Среднесписочная численность работников — формула и примеры

Штраф за не сдачу среднесписочной численности

Если компания или предприниматель не вовремя подали или вообще не подали отчет о средней численности, то налоговая может наложить штраф в сумме 200 рублей за каждый документ (согласно НК).

Кроме этого, через суд на виновное должностное лицо может за это же нарушение быть наложен штраф 300-500 руб. (согласно КоАП).

Однако даже если штраф был уплачен, компания или предприниматель обязаны все равно подать его.

Также не сдача отчета может рассматриваться налоговой как отягчающее обстоятельство при появлении других аналогичных нарушений. Это, в свою очередь, повлечет в будущем наложения штрафов в двойном размере.

Пример расчета за месяц

В январе количество работников было таким: с 1 по 15 – 17 человек, с 16 января 4 человека уволилось, а 20 января пришел новый сотрудник. Считаем: (17 * 15) + (13 * 4) + (14 * 12) / 31 = 15,3. Согласно правилам округления в январе среднее число занятых работников равно 15 человек. Подсчитав количество и за другие месяцы, мы сможем рассчитать и поквартальную численность. Предположим, что в феврале численность равна 18 человек, а в марте 21 человек. В квартале среднее значение равно 15+18+21/3 = 18 человек.

В случае, если наемные рабочие отсутствуют, а есть только директор, то формула значительно упрощается. Любое значение равно единице.

Мы показали расчет на небольшом количестве работников, для больших предприятий он делается аналогично, только числа будут больше.

Давайте попробуем усложнить задачу и добавим работников, которые заняты неполный рабочий день. Если 2 человека работают на полставки, то их можно принимать за одну единицу. Но бывают и более сложные ситуации. Тогда расчет ведется не по дням, а за человеко-часы. Подсчитываем количество отработанных часов человеком в месяц и делим на продолжительность рабочего дня и на количество дней в месяце.

Рассчитаем среднесписочное количество занятых в год. С 1 января по 30 апреля работало 153 человека по трудовому договору на полную ставку, с 1 по 31 мая в связи с дополнительной работой взяты на работу еще 12 человек с рабочим днем в 6 часов. С 1 июня уволилось 3 работника.

За январь-апрель среднесписочная численность равна 153. В мае прибавилось (6 * 12 * 31) / 8 / 31 = 9. С июня среднее количество равно 150. Среднесписочная численность за год = (153*4 месяца) + (153+9)*1 мес + 150*7 мес = 1824 / 12 = 152.

Расчеты провести довольно просто, нужно только внимательно учесть всех работников и отработанное ими время.

Что включает среднесписочная численность

Согласно нормам Указаний по заполнению федерального статистического наблюдения Сведений о заработной плате и численности работников, которые утверждены приказом Росстата от 2008 года средняя списочная численность за каждый календарный день включает:

• Работников, отсутствующих по уходу за больным членом семьи или по причине заболевания (подтверждается больничным листом).
• Сотрудников, которые фактически пришли на рабочее место.
• Лиц, которые отсутствуют на работе в связи с пребыванием на общественных работах, прохождением работы на дому.
• Сотрудников, работающих по методу вахты.
• Лиц, временно принятых на место отсутствующего по каким-либо причинам работника.
• Лиц, которые отсутствуют на работе из-за простоя организации.
• Сотрудников, которые отправлены на повышение квалификации с отрывом от рабочей деятельности.
• Работников, участвующих в забастовках, митингах, находившихся под следствием до решения суда, совершавших прогулы.
• Лиц, которые приняты на неполный рабочий день или рабочую неделю (половина единицы).
• Сотрудников, получивших выходной (отгул) за переработку или ранее отработанное время.
• Студентов, которые приняты на должность на срок прохождения производственной практики.

Порядок учёта граждан

Для правильного заполнения отчёта необходимо разделение сотрудников на включаемых и исключаемых из расчёта. Отдельному учёту подлежит персонал, оформленный на неполное рабочее время в соответствии с графиком работы, утверждённым предприятием или индивидуальным предпринимателем.

Для расчёта используются первичная документация:

• табеля учёта использования и контроля времени исполнения трудовых обязанностей;
• приказы о приёме и увольнении сотрудников с учётом полного или сокращённого времени работы при приёме либо в период деятельности;
• распоряжения о внутренних кадровых перестановках: выход в декретный отпуск и возобновление трудовых обязанностей, совместительство и совмещение профессий.

Формула расчёта среднесписочной численности за месяц включает следующие категории трудового персонала:

• специалисты, для которых данное место работы считается основным, вне зависимости от полного или сокращённого времени исполнения обязанностей;
• лица, находящиеся в ежегодных отпусках всех видов, на листках по временной потере трудоспособности, в служебных командировках;
• сотрудники, находящиеся в декретном отпуске при условии работы в режиме неполного рабочего дня или исполняющие трудовые обязанности на дому.

В соответствии с п.79.1 указаний Росстата № 772 с 01.01.2018 года лица, работающие в режиме сокращённого времени и одновременно сохраняющие право на социальное пособие, включаются в формулу расчёта среднесписочной численности за месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев или другой временной интервал на общих основаниях.

Не включаются в состав граждане:

• принятые на условиях внешнего совместительства;
• оформленные по разовым договорам на оказание услуг или выполнение работ гражданско-правового характера;
• числящиеся в декрете и не осуществляющие трудовую деятельность.

Основная информация для отчёта ССЧ

Подобный отчёт помогает составить общее представление о составе фирмы, организации или структуре работы индивидуального предпринимателя. Это требуется для того, чтобы определить категорию бизнеса — малый, средний или крупный. Если необходимо понять, как рассчитать среднесписочную численность работников за год, нужно знать, что входит в это понятие:

• средняя численность официально трудоустроенных работников;
• средняя численность привлечённых внешних работников;
• средняя численность работников, выполнявших определённые задачи по гражданско-правовому договору.

Это позволяет определить, как много людей участвуют в конкретном бизнесе. Из приведённого списка становится видно, что речь идёт не только об официальных работниках, оформленных по трудовому договору, но и тех, кто привлекался для выполнения разовых задач. Даже если человек поработал только один день, то всё равно необходимо указывать его в ежегодном отчёте.

ССЧ определяется за каждый календарный день месяца

В итоговый список входят также собственники организации, которые трудятся на определённых должностях и получают зарплату. Зачастую ошибка заключается в том, что указываются только наёмные сотрудники, работающие постоянно на основе трудового договора. Если нужно разобраться, как посчитать среднюю численность работников за год, то нужно подготовить списочный состав. Он включает следующих людей:

1. Вышедшие по факту на работу (даже в периоды простоя предприятия).
2. Отправленные в рабочие поездки с официальной оплатой.
3. Получившие отпуска (как оплачиваемых, так и за свой счёт).
4. Не работающие по причине болезни (на весь период, указанный в листе нетрудоспособности).
5. Временно не работающие из-за ухода за ребёнком.
6. Получившие отгул в качестве компенсации за праздники или выходные.
7. Получившие выходной по графику или отгул за переработку.
8. Практиканты, работники на стадии проверки или обучения.
9. Студенты, освобождённые временно для прохождения университетской сессии.
10. Сотрудники, работающие вахтовым методом.
11. Временно работающие для замены отсутствующих сотрудников.
12. Не работающие из-за государственных или социально-общественных обязательств.
13. Временные сотрудники, привлечённые из других организаций.
14. Сотрудники, не явившиеся на работу без уважительных причин.
15. Сотрудники, участвующие в забастовках.

Тем, кто только разбирается, как рассчитать среднесписочную численность работников, необходимо узнать, кого не нужно включать в общий список. Сюда относятся люди следующих категорий:

1. Внештатные работники.
2. Привлечённые на основе контракта или разового договора.
3. Уволившиеся после подписания заявления или не прошедшие испытательный срок.
4. Переведённые на другое место без сохранения оклада, переоформленные на другую организацию.
5. Отправленные в рабочую поездку в другую страну.
6. Частные бизнесмены, предприниматели и участники кооператива, не имеющие договоров со своей организацией.
7. Учредители, владельцы организации, не состоящие на официальной должности и не имеющие оклада.
8. Юристы.
9. Практиканты, направленные на учёбы с прекращением рабочей деятельности.
10. Студенты, пришедшие на профессиональную аттестацию с назначенной стипендией.
11. Военнообязанные, привлечённые к прохождению военной службы.
12. Работники, привлечённые из госорганизаций в качестве рабочей силы (солдаты или лица, отбывающие наказания).

Расчет ССЧ производится бухгалтером предприятия и предоставляется в отделение ФНС

Учет сотрудников неполного дня

Для получения показателя следует ориентироваться на Приказ Росстата № 711.

Подведение численности персонала, который работал неполный день согласно условиям трудового контракта, штатному расписанию, либо был переведен по своему письменному согласию на такой формат трудовой деятельности, осуществляется пропорционально отработке.

В общем виде схема расчета выглядит следующим образом:

По стандарту в неделе 40 ч, в дне – 8.

Пример 3

Компания ввела 8-часовой день при стандартной 5-дневной рабочей неделе. В марте 22 трудовых дня. При этом сотрудники на неполной ставке отработали 248 ч. В соответствии с вышеуказанной формулой, ССЧ рассчитывается так:

Нужно учитывать также особенности расчета за дни на больничном, в отпуске, неявки, которые приходятся на рабочие дни согласно календарю. За каждый из них берется число часов, аналогичное предыдущему трудовому дню.

Можно также считать следующим образом:

Затем полученную цифру следует поделить на число рабочих дней в месячном периоде, сложить все показатели по каждому из работников.

Пример 4

Организация взяла в штат 2 новых сотрудников на 4-часовой день. При этом один из них отработал 6 дней, другой – 8.

Важный момент: лиц, которые перешли на неполное время по инициативе работодателя, следует считать, как целые единицы.