Восстановление бухгалтерского учета: причины, особенности

5 шагов процедуры восстановления

Бухгалтерский учет восстанавливают пошагово. С каждым шагом ознакомимся подробнее.

Шаг 1. Проведение комплексного анализа объема работ

Чтобы предпринимать шаги для восстановления учета и отчетности, необходимо понять «масштаб трагедии». Этим безусловно, должны заниматься специалисты.

На данном этапе нужно проанализировать:

• Какие бухгалтерские документы есть у клиента;
• Провести диагностику не только бухгалтерского, но и налогового учета компании-заказчика.

Эти действия позволяют определить весь объем необходимых работ и сформулировать перечень основных задач.

Также в это время обговариваются все нюансы по сотрудничеству, клиент и исполнитель решают, чья территория больше подходит для работы с документацией.

После того как заказчик полностью ознакомится с отчетом, будет подписан договор о сотрудничестве и согласована стоимость оказания данной услуги.

Шаг 2. Процесс разработки плана мероприятий и его согласование

Когда специалисты ознакомятся с тем, какая ситуация сложилась в компании, будет начато составления плана мероприятий, который в итоге должен быть утвержден заказчиком.

Представим в виде таблицы

Как видно из таблицы, в плане мероприятий фиксируют задачи и сроки их выполнения.

Шаг 3. Процесс реализации запланированных мероприятий, исправление ошибок

На данном этапе собирают все документы. Восстанавливают те, которые отсутствуют. На основании документов, которые были восстановлены, создаются новые регистры для учета.

После восстановления всей документации, составляют корректирующую отчетность.

Шаг 4. Процесс подготовки и сдачи откорректированных отчетов

Прежде чем готовить отчетность, сверяют расчеты с поставщиками и контрагентами, для того чтобы все остатки нашли свое подтверждение.

Затем, по данным, которые подверглись восстановлению, формируют нужные отчеты, заполняют декларации для ФНС. После этих мероприятий специалисты компании-исполнителя помогают сдать отчетность, занимаются урегулированием споров по штрафам.

Шаг 5. Процесс разработки рекомендаций для клиента

Как только будет выполнен весь запланированный объем работ, разрабатываются рекомендации, которые позволят клиенту в дальнейшем избежать ошибок и нарушений. Эти рекомендации чаще всего практические, а значит при точном следовании им проблем с бух. учетом не должно возникнуть.

Промедление смерти подобно

Удивительно, но некоторые владельцы бизнеса, руководители компаний все равно продолжают задаваться вопросом, обязательно ли им восстанавливать бухучет, либо вовсе не спешат с этим важным делом. Между тем при неправильном ведении учета организацию ожидает много различных «предвиденных» неприятностей. После того, как компания из-за отсутствия бухучета не представит либо представит некорректную  налоговую отчетность с существенными отклонениями (например, отклонение выручки от реализации от поступления денежных средств на расчетный счет предприятия), ее счета могут быть арестованы налоговыми органами либо руководитель будет приглашен  для беседы и объяснения причин возникших расхождений.

Если восстановления бухучета по-прежнему не происходит, то арест счетов влечет приостановление хозяйственной деятельности организации. Кроме того, на юридическое лицо и руководителя организации налагается штраф. Вместе с тем законодательством предусмотрена возможность проведения проверок при отсутствии у проверяемого субъекта документов бухгалтерского, налогового учета и (или) других документов, связанных с налогообложением. В таком случае на основании п. 17 Указа, а также п. 2 ст. 81 НК контролирующему (надзорному) органу (в том числе налоговому) предоставлено право в пределах своей компетенции определять размер причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин) двумя методами:

— на основании сведений о движении денежных средств по счетам в банке и (или) сведений о проверяемом субъекте, полученных от других госорганов, юридических и физических лиц;

— расчетным методом на основании сведений о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях, осуществляющих аналогичные виды деятельности.

Суммы допричислений по акту проверки с применением одного из методов составят намного большие суммы, так как в этом случае расходы организации и налог на добавленную стоимость к зачету не принимаются, ввиду отсутствия полностью либо частично первичных учетных документов.

Невыполнение процедуры восстановления бухучета ведет и к тому, что все заинтересованные лица, включая кредиторов, акционеров, партнеров по бизнесу, банковские учреждения, не смогут получить достоверную информацию о деятельности фирмы, о том, насколько устойчиво ее имущественное положение.

Если бухгалтерский учет по-прежнему остается невосстановленным, то в результате проверок налоговыми органами на организацию накладываются все новые и новые штрафы.

В результате компания, которая не занялась восстановлением бухгалтерского учета, теряет деловую активность, доверие партнеров и кредиторов, обманывает своих акционеров и к тому же оказывается должной государству значительную сумму. При этом отсутствие бухучета и игнорирование необходимости его восстановления не позволит предъявлять претензии налоговым органам в случае, если какие-то штрафы и пени будут начислены безо всяких на то оснований.

Непроведение восстановления бухучета заставляет руководство компании продвигаться по океану рыночных отношений на ощупь, не имея представления о своих активах и пассивах, сумме долгов и обязательствах перед кредиторами и по договорам.

В этой связи не стоит ждать, пока нагрянет беда, — проблем с восстановлением бухучета можно избежать заранее. Необходимо контролировать эффективность работы бухгалтеров вашей компании, отсеивать при приеме на работу «горе-бухгалтеров», своевременно выявлять некомпетентных специалистов бухгалтерской службы.

Плательщику, не обеспечившему ведение учета в соответствии с законодательством, контролеры предлагают восстановить бухучет, установив срок для этого.

Квартальный отчет специализированная компания может восстановить за 2–3 недели активной работы при наличии всей необходимой документации.

Для восстановления бухучета лучше воспользоваться услугами специализированных фирм; по окончании всех процедур необходимо затребовать отчет и акт приема-передачи выполненных работ.

«Горе-бухгалтер» не разбирается в настройках бухгалтерской базы данных 1С, зачастую формирует бухгалтерскую и налоговую отчетность, полностью полагаясь на программу.

Каждого руководителя интересуют данные о расчетах с контрагентами. Анализируя эти счета, можно увидеть, проведены те или иные документы (платежи), нет ли просрочки. Как правило, это годовой бухгалтерский баланс и уточненные декларации по налогам и сборам.

«Финансовый директор» № 07-2013, стр. 53-55; Скачать в PDF

Этапы проведения процедуры

Восстановление документации проходит в несколько этапов:

• анализируются имеющиеся документы (степень сложности работ);
• составляется план по восстановлению бух. учета;
• выявляются и восстанавливаются (или создаются) недостающие документы;
• формируется та отчетность, которая направляется в ПФР, ОМС, фонд соц. защиты и налоговую;
• разрабатываются правила оптимизации бух. учета;
• владельцу компании предоставляется отчет о проделанной работе и вся восстановленная документация, в том числе и электронная.

Участниками этой процедуры становятся сразу несколько специалистов в разных областях:

• бухгалтеры;
• аудиторы;
• специалисты по налогообложению.

И у каждого своя функция. Так, в функции бухгалтеров входит подготовка, составление и проводка бухгалтерской документации. Аудиторы ставят задачу и контролируют ее выполнение в строгом соответствии с нормами действующего законодательства. Специалисты в сфере налогообложения отвечают за оптимизацию налогов и также принимают меры, которые не нарушают закон.

Когда требуется восстановление бухгалтерского учета

Необходимость восстановить бухгалтерский и налоговый учет за предыдущие периоды бывает связано с несколькими ситуациями:

• Частое изменение нормативных актов, регулирующих бухгалтерский учет;
• Отсутствие у бухгалтера времени на их изучение из-за большого объема работы;
• Частичная или полная утеря документации по разным причинам;
• Порча документации или намеренное изменение данных уволенным сотрудником;
• Когда бухгалтерский учет не велся вообще;
• Произошли обстоятельства непреодолимой силы (пожар и так далее);
• Низкий профессионализм бухгалтера;

Кратко охарактеризуем каждый пункт.

Изменение нормативных актов

Действительно, законодательство меняется часто и порой у бухгалтера просто физически не хватает времени, чтобы следить за ними. Тогда об умысле здесь говорить не приходится.

Частичная или полная утеря документации

Причин, по которым часть документов может быть утеряна много. Произошли ли непредвиденные обстоятельства (пожар) или какие-то другие, учет все равно придется восстанавливать.

Порча документации или намеренное изменение данных уволенным сотрудником

Нередки ситуации, когда уволенный сотрудник из чувства глубочайшей обиды на бывшее руководство уничтожает либо меняет данные в бухгалтерской программе.

Все это несет за собой последствия не только для самой компании, но и для человека который придет на это место работать. Если он обладает достаточным профессионализмом, то, возможно, и выправит ситуацию сам, но чаще всего приходится обращаться к специалистам.

Если бухгалтерский учет не велся вообще

Возможно, это звучит нереально, но и сейчас есть компании, которые не уделяют должное внимание учету и отчетности. Данные фиксируются в простых тетрадях и это еще в лучшем случае

Низкий профессионализм бухгалтера

Случается, что необходимость восстановления учета обнаруживает сам бухгалтерский работник. При формировании отчетности цифры расходятся друг с другом, невозможно свести баланс, в разноске ошибки.

Чаще всего, это следствие небольшого опыта работы, а не того, что бухгалтер плохой. А бывает и так, что ошибки в отчетности обнаруживают уже специалисты ФНС.

Последствия этого печальны. Восстанавливать учет они точно не будут. Закончится это может не просто штрафом, а уже следствием и судебным разбирательством.

Что делать в каждом из описанных случаев? В любом из них учет придется восстанавливать. Вполне естественно, что во время этой процедуры может возникнуть ряд проблем.

Придется заниматься восстановлением утерянной документации, составлять заново или изменять существующую электронную базу данных. Все это занимает время, которого обычно и так не хватает.

Прежде всего стоит определиться, кто будет заниматься всей процедурой восстановления. На самом деле здесь не так уж и много вариантов.

Способы восстановить бух. учет: достоинства и недостатки

Из таблицы мы видим, что обращение к профессионалам несколько упрощает процедуру и дает гарантированный результат.

Последствия нарушения правил ведения бух. учета

Если организация или предприятие грубо нарушает порядок ведения бухгалтерского и налогового учета, постоянно нарушает сроки сдачи отчетности, ничем хорошим это не закончится.

Основная проблема не в налоговых платежах, которые придется вносить, а в том, что рано или поздно такая компания попадет под пристальное внимание контролирующих органов. Следующее негативное последствие заключается в том, что если учет практически отсутствует, то контролировать наличие ТМЦ, финансовых средств и активов становится практически невозможно

Следующее негативное последствие заключается в том, что если учет практически отсутствует, то контролировать наличие ТМЦ, финансовых средств и активов становится практически невозможно.

Также компания не может отстоять свою правоту, если возникнут спорные вопросы между ней и налоговыми органами. Руководству компании просто нечем будет аргументировать свою позицию.

Нужно помнить и о том, что ФНС может подвергнуть аресту все счета компании.

Кроме того:

• Возникают проблемы с кредиторами;
• Трудно отследить имущественное положение предприятия.

Процедура восстановления

Процедура достаточно трудоемкая, особенно если отсутствует документация за большой временной промежуток. Чаще всего этим грешат ИП и ООО.

Чтобы восстановить учет в полном объеме, заказчик должен предоставить исполнителю:

• Учредительную документацию;
• Ряд финансовых документов: ордера, счета-фактуры и прочее.

Специалисты компании-исполнителя изучают их, выясняют, насколько велика необходимость в восстановлении данных.

Остальные шаги следующие:

• Проведение сверки налоговых начислений;
• Установление уже уплаченных налогов;
• Описание ошибок и их устранение;
• Проверка налоговых недоимок, их погашение;
• Создание дополнительных регистров учета (если нужно);
• Составление отчетности с исправлениями, согласование ее с руководителем компании;
• Сдача отчетности в налоговую.

Выбор и контроль

Принимая на работу бухгалтера, необходимо протестировать знание им особенностей бухгалтерского учета в сфере деятельности компании, проверить навыки пользования специализированными программами. Зачастую «горе-бухгалтер», не разбираясь в настройках бухгалтерской базы данных 1С, формирует бухгалтерскую и налоговую отчетность, полностью полагаясь на программу. При этом он даже не подозревает, что некоторые конфигурации программы не настроены. Например, бухгалтер начисляет заработную плату за июнь 2013 года, не зная, что в разделе «Константы» указан размер стандартного налогового вычета годичной давности, который нужно менять вручную. Результат — неверное начисление зарплаты, налогов и отчислений.

При выборе бухгалтера необходимо определиться с возрастными предпочтениями. Молодые бухгалтеры имеют теоретические знания в области учета, с готовностью берутся за все новое. У них большие амбиции в плане профессии и в отношении оплаты труда. Но опыта у них недостаточно и наработок в профессиональном плане немного. Денег же за свою работу они хотят по-максимуму. И еще: девушки-бухгалтеры выходят замуж и уходят в декрет в самое неподходящее время для компании.

В этом плане на специалистов среднего возраста можно положиться больше. Причем их зарплатные ожидания более скромны, чем у молодых специалистов.

Категория 60-летных бухгалтеров рассматривается отдельно. У этих специалистов за плечами большой опыт, однако возраст бухгалтера — не всегда показатель его ума и профессионализма. «Бабушка»-бухгалтер будет без энтузиазма изучать и запоминать часто меняющееся законодательство; изменить ее укоренившееся мнение по тому или иному вопросу ведения бухучета зачастую бывает невозможно.

Как показывает практика, 80% сотрудников работает хорошо, если их труд контролируют. Самый верный способ контроля вашего бухгалтера — зайти в программу 1С и проверить оборотно-сальдовые ведомости по нескольким счетам. Например, сч. 10 «Материалы» и сч. 41 «Товары» содержат информацию о наличии и движении товарно-материальных ценностей компании. Сальдо по сч. 10 и 41 означает остаток ТМЦ на отчетную дату. Случается, что на складе товаров нет, а по сч. 41 числятся товары на миллионы рублей. Также могут числиться материалы с 2009 года, которые давно были использованы.

Очень важная информация отражается на сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и на сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Думается, каждого руководителя интересуют данные о расчетах с контрагентами. Анализируя эти счета, можно увидеть, проведены те или иные документы и платежи, нет ли просроченной задолженности. Если какие-то суммы вызывают у руководителя сомнение, необходимо попросить бухгалтера прокомментировать создавшуюся ситуацию.

Если в бухучете были выявлены ошибки, исправить их следует немедленно. Поскольку одна ошибка порождает другую, и в конечном итоге придется полностью менять всю организацию бухучета в компании.

Особо стоит отметить важность сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и контроля за ним

Руководителю не бесполезным будет просмотреть ведомости начисления заработной платы, проанализировать, нет ли необоснованных завышений, все ли вам понятно в исчислении налогов, сборов, отчислений.

Для того, чтобы проанализировать бухгалтерские отчеты, оборотно-сальдовые ведомости, налоговые декларации, необходимо иметь определенные знания в сфере бухучета. Поэтому самый верный способ проверить компетентность вашего бухгалтера и состояние бухучета предприятия — проведение аудиторской проверки.

Каким может быть восстановление

В зависимости от разных оснований, может потребоваться различное восстановление бухгалтерской документации:

1. Время, оставшееся до события, которое подвигло предпринимателя на учет (проверка, аудит, собственные цели), позволяет выделить:
   • плановое восстановление;
   • срочное;
   • экстренное.
2. Степень поврежденности исходной базы бухучета делит восстановление на:
   • полное;
   • частичное.
3. Какими силами предприниматель собирается производить эту процедуру? Восстановление может быть:
   • внутренним (самостоятельным);
   • с помощью обновления персонала;
   • внешним (делается на заказ специальными организациями).

Ковалев А.Г., ст. преподаватель Московского экономико-правового института

Как правило, при вступлении на новую должность главный  бухгалтер обнаруживает у своего предшественника проблемы бухгалтерского учета. В результате вместо ведения  бухгалтерского учета ему, первое время, нужно заниматься проверкой первичных и сводных документов, а также, восстановлением бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет полностью запущен

Какие трудности ожидают руководителя отдела бухгалтерского учета? Очень часто, предшественники в конце своей деятельности халатно исполняли перед увольнением свои должностные обязанности. Как правило, трудоустроившись, новый главный бухгалтер  находит на своем рабочем месте полнейший хаос в делах организации и ведения бухгалтерского учета: многие документы и регистры составлены ошибочно и несвоевременно, нуждаются в дополнительной проверке или вовсе утеряны. Как правило, кресло предыдущего главного специалиста уже освобождено и никто не отвечает за бухгалтерский учет на предприятии. Беспорядок с документами может быть вызван форс-мажорными обстоятельствами, безответственным или намеренно халатным отношением прежнего руководителя бухгалтерии к своим обязанностям. В результате возникают такие проблемы, как потери первичных бухгалтерских документов (кассовых ордеров, счетов-фактур, расчетных ведомостей и многих других документов). В такой ситуации приходится восстанавливать учет фирмы с нулевых позиций. Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, а также за несоблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций лежит на плечах руководителя фирмы (п.1. ст.6  закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Он также несет материальную ответственность за ущерб, причиненный компании (ст. 277 ТК). Однако главбуху расслабляться не стоит. Ведь в сфере его полномочий — формирование учетной политики, ведение финансовой документации, своевременное представление полной и достоверной отчетности. (п.2 и п.3 ст.7 ) Оценить при вступлении в должность, насколько запущен бухгалтерский учет организации, новому бухгалтеру может помочь заключение  аудиторов. Необходимо также проанализировать общее состояние документов фирмы: какие участки работы в порядке, а какие — нет. Например, зарплатный учет восстановить проще, чем хозяйственные операции.

Реставрирование  документов

     Восстанавливать учет должно ответственное лицо, то есть  главный бухгалтер организации. По закону о бухучете, именно он должен обеспечить сохранность первичной документации, учетных регистров, отчетов и балансов. На основании проделанного анализа существующего документооборота можно определить период, который надо реставрировать – первичные и бухгалтерские документы организация обязана хранить не менее 5 лет (ст. 17 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ), а кадровые и по расчету заработной платы— 75 лет. Поэтому последние придется восстанавливать с момента создания фирмы, а остальные — за последние пять лет. Чтобы восстановить утраченную «первичку», можно запросить дубликаты счетов-фактур у контрагентов, а собственные накладные или кассовую книгу напечатать и заверить подписями и печатями заново. Параллельно стоит обратиться в обслуживающий фирму банк с запросом о предоставлении копий банковских документов за те периоды, делопроизводство по которым подлежит реставрации. Если восстановить все первичные документы невозможно, стоит обратиться к данным баланса и налоговых расчетов, представленных в инспекцию. Поскольку все параметры учета фирмы совпадают с ними, это позволит увидеть реальную картину бухгалтерского учета.

Корпоративная  поддержка

          Если  предыдущий главный бухгалтер только увольняется и он придерживается корпоративности, он сможет ввести «приемника» в курс дела. Процедура смены главного бухгалтера российскими законами не установлена (хотя, необходимость в этом давно назрела). Юридически правильней,  если в большинстве организаций прием и сдача дел происходят на основании приказа руководителя организации. В этом документе указывают лицо, принимающее дела, и срок сдачи. В процедуре должен участвовать директор или его представитель. Акт приема и сдачи дел, подписанный принимающим отдел главного бухгалтера, сдающим дела и руководителем организации, составляется в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии организации, другой — у передающего дела человека.

Как строится работа по восстановлению бухгалтерского, налогового и кадрового учета компании:

• На первом этапе производится оценка объема работ и их сложности. Для этого необходимо либо по телефону, либо при личной встрече с нашим специалистом описать вашу ситуацию с бухгалтерией в настоящий момент. После чего специалисты нашей компании проводят предварительную оценку объема работ и запрашивают у вас необходимые документы
• На основании предоставленных документов и утвержденного списка работ происходит окончательное согласование стоимости и сроков восстановления бухгалтерского, налогового и кадрового учета в вашей компании
• Заключается договор, производится оплата, и специалисты компании «Бухгалтерский Консалтинг» приступают к работе

Стоимость и сроки восстановления зависят от количества бухгалтерских операций за период восстановления, системы налогообложения, количества сотрудников, индивидуальных особенностей вашего бизнеса.