Регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП

Когда ООО может не применять кассу

В число таких субъектов входят организации, которые осуществляют следующую деятельность:

• реализация бумажных газет и журналов;
• продажа ценных бумаг;
• обеспечение питанием учащихся и сотрудников школ, детсадов;
• торговля на рынках, ярмарках, выставках на местах, не обеспечивающих сохранность товаров;
• разносная торговля из ручных тележек, корзин и других приспособлений;
• торговля в киоске мороженым и разливными напитками;
• торговля из автоцистерн (квас, молоко, керосин, живая рыба) и на фруктово-овощных развалах;
• прием стеклотары и иного сырья для переработки, кроме металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней;
• ремонт обуви, изготовление ключей;
• услуги нянь, сиделок;
• продажа изделий народного промысла собственного изготовления;
• садово-огородные работы;
• услуги носильщиков;
• продажа бахил в розницу.

Кроме того, могут работать без кассовой техники:

1. Аптечные организации в фельдшерских пунктах, расположенных в сельской местности.
2. Организации, оказывающие услуги по проведению религиозных обрядов и реализующие предметы культа.
3. Организации собственников недвижимости (товарищества собственников жилья, некоммерческие садовые товарищества и другие).
4. Образовательные и физкультурно-спортивные организации, оказывающие профильные услуги.

Среди тех, кто может работать без ККТ перечислены также бизнес-субъекты из сельской местности, однако не из любой. В каждом регионе власти утвердили два перечня:

• Отдаленных и труднодоступных местностей. Если ООО ведет деятельность в таком поселении, оно может не применять ККТ. Вместо чека по требованию покупателя нужно выдать документ, подтверждающий расчет.
• Местностей, отдаленных от сетей связи. Организациям из таких населенных пунктов кассы установить нужно, но применять их можно в автономном режиме, то есть без подключения к интернету.

Ответы на частые вопросы

ᐈ Какие нужны документы для регистрации кассы для ИП?

Для регистрации ККТ необходимо заявление. При его заполнении ИП понадобятся данные:

• ОГРНИП и ИНН предпринимателя,
• наименование и заводской номер ККТ и фискального накопителя
• адрес, где будет работать ККТ
• наименование и ИНН оператора фискальных данных

В процессе регистрации появится еще один документ – «Отчет о регистрации». Это первый фискальный документ сформированный ККТ, его также надо отправить в ФНС.

ᐈ Как заполнить заявление о регистрации ККТ?

Порядок заполнения бланка заявления зависит от варианта его направления в ФНС: это можно сделать электронно или, как и ранее, – в бумажном виде (лично либо почтой).

«Электронный» вариант удобен, если у ИП есть «Личный кабинет» на сайте ФНС, но для этого нужна КЭП (заявление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью).

Для заполнения бланка в бумажном виде воспользуйтесь формой выше и образцом для ее заполнения.

При подготовке «бумажного» заявления нужно учесть:

• бланк заполняется отдельно на каждую ККТ, если их несколько;
• нельзя делать исправления, печатать форму на двух сторонах листа;
• при заполнении на ПК – используется шрифтом Courier New размером от 16 до 18 пунктов (это требование учтено в бланке, который размещен в статье), в пустых ячейках и полях можно не ставить прочерки;
• при заполнении вручную – поля нужно заполнять слева направо (т.е. начиная с самой первой ячейки в поле) заглавными печатными буквами, в незаполненных ячейках и полях ставятся прочерки.

ᐈ Как направить заявление в ФНС?

ᐈ Как предпринимателю получить регистрационный номер ККТ?

Регистрационный номер ККТ выдает ФНС не позднее следующего рабочего дня после получения заявления о регистрации ККТ.

ИП получит регистрационный номер ККМ таким же способом, как было направлено заявление: электронно, лично либо почтой.

ᐈ Как сделать отчет о регистрации ККТ и направить его в ФНС?

Сразу после получения регистрационного номера, не позже следующего рабочего дня, надо провести активацию фискального накопителя: фискальный накопитель вставляется в кассу, подключается питание и устанавливается необходимо программное обеспечение кассы – все эти шаги подробно описаны в инструкции к приобретенной ККТ.

В кассе выбираются необходимая операция («фискализация кассы», «мастер регистрации» или др.) и по шагам вводится запрашиваемая информация:

• Ф.И.О. предпринимателя полностью,
• система налогообложения,
• серийный номер ККТ и фискального накопителя – информация есть в технических паспортах и на корпусе (приготовьте данные заранее),
• регистрационный номер ККТ, который выдала налоговая.

Кассовый аппарат выдаст первый фискальный документ «Отчет о регистрации», сведения их этого отчета: дату, номер документа, фискальный признак – надо направить в налоговую электронно либо в бумажном виде.

Срок направления данных в ФНС: не позднее следующего рабочего дня после получения регистрационного номера ККТ.

ᐈ Как получить карточку регистрации ККТ?

Карточку регистрации кассы налоговый орган выдаст в течение 10 рабочих дней. Если заявление на регистрацию подавалось электронно – карточка также будет направленна в электронном виде.

При необходимости предприниматель может запросить карточку в бумажном варианте. Для этого надо подать в ФНС заявление в свободной форме. Налоговая направить карточку (как правило, почтой) после получения запроса в течение 5 рабочих дней.

Как регистрируют кассовый аппарат

Приобрести кассовый аппарат мало, требуется его еще и зарегистрировать. Для данной цели после заключения договора с ЦТО предприниматель посетит налоговую инспекцию по месту регистрации предпринимательства, то есть по месту его жительства, где регистратор ККТ проведет необходимую процедуру. Для ее успешного завершения предприниматель должен предоставить следующие документы: заявление на регистрацию, технические паспорта – ККТ и фискальной памяти, договор с ЦТО, ИНН, а также ОГРН предпринимателя, журнал для регистрации операций, документ ИП, подтверждающий личность, или доверенность в случае представительства. У предпринимателей есть возможность отправить документальный пакет почтой, но данная процедура может сопровождаться утерей документов, поэтому необходимо использовать ценные письма, описав их вложение.

Регистрирование кассы подтверждается выдачей регистрационной карточки по ККТ, которую предприниматель обязан сохранять, пока будет использоваться данный аппарат.

Но регистрация кассового аппарата для ИП может и не состояться, особенно в том случае, если ИП предоставляет неполный пакет документов, если есть технические поломки самого аппарата или его модель не указана в реестре разрешенной к использованию техники.

Пошаговую инструкцию по регистрации ККМ на сайте ФНС смотрите в видео:

ККТ при наличных и безналичных расчетах

Раньше кассу применяли при оплате наличными деньгами, а потом и банковскими картами. Теперь же каждая денежная операция с физическим лицом в любой форме требует применения ККТ, если она связана с платой за товары / услуги. Например, применять кассовую технику необходимо, когда гражданин рассчитывается таким образом:

• со своего банковского счета или карты через приложение (онлайн-банк);
• по платежному поручению через специалиста в банке;
• посредством электронного кошелька (Яндекс.Деньги, QIWI).

В расчете между бизнес-субъектами онлайн-касса применяется только в двух случаях:

• если оплата производится наличными средствами;
• если для проведения платежа предъявляется банковская карта.

При бизнес-расчетах наличными средствами нужно учитывать законодательно установленное ограничение. Максимальная сумма в рамках одного договора — 100 000 рублей.

Когда и кому нужно по «новым» правилам регистрировать кассовый аппарат?

По новой редакции главного закона об использовании касс №54-ФЗ, регистрировать кассу ИП придется в двух случаях:

1. Предприниматель открывает бизнес, планирует принимать оплату наличными, и законом №54-ФЗ его деятельность не освобождена от применения кассы, – это было и до «кассовой реформы». Зарегистрировать кассу нужно до начала приема наличных.

   Нужно ли регистрировать кассовый аппарат для ИП, если устанавливается касса «нового» образца? Нужно. Как и ранее, предприниматель может использовать только кассовую технику, которая поставлена на учет в ФНС. Это касается и онлайн-касс, но сама процедура регистрации стала проще (об этом в следующем разделе статьи).

2. Предприниматель ранее был освобожден от применения кассы, но теперь льгота отменена. Это касается ИП на ЕНВД, патентной системе налогообложения, ИП, выполняющих работы, оказывающих услуги населению и выписывающих бланки строгой отчетности вместо кассы, а также использующих торговые автоматы. Зарегистрировать и начать использовать кассу надо до 01.07.2018 и отдельным категориям ИП – до 01.07.2019.

*В срок до 01.07.2017 доработать ККТ либо поменять на новую (онлайн-кассу) должны были предприниматели, которые ранее уже пользовались кассой. При этом новый или доработанный кассовый аппарат также проходил новую регистрацию.

Обязательно ли регистрировать ККМ для ИП на УСН? Это зависит от вида деятельности. Само применение УСН не дает право ИП работать без кассы. Но ранее предприниматели, оказывающие услуги (а это, как правило, ИП на УСН), могли не использовать ККТ. По новым правилам при услугах населению без кассы можно обойтись только до 01.07.2019, а в некоторых случаях – до 01.07.2018.

Если ИП только планирует установку касс — 5 практических советов, как подключить онлайн-кассы

Если в планах использовать кассы, а особенно – несколько, надо заранее спланировать установку ККТ с учетом «нового порядка».

Итак, как оформить кассовый аппарат для ИП с минимальными потерями денег и времени?

1. Составьте план подключения онлайн-касс. Если сроки пока не поджимают – учтите, может ли в ближайшее время дополнительно возникнуть необходимость перерегистрации ККТ. Например, смена адреса, ФИО – влечет «внеплановую» замену ЭКЛЗ.
   Учет вероятности смены ЭКЛЗ сэкономит деньги.

2. Если есть в наличии старые кассы – уточните на сайте производителя ККТ либо в ЦТО (центр технического обслуживания): можно ли модернизировать используемый кассовый аппарат и сколько понадобится времени.
   Подумайте, надо ли дорабатывать кассу или пора сменить на новую? Возможно, самое время купить новую технику, если она уже свое «отжила», чтобы затраты за доработку не оказались напрасными.

3. Выясните вопросы с организацией интернет-доступа.

4. Спланируйте расходы: на покупку / доработку ККТ.

5. Спланируйте сроки установки онлайн-кассы.

Если будет доработка кассы, планируйте сроки совместно с ЦТО. При этом надо учесть время, необходимое: на модернизацию кассы, для регистрации в ФНС.

Напомним, процесс регистрации кассы может занять 13 рабочих дней. До его завершения, то есть до получения от ФНС карточки регистрации, использовать ККМ нельзя.

При каких операциях выбиваются чеки

В соответствии со статьей 1.1 закона 54-ФЗ, необходимо применять ККТ при приеме и выплате денежных средств наличными и в безналичном порядке за товары, работы и услуги. Помимо этого, кассовая техника применяется:

• при возврате денежных средств за товары или отказе от услуг / работ;
• при получении предоплаты (аванса), ее возврате или зачете;
• при реализации в кредит, в рассрочку;
• при выдаче займов, если они связаны с приобретением товаров или услуг;
• при предоставлении или получении встречного предоставления за товары, работы, услуги;
• при приеме ставок, продаже лотерейных билетов и выплате денежных средств в виде выигрышей.

Где купить кассовый аппарат

Кассовый аппарат нельзя купить в обычном магазине компьютерной техники. Его продажей, ремонтом, и дальнейшим техническим обслуживанием занимаются специализированные компании, утвержденные Государственной экспертной комиссией по ККМ.

Эти компании, как правило, имеют свою розничную сеть продавцов и центров техобслуживания (ЦТО), через которые они реализуют кассовые аппарат и проводят их сервисное обслуживание. Стоимость ККТ в таких магазинах составляет от 8 000 до 25 000 рублей.

После покупки ККМ необходимо заключить договор с ЦТО на дальнейшее техническое обслуживание. ЦТО наклеит на кассовый аппарат объемную голограмму «Сервисное обслуживание» и выдаст второй экземпляр договора, без которых постановка ККМ на учет в ИФНС невозможна.

Стоимость техобслуживания в ЦТО начинается от 300 рублей в месяц. Кроме этого, ежегодно необходимо менять блок памяти ЭКЛЗ. Фискальная память также меняется в случае переполнения. Стоимость замены ЭКЛЗ – от 6 000 рублей (в зависимости от конкретной модели ККМ).

Если вы хотите сэкономить, то можно купить кассовый аппарат бывший в использовании (такие ККМ также продаются в ЦТО). Кассовый аппарат Б/У обязательно должен быть снят с учета в ИФНС и иметь новый блок фискальной памяти ЭКЛЗ

Также, обратите внимание на срок его предыдущей эксплуатации, так как общий срок работы ККМ не должен превышать 7 лет

Нарушения и штрафы

За нарушения в части применения кассовой техники предусмотрена ответственность по статье 14.5 КоАП. Штрафы и иные санкции накладываются за отсутствие онлайн-кассы, ее неприменение или нарушение правил работы с ней. В 2020 году для ООО действуют такие меры наказания:

• если операция проведена без кассового аппарата, и это выявлено впервые — штраф 75-100% от суммы расчета, но не менее 30 тыс. рублей;
• в случае повторного нарушения, и при том что совокупная сумма продаж мимо кассы превысила 1 млн рублей, работа фирмы может быть приостановлена на срок до 90 дней, а должностное лицо могут дисквалифицировать на 1-2 года;
• если установлена не соответствующая законодательству касса, если она была зарегистрирована или применяется с нарушением порядка — предупреждение или штраф 5-10 тыс. рублей;
• если продавец не выдал / не направил покупателю чек (БСО) — предупреждение или штраф 10 тыс. рублей.

Если продавец по какой-то причине не пробил чек, у него есть шанс все исправить до того, как ему будет выписан штраф за отсутствие или неприменение ККТ. Действовать нужно так:

• составить служебную записку с описанием обстоятельств, из-за которых не была применена касса;
• выбить так называемый чек коррекции на нужную сумму;
• направить в ИФНС сообщение о своем нарушении, приложив к нему копии этих документов.

Если все это будет сделано до того, как ИФНС узнает о неприменении ККТ, штраф не наложат. Отметим, что для выявления подобных нарушений инспекторы проводят кассовые проверки. Поводом же для них чаще всего служат обращения покупателей, которым не выбили чеки.

Нужен ли кассовый аппарат для ИП и ООО

Использование кассового аппарата в предпринимательской деятельности регламентируется нормами Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54 – ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

В соответствии с ФЗ № 54 от 22.05.2003, ИП и ООО, осуществляющие расчеты наличными денежными средствами или принимающие банковские карты, обязаны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ).

Тем не менее, существует ряд исключений, которые позволяют некоторым индивидуальным предпринимателям и организациям вести бизнес без применения кассового аппарата:

1. Плательщики ЕНВД (ИП и организации), а также ИП, применяющие ПСН имеют право не использовать кассовый аппарат. Однако, по требованию покупателя или клиента, они обязаны выдавать документ, подтверждающий прием денежных средств (товарный чек, квитанция и т.д.).

Данный документ должен предоставляться в момент оплаты и содержать следующие сведения:

• Наименование документа.
• Порядковый номер документа и дату его выдачи.
• Наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя.
• Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
• Наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).
• Сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях.
• Должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, его личную подпись.

2. Организации и ИП, оказывающие услуги населению, независимо от выбранной системы налогообложения, имеют право не использовать кассовый аппарат, при условии выдачи покупателю (клиенту) бланка строгой отчетности (БСО).

К примерам бланков строгой отчетности можно отнести транспортные билеты, квитанции, билеты в кино, абонементы, талоны, туристические и экскурсионные путевки и так далее.

Порядок оформления и выдачи бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения установлен Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 г. № 359.

3. ИП и организации на любой системе налогообложения, могут не использовать кассовый аппарат при осуществлении некоторых видов деятельности. Перечень видов деятельности освобожденных от обязательного применения кассового аппарата

Исключения использования кассы

Практически во всех случаях розничной торговли индивидуальным предпринимателям необходимо использовать ККТ, но исключения из правил все-таки бывают. Так, на законных основаниях не использовать такую аппаратуру возможно:

• В случае взаимодействия предпринимателя, предоставляющего свои услуги, только с физическими лицами. В такой ситуации применимы бланки строгой отчетности.
• При применении ЕНВД. Предприниматели могут не давать кассовый чек, но предоставляют покупателям аналогичный ему документ, содержащий полноценные сведения о предпринимательском объекте.
• Освобождение от выдачи чеков может произойти относительно определенной категории предоставляемых ИП товаров. Например, такими будут лотерейные билеты, товары, проданные на ярмарке, деятельность по приему стеклотары и пр.
• Адресная принадлежность предпринимателя также играет роль. Законодательство устанавливает особый перечень проблематичных районов, где можно обойтись от использования ККТ.