйственные или канцелярские товары, то есть деньги были потрачены на приобретение материальных ценностей, то расходы списываются на счет учета материалов, например, на счет 10 «Материалы» проводкой Д10 К71, или на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» проводкой Д15 К71.

Если на подотчетные деньги приобретены товары, то расходы списываются проводкой Д41 К71.

Если аванс подотчетным лицом был истрачен на командировочные расходы, то для производственного предприятия эти расходы включаются в себестоимость продукции проводкой Д20 (23) К71; для торговых – в расходы на продажу проводкой Д44 К71. Подробнее об учете командировочных расходов читайте в этой статье.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Если в установленный срок деньги подотчетным лицом не возвращены, или же он не отчитался за потраченные средства, то подотчетные суммы списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71.

Если в дальнейшем деньги так и не возвращены, то сумма аванса может быть удержана из заработной платы работника проводкой Д70 К94.

Если же такой возможности нет, то она сначала списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73 К94, после чего частями ежемесячно удерживаются из зарплаты Д70 К73.

Порядок учета

Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров. В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ. Максимальный размер расчетов между ЮЛ составляет 100 000 рублей на основании Указания Банка №1843-У от 20 июня 2007 года. Если этот лимит не будет соблюдаться, должностных лиц ожидает штраф в размере 4 000-5 000 рублей. Штраф для ЮЛ составит 40 000-50 000 рублей.

Выдача средств под отчет предполагает соблюдение этих норм:

• Отчет о расходовании должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней после даты траты.
• Сумму может получить только то лицо, которому она предназначается.
• Новый аванс можно получить только после того, как составлен отчет за прошлую сумму.

Руководителю нужно издать приказ о порядке выдачи сумм. Этот документ определяет эти моменты:

• Список сотрудников, которые имеют право получить сумму под отчет.
• Срок, на который предоставляются деньги.
• Порядок выдачи аванса.

Подотчетных лиц, которые упомянуты в приказе, нужно ознакомить с ним под подпись. Порядок выдачи и списания средств нужно зафиксировать в учетной политике.

Средства предоставляются на основании письменного заявления. Направлять его нужно руководителю компании. Деньги выдаются только в том случае, если управленец сочтет требования в

заявке обоснованными. В этом случае руководитель должен направить соответствующее распоряжение в бухгалтерский отдел.

Выданные средства списываются на основании авансового отчета, составленного подотчетным лицом. К нему прикладываются документы, подтверждающие операцию: чеки, квитанции, договоры. Для целей учета они могут использоваться только в том случае, если составлены они по унифицированной форме.

При проверке отчетов необходимо обратить внимание на эти пункты:

• Информация на кассовом и товарном чеках должна быть аналогичной. Даты в документах не должны выпадать на выходные дни.
• В товарном чеке должны быть все требуемые реквизиты. Также должна присутствовать подпись кассира и печать.
• В товарном чеке должен быть прописан конкретный перечень предметов, которые были куплены. К примеру, не «канцелярская продукция», а «ручки, карандаши и тетради».

После совершения операции у сотрудника могут остаться деньги. Остаток необходимо вернуть в кассу на основании приходного кассового ордера. Также средств на совершение операции может не хватить. То есть сотруднику придется добавить к сумме свои деньги. Перерасход компенсируется работнику также по кассовому ордеру.

Что делать, если после совершения операции у сотрудника остались средства, однако он их не вернул в кассу? В этом случае руководитель может удержать средства из зарплаты. Основанием для взимания является статья 137 ТК РФ. Однако возможно это только при соблюдении следующих условий:

• Удержание можно произвести в течение месяца с даты срока возврата остатка.
• Размер удержания не может быть больше 20%.
• Сотрудник согласен с основаниями и размером удержаний.
• Есть письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на процедуру.

Важно! Если рассмотренные условия не соблюдены, работодатель может оспорить удержание

Корреспонденция с другими счетами

Счет 71 дебетуется при выдаче сотруднику денег под отчет. Для этого в основном используют счет 50, если деньги были выданы из кассы, и счет 51, если средства перечислили с расчетного счета.

Кредитуется бухгалтерский счет 71 со следующими счетами учета:

• внеоборотных активов;
• запасов процесса производства;
• затрат на процесс производства;
• товаров и продукции;
• средств в денежном эквиваленте;
• расчетов с сотрудниками и по прочим операциям;
• финансового результата.

Счета I–IV разделов типового плана счетов используют в корреспонденции с кредитом счета 71 в случае выдачи подотчетных сумм для приобретения материалов, запасов и прочих материальных ценностей, имеющих отношение к внеоборотным активам организации или производственно-реализационному процессу.

Подотчетные суммы, не оплаченные в срок, списывают в финансовый результат предприятия (“Недостачи и потери”). В дальнейшем бухгалтер может отразить сумму долга работника перед организацией в счете 70 и списать ее из заработной платы.

Характеристика счета 71

71 счет устроен как активный счет, но сальдо на конец месяца может образоваться как кредитовое, так и дебетовое. Остаток по кредиту будет означать долговое обязательство организации перед сотрудником: выданной в подотчет суммы не хватило на подтвержденные хозяйственные расходы. Конечный остаток по дебету говорит о дебиторской задолженности сотрудника перед предприятием.

Сомнений в том, какой он 71 счет: активный или пассивный, быть не должно. Счет активно-пассивный по структуре ближе к активному. Увеличение суммы выданных средств будет отражаться в дебете, а уменьшение дебиторской задолженности – в кредите.

Счета аналитического учета открывают по каждой выданной в подотчет сумме. Контроль над процессами выдачи и использованием средств целевого назначения позволяет снизить неэффективные расходы предприятия.

Подотчетные командировочные средства

Работник, отправляясь в служебную командировку, имеет право на возмещение суммы командировочных расходов, осуществленных с целью:

• оплаты за проезд до пункта назначения;
• оплаты аренды жилья;
• оплаты суточных расходов;
• оплаты прочих оговоренных с работодателем расходов.

Необходимо также учитывать, что работник может претендовать на командировочные выплаты только в том случае, если является штатным сотрудником. Размер денег, выдаваемых под отчет, регулируется коллективными трудовыми договорами или уставом предприятия. Денежные средства, выданные в валюте иностранных государств, необходимо учитывать на отдельных субсчетах.

Утверждение авансового отчета

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).

Пример оформления авансового отчета сотрудника коммерческой организации

30 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в организацию. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.).

Бухгалтер Зайцева выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.

В этот же день руководитель организации утвердил авансовый отчет Ивановой.

Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку “Авансы”:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку “Товары” (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку “Оплата”(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки “Прочее”.

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках “Товары” и “Прочее” присутствует галка “СФ”, если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа “Авансовый отчёт” осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

школы 1С программистовобновлятораУроки по 1С Бухгалтерия 8 >> Банк и касса

Как помочь сайту:нет рекламы

Примеры типовых проводок по счету 71

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

• Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
• Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Срок сдачи и ответственность

Промежуток времени, в течение которого подотчетник должен отдать бухгалтеру авансовый отчет, определяется руководством до передачи денег в подотчет. Для этого на имя руководителя следует написать заявление. В его тексте необходимо обозначить:

• основание для выдачи средств под отчет
• денежную сумму, требующуюся к выдаче
• период предоставления авансового отчета

На протяжении 3-х дней от даты, обозначенной в заявлении, гражданину следует отчитаться в бухгалтерию о понесенных затратах. Иногда деньги выдаются подотчетнику на продолжительный временной промежуток (на время отпуска, больничного листа, командировки). В этой ситуации авансовый отчет должен быть направлен в бухгалтерскую службу в течение 3 дней после выхода на работу. Далее документ проверяется и утверждается.

Видео о правилах заполнения отчета:

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

• всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
• всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
• к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ “Авансовый отчет”:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Проводки по выплате командировочных средств

Выдача работнику командировочных средств сопровождается записями в бухгалтерском учете и оформлением соответствующих документов. Выплатив из кассы денежные средства в подотчет, осуществляется проводка: Дт счет 71 Кт счет 50. Если деньги были перечислены на корпоративную платежную карту, операция оформляется записями: Дт 55 Кт 51, Дт 71 Кт 55.

Дальнейший порядок учета зависит от того, с какой целью работник был отправлен в командировку. Если осуществляются производственные нужды, дебетуются счета 20, 23 или 29 со счетом 71. Поездка административно-управленческого характера списывается на счет 26, по продаже товаров – на счет 44.

Командировка, связанная с приобретением имущества для предприятия, входит в стоимость приобретаемого средства и отражается на соответствующем счете учета производственных запасов, внеоборотных активов, товаров.

Сумма НДС по командировочным выплатам производственного характера учитывается проводками:

1. Дт “НДС” Кт “Расчеты по подотчетным суммам” – сумма НДС принята на учет.
2. Дт 68 “Расчеты по налогам” Кт 19 “НДС” – проведен налоговый вычет НДС.

Следует помнить, что налоговый вычет НДС на расходы, не относящиеся к производству, не производится. Составляется проводка Дт “Прочие расходы” Кт “НДС”, означающая списание НДС.

Подтвержденный расход командировочных средств на большую сумму подлежит возмещению предприятием в пользу сотрудника, проводка – Дт счет 71 Кт счет 50. Если работник возвращает неизрасходованные суммы, операция имеет противоположный вид: Дт “Касса” Кт “Расчеты по подотчетным суммам”.

Пошаговая инструкция

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

• Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
• Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ)

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.