Счет 71.01 — Расчеты с подотчетными лицами

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

Характеристика счета 71

Активно-пассивный счет 71 фиксирует по кредиту производимые работниками траты, а по дебету их оплату. Синтетический учет показывает общие суммы оборотов и остатков по взаимоотношениям персонала с организацией в части производственных расходов, а аналитические регистры конкретизируют информацию.

Анализ счета 71 организуется по каждой сумме для соблюдения законодательства, по которому отводится три дня (п. 6.3 Указаний) для отчета за полученные деньги. У командировочных сотрудников отсчет начинается после приезда, у работающих на местах – с даты расходного кассового ордера. По информационному содержанию счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является регистром материального учета и до поступления в бухгалтерию документов, содержащих информацию об израсходовании отпущенных средств, выдавать следующую сумму работнику запрещено.

Учетная политика, утвержденная в организации, определяет каким будет 71 счет: активный или пассивный. Если установлено, что расходы оплачиваются после их совершения, то остаток будет постоянно кредитовый. Такой вариант применяется организациями, в которых траты персонала характеризуются маленькими суммами и эпизодичностью. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 имеет дебетовый итог, если учетная политика предусматривает авансирование расходов. Предварительная выдача денег сотрудникам практикуется предприятиями, чья деятельность связана с частыми, длительными командировками или постоянными закупками за наличный расчет.

При активно-пассивном методе организации расчетов с персоналом схема счета 71 строится в следующем порядке:

71 счет бухгалтерского учета – это регистрация информации о подотчетниках не только по операциям с наличными деньгами, но и по безналичным перечислениям на личные банковские карточки служащих или корпоративные карты. Расчеты с работниками посредством финансовых учреждений не подпадают под контроль Указаний Центрального банка № 3210 от 11.03.2014 г., так как сч. 71 не корреспондирует с 50 «Касса». Следовательно, отсутствует обязанность соблюдения 3-х дневного срока для отчета за полученные средства и ограничение на выдачу денег не отчитавшемуся работнику.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Если деньги выдаются работнику через кассу наличностью, то обязательно оформляется расходный кассовый ордер. На заполнение отчета по израсходованным средствам работнику отводится 3 дня после истечения срока, на который выданы деньги. Отсчет этого срока ведется от даты, которой заканчивается период распоряжения деньгами, или когда сотрудник вернулся из служебной поездки. К отчету обязательно прикладываются подтверждающие произведенные траты документы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

При расчете суммы аванса в подотчет сотруднику, направляемому в служебную поездку, учитывается предварительный размер стоимости билетов в обе стороны, величина суточных за прогнозируемый период нахождения в другом населенном пункте. Если работнику надо будет оплачивать съем квартиры или гостиничного номера на время командировки, то стоимость аренды жилья тоже должна быть заложена в расчет подотчетной суммы.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на 71 счете. На его субсчетах организовывается аналитический учет в разрезе сотрудников и выданных сумм. Денежные средства могут выделяться по заявлениям сотрудников или без них при условии, что имеется письменное распоряжение руководства компании.

Когда производятся расчеты с подотчетными лицами, проводки могут быть такими:

• Д71 – К50 – работнику выданы подотчетные суммы в кассе;
• Д71 – К51 – должностное лицо получило подотчетные средства на банковскую карту;
• Д50 – К71 – сотрудник после выполнения служебного задания вернул неиспользованные деньги в кассу.

Если по результатам поездки или закупки окажется, что работнику не хватило полученных авансом средств, пришлось доплачивать из собственных денег, то на основании отчета и приложенных к нему документов будет произведена доплата. В учете она оформляется так же как выдача под отчет.

Если выдано подотчет, проводка затрагивает только счета учета денежных ресурсов и расчетов с подотчетными лицами. Отнесение на определенную группу расходов осуществленных трат осуществляется после оформления авансового отчета должностным лицом. При утверждении авансового отчета и имеющихся в нем сумм, счет 71 кредитуется. Дебетовые обороты могут проходить по таким счетам:

• 10 – если целью выдачи подотчетных средств была закупка материалов;
• 20 – при расходовании денег на нужды основного производственного подразделения;
• 23 – при покрытии нужд вспомогательных цехов;
• 25 – если издержки могут быть отнесены к группе общепроизводственных;
• 26 – для трат из подотчетных сумм для административных и общехозяйственных нужд;
• 41 – при закупке партии товаров подотчетным лицом;
• 44 – при покрытии подотчетными средствами расходов, связанных с реализацией продукции;
• 91 – если подотчетные средства выдавались для организации мероприятия, не связанного с производственной деятельностью.

Авансовый отчет считается утвержденным после проставления на нем визы руководителя. С этого момента он может считаться основанием для внесения бухгалтерских записей в учет.

Если должностное лицо, которое получило авансом подотчетные суммы, нарушило сроки возврата неиспользованных средств, то величина невозврата заносится в долг этому сотруднику. В учете это отражается записью между дебетом 94 и кредитом 71 счета. Сумма может быть погашена работником добровольно или удержана из его заработка. При возмещении долга из заработной платы составляется корреспонденция Д70 – К94. В ситуациях, когда удержать из зарплатных доходов задолженность нельзя, она переводится в дебет 73 счета с кредита 94.

Пример

Инженеру были выданы наличные деньги для закупки запасных деталей в сумме 5500 рублей. Фактически потрачено было 4900 рублей. Сотрудник отчитался на следующий день после покупки запчастей и вернул остаток денег. В учете делаются записи:

• Д71 – К50 на сумму 5500 рублей;
• Д10.5 – К71 в размере фактических расходов 4900 рублей по отчету;
• Д50 – К71 в сумме возврата 600 рублей (5500 – 4900).

Другой пример – бухгалтер направлен в командировку на 2 дня для участия в семинаре. Авансом ему были выданы в кассе деньги в сумме 4000 рублей. На третий день после возвращения был составлен авансовый отчет, по которому выявлен перерасход средств на сумму 450 рублей. Доплату перечислили на карту сотруднику. Проводки:

Особенности счета №71

Счет является активно-пассивным. Выше мы рассмотрели традиционные бухгалтерские проводки по счету 71, когда он выступает как активный, т. е. дебетуется при получении денег и кредитуется при списании расходов. В качестве пассивного счет используется реже, но такие случаи бывают.

Например, денег в кассе фирмы нет, а ехать в командировку надо, и сотрудник согласен использовать личные финансы с тем условием, что по возвращении командировочные расходы будут оплачены. В этом случае составляется проводка Д-т 20 – К-т 71.

В этом случае возникли расходы до их оплаты, и предприятие обязуется их возместить. В этом примере 71 счет – пассивный.

Как заполнять авансовый отчет

Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 – 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в документе.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне бланка указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 – 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

На лицевой стороне авансового отчета указывается стандартная информация: наименование организации, номер и дата составления авансового отчета, фамилия и инициалы подотчетного лица, его табельный номер и должность, а также назначение аванса (хозяйственные, командировочные расходы и т.п.). Далее бухгалтером заполняется таблица, в которой указывается сумма аванса, сумма израсходованных денежных средств и остаток (или перерасход), а также соответствующие бухгалтерские проводки.

Дт 50 (51) – Кт 71 – возвращены неизрасходованные денежные средства
.

Авансовый отчет

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД.

Подробнее о Реквизитах первичного учетного документа

Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.

Особенности счета 71

Работа предприятия сопровождается возникновением ситуаций, при которых необходим расчет за наличные средства. Чаще всего это обусловлено поездкой сотрудника в командировку или организацией досуга клиенту компании.

Для получения подотчётных средств сотрудник должен написать соответствующее заявление на имя руководителя с указанием необходимой денежной суммы. Также в заявлении указывается предполагаемая дата трат и предназначение запрашиваемых ресурсов. Заявление подписывается у директора и сотрудник получает деньги на руки.

Запрещено выдавать материальные средства, если по выданным ранее ресурсам у работника не закрыта отчетность. При необходимости допускается вариант списания средств в качестве утери по счету 94.

Сотрудник организации обязан предоставить отчёт с приложением оригиналов всех документов в течение 3 дней после совершения трат. Отчетность по хозяйственным и другим видам затрат может быть представлена спустя три дня после завершения срока, на который выдавались денежные средства. Так как ни один норматив не содержит срока сдачи документов, то дополнительно можно утвердить акт, согласно которому работник обязан предоставить отчетность именно в это время.

Подтверждающие документы

Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и , билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т.п.

Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11) или дубликат.

Кассовые чеки

Кассовый чек будет считаться надлежаще оформленным, если он составлен не только в соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ, но имеет все реквизиты, указанные в ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ).

Если чек оформлен с нарушениями законодательства, то налоговая инспекция, скорее всего, будет оспаривать расходы по такому документу, учтенные при расчете налога на прибыль. Вместе с тем при отсутствии искажения сведений о факте хозяйственной жизни, а также при выполнении условий п. 2 ст. 54.1 НК РФ налогоплательщик имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Этот аргумент при необходимости можно привести контролерам или в суде.

Аргументы ведомства следующие:

• НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
• НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.

Характеристика счета 71

71 счет устроен как активный счет, но сальдо на конец месяца может образоваться как кредитовое, так и дебетовое. Остаток по кредиту будет означать долговое обязательство организации перед сотрудником: выданной в подотчет суммы не хватило на подтвержденные хозяйственные расходы. Конечный остаток по дебету говорит о дебиторской задолженности сотрудника перед предприятием.

Сомнений в том, какой он 71 счет: активный или пассивный, быть не должно. Счет активно-пассивный по структуре ближе к активному. Увеличение суммы выданных средств будет отражаться в дебете, а уменьшение дебиторской задолженности – в кредите.

Счета аналитического учета открывают по каждой выданной в подотчет сумме. Контроль над процессами выдачи и использованием средств целевого назначения позволяет снизить неэффективные расходы предприятия.

Об актуальности учета расчетов с подотчетными лицами

Согласно действующему законодательству, каждое предприятие обязано вести бухгалтерский учет имеющегося имущества, различных хозяйственных операций и обязательств. К одной из важных задач бухгалтерского учета относят формирование достаточно полных и достоверных сведений, связанных с хозяйственными процессами и финансовыми результатами осуществляемой деятельности предприятия.

Поскольку в деятельности каждого предприятия расчетам с подотчетными лицами свойственен массовый характер и взаимосвязь со многими иными разделами учета (расчетами с подрядчиками и поставщиками, операциями по кассе/движению материальных ценностей), руководителю следует четко понимать, как должен быть корректно организован бухгалтерский учет, как денежных средств, так и операций с ними.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

• Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
• Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Порядок выдачи денег в подотчет

Выдача средств подотчет работнику может быть осуществлена несколькими путями.

Самым простым и распространенным способом является выдача денег из кассы. При этом кассир в момент выдачи оформляет операцию расходным кассовым ордером.

До середины 2017 года при выдаче денег подотчет в обязательном порядке работник должен быть оформить заявление о выдаче суммы. Это должен был делать любой сотрудник организации, включая директора. Заявления разрешено было не оформлять при возмещении излишнего подотчета и выдаче суточных на командировку.

С 2017 года в данную процедуру были внесены изменения. Компания может продолжать использовать заявления, либо оформить приказ руководителя, в котором будет указаны Ф.И.О. подотчетников, суммы и сроки отчета по полученным средствам.

Внимание! При отсутствии заявления или приказа, либо некорректном их составлении, на компанию и ответственных лиц могут налагаться штрафы до 50 тысяч рублей.

Заявление для директора должно отличаться от бланков простых работников — в нем он не просит выдать ему подотчет, а дает распоряжение выполнить данное действие.

Последние поправки к порядку кассовых операций разрешают выдавать подотчет новую сумму, если работник по старой еще не отчитался. Ранее такой шаг был запрещен.

Помимо наличных средств, выдавать подотчет можно также путем перечисления с расчетного счета на карточку работника. Для такого шага он оформляет заявление, и включает в него банковские реквизиты для выполнения платежа.

В случае, если заявление оформлено не будет, то налоговый орган при проверке решит, что было выполнено перечисление доходы (зарплаты), и доначислит на сумму налог НДФЛ. Также в платежном поручении нужно указывать, что производится именно выдача подотчет.

Если выдача произведена на карту, то в качестве подтверждающего документа работник может приложить чек из терминала, банкомата, банковскую выписку и аналогичные бланки. В случае, если работник находится в командировке и ему перечисляется дополнительная сумма суточных, то оформлять еще одно заявление не нужно. Но отчитаться по всем суммам нужно будет одновременно.

Внимание! В случае, если работником подотчетная сумма была потрачена не полностью, то после оформления авансового отчета он должен вернуть неиспользованный остаток назад в кассу

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

• Взносы в фонды
• Усн
• 6-НДФЛ
• Налог на прибыль
• Ндс

• Контакты
• О сайте

Мы можем оповещать вас о новых статьях, чтобы вы всегда были в курсе самого интересного.
Продолжить Нет, спасибо
 

Командирование сотрудников за рубеж

В случае командирования сотрудника за границу ему производится выдача аванса в валюте той страны, куда предполагается поездка.

Списание с 50-го счета производят в дебет 71-го счета. В данном случае операция отражается в валюте платежа и рублевом эквиваленте согласно курсу ЦБ РФ, которому отвечает момент выдачи.

После возвращения сотрудника из командировки и представления им авансового учета/подтверждающих документов списание задолженности с кредита 71-го счета производится в дебет 26-го счета либо иного счета в зависимости от характера расходов согласно курсу на момент сдачи отчета.

Если в течение периода командировки курс валют поменялся, списывают курсовую разницу на 91-й счет. Отрицательная разница списывается на расходы (Дб 91, К 71), положительную разницу относят на доходы (Дб 71, К 91).