Как посчитать среднесписочную численность в РСВ-1

Списочная численность работников компании в январе 2014 года

Выделено оранжевым цветом.

Нужно определить среднесписочную численность работников компании за январь 2014 г.

Решение. В январе 2014 г. численность работников списочного состава ОАО “Андромеда” равна 4039 человек. В январе 31 календарный день.

Среднесписочная численность работников за январь 2014 г. составила 130 чел. (4039 чел. : 31 календ. дн.).

Списочная численность

Полный перечень работников, которые учитываются в списочном составе, содержит п. 88 Постановления. Представим его ниже, а пока предложим запомнить несколько правил расчета списочной численности:

1. В списочную численность включаются все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Проще говоря, те, с которыми заключен трудовой договор (как срочный, так и бессрочный) и которые выполняли постоянную, временную или сезонную работу один день и более.

2. При расчете показателя учитываются собственники организаций, работавшие и получавшие заработную плату в своей фирме.

3. В списочной численности работников за каждый календарный месяц учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на рабочем месте по каким-либо причинам (например, заболевшие или совершившие прогул).

4. Списочная численность за каждый день должна совпадать с данными табеля учета рабочего времени работников.

Фрагмент документа. Пункт 88 Постановления Росстата от 20.11.2006 N 69.

Работники, которые не включаются в списочный состав, перечислены в п. 89 Постановления. Их не так много, поэтому советуем всех запомнить:

• внешние совместители;
• выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
• работающие по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;
• переведенные на работу в другую организацию без сохранения заработной платы, а также направленные на работу за границу;
• направленные на обучение с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций;
• подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации. Такие работники исключаются из списочной численности с первого дня невыхода на работу;
• собственники организации, не получающие заработную плату;
• адвокаты;
• военнослужащие.

Справка. Следующие категории работников учитываются в списочной численности: единицы за каждый календарный день:

• надомники,
• внутренние совместители,
• работники, оформленные в одной организации на две, полторы или менее одной ставки,
• лица, принятые на работу на неполный рабочий день, неполную рабочую неделю или на половину ставки.

Правильность расчета среднесписочной численности

Форма документа РСВ-1 была утверждена постановлением Пенсионного Фонда. Среднесписочная численность нужна для правильного расчета налогов, взносов. При заполнении формы РСВ-1 на титульном листе есть графа, в которую бухгалтер должен внести численность сотрудников. ПФР не дает разъяснений, за какой период рассчитывать среднюю численность и как её считать.

Раз нет особых указаний, значит, можно пользоваться правилами, которые установил РОССТАТ.

Показатель численности можно будет отражать за определенный квартал, за тот, к примеру, за который сдается документ

Нужно обязательно обращать внимание, что при расчете средней численности сотрудников не стоит указывать работников, находящихся в декретном отпуске. Процедуру подсчета можно разделить на несколько частей:

• Производим вычисления всех сотрудников. В данном варианте берем все дни, которые входят в отчетный период.
• На втором этапе расчёта производим исчисление работников, которые трудились неполный день, за отчетные месяцы.
• Третий этап дает возможность произвести исчисление работников за отдельные месяцы.
• На четвертом этапе производятся исчисления сотрудников, которые трудятся неполный день, исчисляется за каждый месяц.
• На последнем этапе определяется среднесписочная численность за квартал.

Все значения должны округляться до целых чисел.

Когда нужно отклониться от методики

Мы рассмотрели порядок расчета показателей численности работников, предписанный Указаниями, к которым бухгалтера отсылает большинство нормативных документов, требующих рассчитать эти показатели.

На практике методика, описанная в Указаниях, может применяться только с учетом специфики целей расчета. Чтобы поставить точную цифру, бухгалтеру, как правило, приходится отступать от этой методики.

Напомним лишь некоторые нестатистические случаи, когда бухгалтер должен рассчитывать показатели численности:

• для подтверждения права на применение УСН (пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ);
• подтверждения права на применение пониженных ставок страховых взносов организациями, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов (п. 3 ч. 1 ст. 58 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее – Закон N 212-ФЗ), а также организациями, оказывающими инжиниринговые услуги (ч. 5.4 ст. 58 Закона N 212-ФЗ);
• заполнения титульного листа формы-4 ФСС (Приказ Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 216н) и формы РСВ-1 ПФР (Приказ Минздравсоцразвития России от 15.03.2012 N 232н);
• выбора способа представления отчетности в ПФР и ФСС РФ в форме электронных документов (ч. 10 ст. 15 Закона N 212-ФЗ).

Рассмотрим подробнее, какие именно корректировки нужно произвести, чтобы определить значение показателей численности для целей составления и сдачи отчетности по страховым взносам.

Как рассчитать среднесписочную численность на примере

Перед тем как рассчитать среднесписочную численность работников за год, необходимо произвести расчет за меньший отрезок времени – месяц, по всем указанным категориям по отдельности, а затем учитывать суммарные показатели для определения численности за большой период.

Для того чтобы посчитать данные за месяц, необходимо суммировать списочную численность на каждый календарный день и разделить их на количество дней в месяце.

Чтобы расчет был более понятен, рассмотрим пример расчета за март (в котором 31 день):

Шаг 1 — считаем численность сотрудников на полном рабочем дне

Исходя из наших условий, получается, что сотрудников отработали у нас все рабочие дни, а 2 сотрудника работали всего 15 дней.

Формула проста:

Общая сумма всех показателей списочной численности на каждый день месяца / Количество календарных дней в месяце

Применим формулу и получим следующий расчет:

(28*31 + 2*15) / 31 = 28,96

Это и есть среднесписочная численность сотрудников с полной занятостью.

Шаг 2 — подсчет сотрудников с неполной занятостью

Определимся с формулой:

Общая сумма часов, отработанных такими сотрудникам / Продолжительность рабочего дня на предприятии / Количество рабочих дней в месяце

То есть среднесписочная численность равна сумме полностью отработанных дней такими работниками.

Предположим что в марте было 22 рабочих дня, где наши 3 сотрудника работали по 4 часа. Рабочий день в компании восьмичасовой. Применим формулу:

(3*4*22) / 8 / 22 = 1,5

Что получается верно, если учесть, что наших сотрудников трое, а работают они половину рабочего дня.

Шаг 3 — суммируем показатели и округляем

В итоге производим суммирование показателей из шага 1 и 2:

28,96 + 1,5 = 30,46

А после производим округление:

30,46 = 30

Стоит заметить, что округление среднесписочной численности производится до целого числа по арифметическим правилам

Также важно производить округление именно на последнем этапе. В противном случае мы можем получить искаженные данные

Что собой представляет отчет РСВ-1

Масштабная реформа механизма уплаты страховых взносов в 2017 году привела к тому, что большая часть социальных платежей перешла под контроль налоговых инспекторов. На сегодняшний день все социальные платежи за исключением взносов от несчастных случаев и в связи с профзаболеваниями находятся под администрированием работников органов налогового контроля. Расчет, предоставляемым в ФНС, начиная с 2017, был утвержден приказом ФНС №ММВ-7-11/551 от 10.10.16г. Документу присвоен код налоговых документов КНД 1151111.

Указанным приказом была определена не только форма бланка, но и порядок заполнения отчета.

В соответствии с Приказом, все компании и предприниматели, которые производят выплаты социального характера в отношении физических лиц, должны заполнить следующие разделы документа:

1. Титульная страница;
2. Первый раздел, раскрывающий сводную информацию о соцобязательствах плательщика взносов;
3. Первый подраздел – отражает порядок определение взносов на ОПС;
4. Второй подраздел – используется для расчета сумм на обязательное медстрахование персонала;
5. Второе приложение, отражающее исчисление величины взносов на соцстрахование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
6. Третий раздел, используемый для раскрытия персонифицированных сведений отдельно по каждому лицу.

Что касается полного перечня разделов, которые включены в Расчет по страховым взносам, их необходимо заполнять только в том случае, если имеются соответствующие основания.

Предоставление расчета по страховым взносам должно осуществляться ежеквартально не позднее 30-го числа месяца следующего за окончанием отчетного периода. Внесение данных осуществляется нарастающим итогом, начиная с первого квартала года. В различных изданиях появлялась информация о том, что с 2018 года страхователи должны будут предоставлять расчет ежемесячно.

Передать заполненный бланк расчета по общим правилам компаниям необходимо по месту своей регистрации. Что касается предпринимателей, то отчитаться потребуется в инспекцию ФНС по месту жительства бизнесмена.

В том случае, если сроки передач налогового документа не будут соблюдены, в отношении страхователя применимы методы административного воздействия в виде штрафа в размере пяти процентов от величины взносов, подлежащих уплате в казну. Начисление штрафа будет осуществляться за каждый полный и неполный месяц просрочки.

Среднесписочная численность работников в РСВ-1

В едином расчете по страховым взносам, который пришел на смену традиционным действовавшим ранее отчетным формам, страхователю потребуется рассчитать и отразить показатель средней списочной численности наемного персонала. Рассмотрим, каким образом осуществляется расчет численности для целей заполнения этого отчета.

При определении среднесписочной численности в РСВ-1, плательщикам взносов необходимо руководствоваться приказами органов статистики, такими как приказ №357 от 03.08.15, 498 от 26.10.15.

Указанные выше документы определяют категории работников, которые должны быть учтены в расчете, а также тех работников, которые исключаются при определении средней численности.

При расчете средней списочной численности необходимо включить в расчет следующие группы работников-физических лиц:

• Наемный персонал, который ежедневно исполняет свои профессиональные обязанности в организации, что также подтверждено документально, а именно заполненным табелем учета рабочего времени. В эту группу также входят работники, которые фактически присутствуя на рабочих местах не имеют возможности исполнять свои профессиональные обязанности в компании (например, по причине простоя);
• Работники, которые приказом руководителя были направлены на другие территории для целей командировки, подтверждением которой является приказ руководителя о командировке;
• Граждане в течение всего периода нетрудоспособности, вплоть до дня фактического выхода на рабочее место либо увольнения, если состояние здоровья не позволяет продолжать выполнять работу в организации;
• Персонал, который был направлен организацией на выполнение общественно-значимых поручений;
• Сотрудники, которые трудятся в организации на условиях неполного рабочего дня, за исключением тех граждан, которые в связи с требованиями законодательства имеют право работать по сокращенной продолжительности;
• Вахтовики, то есть категория наемного персонала, которая была направлена руководителем организации выполнять свои трудовые функции за пределами основной территории работодателя;
• Работники, которые фактически отсутствуют на рабочих местах по причине нахождения в отпуске (ежегодном, дополнительном, отпуске за свой счет) при условии, что за ними сохраняется не только занимаемая должность, но и уровень заработной платы.

Представленные выше приказы органов статистики, определили также группу трудящихся граждан, которые не могут быть учтены при определении значения показателя средней списочной численности. К их числу относят:

1. Внешние совместители. В соответствии с нормами права совместители должны быть учтены только месту своей основной работы. Соответственно, организация в расчете учитывает только внутренних совместителей;
2. Персонал, который по согласованию с руководством на временной основе был переведен на работу в другую организацию при условии, что за ним не сохраняется должность и оклад;
3. Работники, выполняющие в компании разовые обязанности, то есть те, с которыми был заключен договор гражданско-правового характера.

Среднесписочная численность

Пунктом 4.14 Порядка заполнения РСВ-1 ПФР определено, что в поле “Среднесписочная численность” указывается среднесписочная численность работников, рассчитанная в порядке, ежегодно определяемом приказами Федеральной службы государственной статистики.

Кого опять забыли. При этом ничего не сказано относительно внешних совместителей и лиц, которым начислено вознаграждение по гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг (ГПД). Поскольку на их доходы начисляются страховые взносы в ПФР, они также должны включаться в показатель среднесписочной численности на титульном листе формы РСВ-1 ПФР.

Как включить исполнителей по ГПД. Вопросу учета таких лиц посвящен п. 83 Указаний. Он ведется в показателях средней численности. Исполнители по ГПД учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения. Средняя численность исполнителей по ГПД за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается как их численность за предшествующий рабочий день.

Примечание. Исполнитель по ГПД – штатный сотрудник

Если гражданско-правовой договор заключил работник списочного состава, он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам (п. 83 Указаний).

Кто не включается в расчет средней численности исполнителей по ГПД. В среднюю численность работников, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, не включаются:

• индивидуальные предприниматели;
• лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.

Если страховые взносы начисляются только в ФФОМС. Учитывать ли при расчете показателя средней списочной численности лиц, на доходы которых не начисляются страховые взносы в ПФР, например временно пребывающих высококвалифицированных иностранных работников? Да, учитывать. Такой вывод можно сделать из анализа состава показателей разд. 2 формы РСВ-1 ПФР. Он предусматривает отражение доходов и таких работников.

Итоговый показатель среднесписочной численности для формы РСВ-1 ПФР. Конечный показатель среднесписочной численности для титульного листа формы РСВ-1 ПФР формируется как сумма трех слагаемых:

• среднесписочной численности, рассчитанной в соответствии с нормами п. п. 78 – 81 Указаний;
• средней численности внешних совместителей;
• средней численности исполнителей по ГПД.

Н.А.Ленская

Аудитор

Порядок расчета

Для расчета среднесписочной численности следует руководствоваться Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», № П-5 (м) «Основные сведения о деятельности организации», утвержденными Приказом Росстата от 22.11.2017 №772.

В НК РФ понятие среднесписочной численности не определено.

В среднесписочную численность включаются только работники, для которых учреждение является основным местом работы.

Полный перечень лиц, которых включают в списочную численность, приведен в п. 77 Указаний, а перечень лиц, не включаемых в списочную численность, – в п. 78 Указаний.

Среднесписочная численность отличается от средней тем, что в нее не включают внешних совместителей и работников по гражданско-правовым договорам.

При расчете среднесписочной численности за месяц надо сложить среднесписочную численность полностью занятых работников и среднюю численность не полностью занятых работников. При этом необходимо учитывать следующие нюансы.

К не полностью занятым относятся работники, которые трудятся неполное время по соглашению с работодателем. Если неполное время полагается по закону, такие работники учитываются как полностью занятые (п. 79.3 Указаний).

Сроки сдачи сведений о среднесписочной численности работников за 2018 год

Стандартный срок подачи сведений в ФНС о среднесписочной численности работников организации за год – не позднее 20 числа первого месяца, следующего за отчетным периодом.

Срок сдачи отчета о среднесписочной численности за 2018 год – не позднее 21 января 2019 года (поскольку 20 января 2018 года выпадает на воскресный день, крайний срок сдачи переносится на ближайший рабочий день).

Кто подает сведения о среднесписочной численности

Отчет в ФНС о среднесписочной численности за предшествующий год должны сдать в налоговую инспекцию все без исключения организации и индивидуальные предприниматели, которые в прошлом году заключали трудовые договора с наемными работниками.

Вновь созданные и реорганизованные компании также должны отчитываться о среднесписочной численности. Сделать это нужно даже в том случае, если в штате еще нет ни одного сотрудника. Для вновь зарегистрированных предпринимателей особые сроки отчетности не установлены.

Организации, открывшие обособленные подразделения, должны отчитаться о среднесписочной численности в ФНС по местонахождению головного офиса. В отчете необходимо указать сведения обо всех сотрудниках компании, включая филиалы. Подавать сведения по каждому из подразделений в отдельности не нужно.

Расчет среднесписочной численности работников при полном и неполном рабочем времени

Если часть работников занята полное рабочее время, а другая часть — неполное рабочее время, общую ССЧ считают следующим образом.

1. Определяем ССЧ сотрудников на полном графике за каждый месяц отчетного периода.

2. Определяем ССЧ сотрудников на неполном графике за каждый месяц отчетного периода.

3. Полученные значения складываем, делим на количество месяцев в отчетном периоде и округляем.