Регламент выездных проверок: что нужно знать

Как проверяющие запрашивают документы

Если выездная проверка проходит на территории организации, проверяющие вправе запросить копии документов в письменной форме, предъявив организации требование о представлении документов. Наряду с этим проверяющие могут в устной форме запросить подлинники документов для ознакомления (с согласия организации) на месте проведения проверки. Если организация отказывается представить оригиналы документов для ознакомления, инспекция предупредит ее об обязанности обеспечить проверяющим такую возможность специальным уведомлением.

Если выездная проверка проводится по местонахождению инспекции, проверяющие вправе запросить документы в письменной форме и ознакомиться с ними в инспекции (в этом случае проверяющие могут запросить у организации как подлинники, так и копии документов по своему усмотрению).

Кроме того, в исключительных случаях независимо от места проведения выездной проверки (на территории организации или по местонахождению инспекции) проверяющие могут провести выемку документов (и копий, и подлинников) и ознакомиться с ними в инспекции. Об этом говорится в пункте 12 статьи 89 Налогового кодекса РФ.

Если инспекция выездную налоговую проверку, то исследовать документы организации она , установленных налоговым законодательством (абз. 9 п. 9 ст. 89 НК РФ).

Для запроса документов проверяющие должны направить в организацию требование, форма которого утверждена приказом ФНС России от 8 мая 2015 г. № ММВ-7-2/189 (п. 1 ст. 93 НК РФ).

В требовании должны быть указаны:

основание для истребования документов (статья НК РФ);

срок, отведенный организации для представления документов;

сведения об истребуемых документах (их вид, наименования, реквизиты, период, к которому они относятся);

полное и сокращенное наименование проверяемой организации, ее ИНН, КПП;

вид и период проверки, в ходе которой истребуются документы (например, выездная проверка по налогу на прибыль за 2009 год).

Это следует из приложения 5 к приказу ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338.

Требование о представлении документов подписывает налоговый инспектор, который непосредственно проводит выездную проверку (п. 1 ст. 93 НК РФ). Наличие печати налоговой инспекции на требовании не обязательно. В налоговом законодательстве такого условия нет (ст. 93 НК РФ), в форме требования этот реквизит также не предусмотрен (приложение 15 к приказу ФНС России от 8 мая 2015 г. № ММВ-7-2/189).

Передать требование в организацию инспекция может несколькими способами:

вручить лично под расписку законному или уполномоченному представителю организации (на бумаге);

переслать по телекоммуникационным каналам связи (в электронном виде) в соответствии с Порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168.

Если этими способами передать требование невозможно, инспекция вправе направить его заказным письмом по почте. В этом случае требование о представлении документов считается полученным организацией по истечении шести рабочих дней с даты отправления заказного письма.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 93, пункта 4 статьи 31, пункта 6 статьи 6.1 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: может ли инспекция в рамках выездной налоговой проверки потребовать от организации документы, которые ранее уже сдавались в рамках предыдущих выездных (камеральных) проверок?

По общему правилу организация не обязана повторно представлять в инспекцию документы, которые уже были переданы ей в рамках предыдущих выездных (камеральных) проверок или налогового мониторинга. Но из этого правила есть исключения.

Повторно запросить документы налоговая инспекция может в следующих случаях:

организация представила в инспекцию подлинники документов, которые затем были ей возвращены;

инспекция утратила ранее представленные документы в связи с форс-мажорными обстоятельствами (например, наводнением, пожаром).

Такие особенности предусмотрены в пункте 5 статьи 93 Налогового кодекса РФ и действуют в отношении любых документов независимо от даты их первоначального представления в инспекцию.

Камеральная проверка

Главная цель камеральной проверки – проследить, соблюдает ли предприниматель нормы действующего налогового законодательства. Проводится она сотрудниками местного отделения налоговой службы. Кроме этого, инспекторы:

• выявляют суммы имеющихся задолженностей;
• проводят взыскание неуплаченного или частично погашенного долга;
• привлекают нарушителя к ответственности, административной или уголовной.

Для этого они проверяют всю документацию: декларации, устав компании, все бумаги, в которых зафиксирована хозяйственная деятельность, бухучет, справки об авансовых платежах и прочие документы.

Руководитель компании и главный бухгалтер обязаны предоставить инспекторам всю имеющуюся отчетность, в том числе и бухгалтерские бумаги, которые подтверждают факт правильного расчета и уплаты ЕНВД, НДС и других налогов. Если будут выявлены ошибки в проведении расчетов или заполнении документации, проверяющие обязаны все недочеты указать в своем акте. На его составление отводится 10 дней (со дня проверки). В течение двух недель со дня вручения акта, компания имеет право подать возражение, если будет не согласна с представленными сведениями.

Заметим, компанию заранее никто не предупреждает о том, что будет проводиться камеральная проверка. А она может быть стандартной. В ходе этой проверки инспектор может также изучать налоговые декларации, где указано, какими налоговыми льготами вправе пользоваться проверяемая организация, и декларации НДС, которые подтверждают право пользоваться возможностью на возмещение этого налога.

Как проводится обжалование акта выездной налоговой проверки

По окончании работы дают справку с указанием проверенных объектов и количеством времени, затраченного на инспекцию. Справка остается на предприятии. Ее должны подписать все проверяющие. Акт по фискальной проверке должен быть составлен в течение двух месяцев после заполнения справки, в некоторых случаях дается три месяца.

Требования к акту:

1. Заполняется только на бумаге,
2. Страницы должны быть пронумерованы, 
3. Текст акта составлен на русском языке,
4. Должен содержать все подтвержденные документами нарушения с пояснениями и выводами, 
5. Должен включать в себя вводную, описательную и итоговую части.

Акт подписывается проверяющими и представителем предприятия, вручается в течение пяти рабочих дней.

При разборе претензии вы имеете право присутствовать лично. Если не получится доказать свою правоту в вышестоящей инспекции, обращайтесь в суд. На обжалование решения по итогам выездной проверки, которое вступило в силу, дается год. Избежать проверки невозможно, но при соблюдении определенных условий вы можете минимизировать риски попасть под штрафные санкции.

Инструктаж персонала

Все вопросы только через координатора

Назначьте вашего представителя для взаимодействия с инспектором. Это может быть налоговый юрист, главный бухгалтер или финансовый директор. Понимающий правила проведения проверки и знающий все риски бизнеса. Именно этот ответственный за проверку будет реагировать на требования о представлении документов, передавать их инспектору, выслушивать вопросы и давать ответы.

Все дополнительные действия инспектора ( осмотры, выемки. инвентаризации, допросы) тоже должны проходить под его четким контролем.

Проведите инструктаж со всем коллективом

Реагировать на просьбы, уговоры, указания инспектора – только единым способом — направить к координатору. Никаких ответов без согласования с ним. Никакой самодеятельности. Это правильно.

О любых обращениях инспектора, устных и письменных,- например, вручение уведомления о вызове на допрос,- все без исключения сотрудники обязаны незамедлительно сообщить ответственному за проверку.

Настройте себя и коллектив на правильный тон

Настроиться очень важно. Рассматривайте общение с проверяющими как вид деловых переговоров

Не стоит развязывать маленькую войну с инспектором. Но и задушевные разговоры с проверяющими в курилках стоит исключить. Это один из способов сбора информации.

Вместо заключения

Выездная проверка — самая опасная из всех налоговых проверок.

При современных методах мониторинга и отбора, выездная проверка всегда результативна.

Но она может и не оказаться такой страшной, если к ней правильно серьезно подготовиться.

Важно понимать , правильно настроиться и разумно использовать все возможности по защите своих прав — и в досудебной стадии, и в судебном споре. Зачастую инспектора проверяют бизнес формально, совершают ошибки, нарушения доказывают некачественно, а аргументы компаний игнорируют

Все ошибки проверяющих нужно замечать и умело использовать для защиты своих прав

Зачастую инспектора проверяют бизнес формально, совершают ошибки, нарушения доказывают некачественно, а аргументы компаний игнорируют. Все ошибки проверяющих нужно замечать и умело использовать для защиты своих прав.

По статистике судебная практика по оспариванию результатов проверок складывается не в пользу налогоплательщика.

За первое полугодие 2018 года бизнес проиграл налоговикам в судах 66,3% споров. Но ведь 33,7 % ВЫИГРАЛ!

Давайте правильно готовиться, настраиваться, грамотно действовать и бороться!

Попадать в число решительных и неуязвимых! С оптимизмом, и верой в успех!

Надеюсь, было полезно.

Желаю вам, чтобы эта информация вашему бизнесу никогда не пригодилась.

Сроки проведения проверок

Существуют строгие ограничения по срокам контрольных мероприятий, которые регулируются НК и могут варьироваться в зависимости от субъекта проверки, объёмов работы и рядя других факторов:

• До 2 месяцев – если речь идёт о юридическом или физическом лице с простой структурой и отсутствием филиалов. По истечении данного срока проверка должна быть остановлена.
• Если у проверяемого лица имеют место самостоятельные структурные подразделения, филиалы и обособленные единицы экономической деятельности, для каждого из них срок проверки может продляться на 1 календарный месяц.

Однако существуют и дополнительные обстоятельства, при которых возможно инициирование повторной проверки или продление сроков на некоторое время.

Типовые нарушения, выявляемые при проверке

Нужна помощь с учетом и отчетностью?

Также возможны нарушения по вычетам по акцизам, учету по УСН, ЕНВД, начислению налога на имущество предприятий, исчислению транспортного и земельного налога, а также неверное удержание НДФЛ.

По закону инспекция не обязана информировать предприятие о предстоящей проверке. Но обычно такое предупреждения направляется. Инспекторы могут позвонить главбуху или директору предприятия или известить об этом электронным письмом. Вы не найдете нигде плана конкретной выездной проверки – это конфиденциальная информация. Общий план проверок меняется в течение года.

Первое, что нужно сделать руководству – проинструктировать сотрудников, как себя вести в присутствии проверяющих. Подготовить комнату для налоговиков, сократить до минимума контакты сотрудников с инспекторами и убрать из помещения все документы, не относящиеся к проверке. Оставьте для контактов одного сотрудника. Наиболее предпочтительной кандидатурой является главный бухгалтер.

Готовимся к проверке

Реальность — это главное

Даже если вашего контрагента ФНС признает «однодневкой», вы должны доказать , что сделка с этим контрагентом была реальной! Это очень важно!

Стоит продумать и заучить со всеми сотрудниками, участвующими в сделке, все детали легенды:

• как нашли поставщика, кто нашел, почему именно его, как обсуждали условия, где заключали договор, как выглядит директор, если встречались очно и т.д.
• доставка товара: как доставляли, какой транспорт, кому принадлежит, какой водитель, кто принимал товар, кто его передавал и т.д..
• выгрузка на склад: где склад, в собственности/аренда, условия хранения, достаточность площади склада, как выгружали, какими силами, кто принимал и т.д.

Обратите внимание на логику действий, временные промежутки, сроки и даты, указанные в документах. Отсутствие «здравого» смысла сделки, расхождения дат и нереальность сроков — на этом часто «палятся»

Храните все документы по переписке с контрагентами. Электронные письма тоже храните. Но осмотрительно. Приготовьте фрагменты, сканы. Чтобы не было лишней информации для проверяющих.

Даже если налоговой в отношении вашего контрагента выявлены отдельные признаки «однодневки» — ваша убедительная позиция может изменить ход дела. Вашу осмотрительность и непричастность к неправомерным действиям могут подтвердить документы и четкие ответы на вопросы на допросе в качестве свидетеля. Это касается и всех ваших сотрудников. Об этом моя статья «На допрос? — Не вопрос!»

Сообщите о проверке своим контрагентами и еще раз сопоставьте документы

Особенно постоянным, с большими оборотами, или подозрительным, на ваш взгляд. Уточните, были ли проверки у них. Любые. Камеральные, выездные, встречные. Были ли допросы. Спрашивали ли насчет вас. Какие звучали вопросы, какие даны ответы. Продумайте легенду с учетом полученной информации. Не исключено, что придут и к ним.

Первые и вторые экземпляры ваших с контрагентами документов должны быть абсолютно идентичными. Должны совпадать все реквизиты, в том числе подписи, печати, нумерации, даты. Проверьте еще раз. Факсовые копии замените на подлинники.

Подготовьте пояснения по локации своих объектов

Где находятся офис, склад, филиалы, обособленные подразделения, производственные объекты. Права пользования, цель использования. Чтобы при выезде на место инспектор из смог легко найти. Там не должно быть никакого постороннего имущества, документов и неосведомленных людей.

Критерии отбора

Каждая компания может самостоятельно оценить свои риски. ФНС выпустила ряд критериев, несоответствие которым увеличивает шансы на личное общение компании с инспекторами.

Основные показатели приведены в Приказе ФНС РФ от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@.

Ниже перечислены поводы для налоговой присмотреться к фирме:

1. Исчисленные налоги за период намного ниже среднего уровня налогов предприятий аналогичной отрасли.
2. Фирма несколько периодов подряд показывает в декларациях убытки.
3. Компания заявляет свое право на вычеты. Например, НДС, принятый к вычету, значительно больше начисленного налога.
4. Расходы значительно превышают доходы и при этом с каждым отчетным периодом растут.
5. У сотрудников низкая зарплата. Ниже МРОТ и (или) ниже среднего уровня зарплат по региону, отрасли и т.п.
6. Доходы и численность налогоплательщиков на УСН постоянно рядом с предельными значениями.
7. Доходы ИП постоянно на одном уровне с расходами.
8. В сделках задействованы цепочки контрагентов (посредники).
9. Компания или ИП игнорирует требования ФНС, не представляет запрашиваемые документы.
10. Компания неоднократно меняла адрес.
11. Рентабельность предприятия низкая в сравнении с рентабельностью предприятий похожей деятельности.
12. Компания заключает сделки с сомнительными контрагентами.

Заполняйте и отправляйте отчетность в ИФНС
вовремя и без ошибок с Контур.Экстерном.
Для вас 3 месяца сервиса бесплатно!

Завершающая стадия

Ограничение сроков распространяется не только на сам процесс проведения мероприятий, направленных на выявление правонарушений или преступлений, связанных с налоговой сферой. Свои требования предъявляются и к последней части данной операции. Как известно, после осуществления проверки уполномоченные должностные лица обязаны составить акт, в котором указаны все правонарушения, взыскания и сроки их погашения. Причём уложиться необходимо в те самые два месяца. Далее акт предоставляется проверяемому лицу для ознакомления.

Здесь есть несколько вариантов развития событий:

1. Лицо соглашается с вынесенным решением и всеми зафиксированными нарушениями и обязуется устранить их в установленные сроки.
2. Лицо не соглашается с выводами проверяющих, о чём сообщает в письменном заявлении на имя руководителя налогового территориального органа.

Во втором случае заявитель может оспаривать как часть решений, так и весь акт в целом. На ознакомление с документом отводится 10 дней, за которые проверяемый может определиться с дальнейшими действиями. Далее заявление, если таковое имеет место, отправляется в налоговую для рассмотрения руководством. Этот период также ограничен в соответствии с НК и составляет 15 дней. Вышестоящие лица могут как согласиться с заявлением, так и отклонить его. Но и это не  конец для заявителя. Даже в случае отказа от требований он может обжаловать решение в судебном порядке.

Как видим, вариантов разрешения конфликтных ситуаций довольно много, и от правильности выбора будут зависеть результаты. Поэтому адекватно оценивайте свое положение, вступая в спор с государственными инстанциями.

Процедуры, возможные при проверке

Какие мероприятия проводятся в процессе ревизии (раздел 5 Письма ФНС России от 25.07.2013г. №АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок»)?

• отправка уточнений в соответствующие инстанции зарубежных государств;
• отправка уточнений в банк;
• приглашение третьих лиц с целью опроса;
• инвентаризация имущества проверяемой компании;
• осуществление допроса свидетелей;
• инспекция различных объектов;
• истребование нужных документов;
• выемка необходимых документов или предметов;
• проведение экспертизы, назначаемой проверяющими лицами;
• привлечение специалиста или переводчика.

После тщательного исследования документов у проверяющих лиц обычно возникают промежуточные вопросы. Они могут затребовать дополнительные материалы, поинтересоваться отдельными аспектами финансовой деятельности компании. Все это является признаками подготовки результатов ревизии.

4) Оформление окончательных итогов проверки

Итогом многочасовых усилий проверяющих лиц по проведению выездной налоговой проверки становится справка. В ней указываются основные сведения по проведенной ревизии: что проверялось, сколько времени заняло, кто именно осуществлял проверку? Справка под роспись вручается директору организации или его доверенному лицу.

Однако на этом ничего не заканчивается. Свои выводы и размышления проверяющие лица в окончательном виде формулируют в акте проведения проверки. Делается акт не позднее 2 месяцев с момента составления справки. В акте подводятся итоги проверки с подведением окончательной черты под вопросом: присутствуют ли нарушения? Согласно пп.9 п.1 ст. 21 Налогового кодекса РФ, копия акта предоставляется представителю компании.

Согласно п.3.1 ст.100 Налогового кодекса РФ, к акту необходимо прилагать доказательную базу заявленных тезисов в виде подтверждающих документов.

На акте ставят росписи все участники ревизии.

А вот если акт отказывается подписывать проверяемое лицо, то в нем просто делается соответствующая отметка. В этом случае, скорее всего, налоговики и проверяемая компания в следующий раз встретятся уже в ходе процедуры обжалования результатов проверки.

5) Обжалование итогов выездной налоговой проверки

Пунктом 6 ст.100 Налогового кодекса РФ компании, имеющей возражения против обстоятельств, указанных в акте проверки, предоставлены возможности по обжалованию в течение 1 месяца с дня ознакомления с актом.

Изучив представленные возражения, фискальные органы в период до 10 дней (п.1 ст.101 Налогового кодекса РФ) решают:

• наложить взыскания на виновную компанию;
• аннулировать итоги ревизии, согласившись с возражениями;
• еще раз проверить компанию досконально в период до 1 месяца.

При проведении заседаний по рассмотрению материалов проверки может присутствовать представитель проверяемой компании.
Если впоследствии проверяемое юридическое или физическое лицо будет несогласно с итогами принятых решений, оно в соответствии со 139.1 Налогового кодекса РФ имеет право апелляционного обжалования.

Подается жалоба сразу после вступления в силу решения, принятого налоговым органом.

Заключение

Таким образом, процесс проведения выездной налоговой проверки является многоэтапным и сложным явлением. Правильное оформление сопутствующих документов со стороны налоговых органов играет здесь огромную роль.

Как вести себя во время налоговой проверки

— Во время проверки не нужно препятствовать инспекторам.  Лучше, чтобы с инспектором в ходе выездной проверки общался человек, уже имеющий подобный опыт. Как правило, это главный бухгалтер организации. Этот специалист обычно сам знает, что нужно говорить, а о чем лучше не говорить проверяющему. Когда проверка заканчивается, инспектор пишет акт, а организация, если она не согласна с выводами, пишет возражение к акту. И уже когда идет обжалование — в вышестоящем органе или в суде — обычно подключается юрист. Желательно, чтобы юрист тоже был с опытом участия в таких процессах

Тут важно не пропустить срок обжалования, подачи возражения и другие процессуальные сроки

Сразу идти в суд нельзя. Нужно сначала обжаловать в вышестоящем ведомстве, то есть подать апелляционную жалобу, а уже потом можно идти в суд. Без подачи апелляционной жалобы в вышестоящую инстанцию обжаловать решение в суде нельзя.

Немаловажный момент: следите не только за собой, но и за контрагентами

Ведь даже если у вашей компании почти безупречная отчетность, один контракт, заключенный менеджером сомнительной организации, уже может привлечь к вам внимание проверяющих

Любая проверка силовиков должна проходить по постановлению. До начала проверки оригинал документа должен быть предъявлен руководству компании. В отличие от налоговой проверки, предприниматель имеет право не допустить инспекторов от МВД в офис или на производство. Поводов может быть несколько: отсутствие документов (постановления), неправильно оформленные документы, несоответствие полномочий проверяющего его целям и так далее. Опытный юрист может заранее провести инструктаж сотрудников компании, разъяснив все тонкости законодательства. Нередко такие меры позволяют предотвратить незаконную проверку.

Давать показания полицейским никто не обязан. Здесь предприниматель и его сотрудники могут ссылаться на статью 51 Конституции РФ. Если руководство компании вызвали на допрос, лучше к нему подготовиться и выступить с единой версией. Разногласия между дающими показания сотрудниками компании могут привести к неприятностям.

Одно из самых негативных последствий полицейских проверок — изъятие документов и оборудования. К сожалению, препятствовать таким действиям силовиков практически невозможно, но изъятие документов и оргтехники можно и нужно обжаловать в суде. При изъятии руководство компании должно настаивать на полном и подробном отражении изъятого имущества в протоколе. Это подстрахует от «пропажи» вещей.

Как и в случае со всеми другими проверками — Роспотребнадзора, Ростехнадзора, Россельхознадзора и прочих надзоров — при проверках со стороны силовиков важно быть уверенным в собственной невиновности. Да, есть небольшая вероятность, что закон был нарушен по неведению

Но чаще бывает так, что если предприниматель не знает за собой явных проступков, то проверка заканчивается ничем.

Теги: свое дело, бизнес, стартап

Сколько хранить документы

Буквально в прошлом году было опубликовано письмо Минфина на эту тему (от 23.03.2016 №03-02-08/16273). Коротко о том, что пишет Минфин в этом письме:

• в данном документе речь идет о хранении первички, связанной с исчислением и уплатой налогов;
• в связи с этим, чиновники, ссылаясь на пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, говорят о необходимости хранения таких документов в течение не менее четырех лет;
• при этом речь идет не только о документах, хранящихся на бумажном носителе, но и об электронных;
• также в части порядка хранения (уничтожения) документов, чиновники ссылаются на Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526.

Отключить

Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.

Отключить

Основные задачи

В качестве основных задач при осуществлении выездной проверки указываются следующие:

• Рассмотрение финансово-хозяйственных операций, осуществляемых предприятием.
• Поиск преднамеренных и непреднамеренных ошибок в отчетной документации.
• Выявление причинно-следственных связей между бухгалтерской отчетностью и отчетами, представляемыми в налоговую службу.
• Расчет сумм налогов за прошедшие периоды и доначисление их при необходимости.
• Привлечение к налоговой ответственности за выявленные нарушения.

В первоначальном решении руководителя подразделения ФНС указан один период, вносить в него корректировки строго запрещено. Т.е. если в ходе проверки были выявлены факты, указывающие на возможность допущения ошибок в иные налоговые периоды, проверять их запрещено. С этой целью потребуется составление еще одного решения уже по проверке иного налогового периода.

Временной период, охватываемый анализом, не может превышать три календарных года. Проверяют только предшествующие периоды, за которые сдана налоговая отчетность. В законе до конца не прояснен вопрос относительно рассмотрения текущего налогового периода. Прямых указаний на невозможность его учета не существует. однако, как показывает практика, сотрудники ФНС в ходе выездной проверки текущий период не затрагивают.