Выплата заработной платы с точки зрения бухгалтерии

УСН

Начисленная зарплата (независимо от формы выплаты) учитывается в расходах при расчете единого налога (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: является ли выдача зарплаты в натуральной форме (товарами, готовой продукцией, другим имуществом организации) объектом обложения единым налогом при упрощенке?

По общим нормам является. Но есть примеры судебных решений, которые свидетельствуют об обратном.

Переход права собственности на имущество признается реализацией (п. 1 ст. 39 НК РФ). Следовательно, если организация выдает зарплату в натуральной форме, то фактически она реализует свое имущество. Эта операция облагается налогом на прибыль (п. 1 ст. 249 НК РФ, постановление ФАС Поволжского округа от 1 марта 2007 г. № А65-15982/2006). Таким образом, если следовать этой позиции, организация должна отразить в налогооблагаемых доходах стоимость переданного имущества (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Кроме того, если организация применяет упрощенку с разницы между доходами и расходами, на стоимость переданного имущества можно также увеличить расходы (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако выдача зарплаты сотрудникам в натуральной форме является предметом регулирования трудового, а не гражданского законодательства. Поэтому такая операция не может быть признана реализацией (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 25 сентября 2012 г. № Ф09-8684/12, от 18 февраля 2011 г. № Ф09-11558/10-С2 и Западно-Сибирского округа от 18 января 2006 г. № Ф04-9650/2005(18711-А27-14)). Несмотря на то что такая арбитражная практика связана с организациями на общем режиме, руководствоваться ее выводами можно и на упрощенке. Следовательно, платить единый налог при упрощенке не нужно.

Кроме того, сами по себе расходы на оплату труда являются одним из элементов, формирующих общую стоимость продукции. Единый налог со стоимости этой продукции организация обязана начислить при ее реализации. Начисление налогов не только с общей стоимости продукции, но и с отдельных ее элементов означало бы двойное налогообложение одного и того же объекта. Поэтому, если стоимость имущества, выданного в счет зарплаты, учтена в составе расходов на оплату труда, начислять на нее единый налог при упрощенке не нужно.

Вместе с тем, если организация будет руководствоваться этой точкой зрения, возможно, ей придется отстаивать свою позицию в суде.

Ситуация: можно ли при расчете единого налога учесть в расходах оплату коммунальных услуг за сотрудника? Организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Да, можно, если организация обязана по закону оплачивать сотруднику коммунальные услуги.

Организации на упрощенке учитывают расходы в порядке, предусмотренном для плательщиков налога на прибыль (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Оплату коммунальных услуг за сотрудника можно учесть в расходах на оплату труда (п. 4 ст. 255, подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом расходы должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Однако такая возможность предусмотрена только для случаев, когда обязанность оплатить коммунальные услуги за сотрудника предусмотрена законодательством РФ. Это могут быть как федеральные и региональные законодательные акты для всех сфер деятельности, так и акты, связанные с определенной отраслью. Например, частью 2 статьи 21 Закона от 20 июня 1996 г. № 81-ФЗ предусмотрена обязанность организаций угольной промышленности предоставлять сотрудникам бесплатный пайковый уголь для отопления по нормам, утвержденным Правительством РФ.

Если же обязанность оплатить сотруднику стоимость коммунальных услуг законодательством не предусмотрена, учесть такие расходы при расчете единого налога нельзя. Дело в том, что в перечне расходов на оплату труда, приведенном в статье 255 Налогового кодекса РФ, такие затраты прямо не поименованы. На основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ, позволяющего включить в состав затрат другие виды расходов, произведенных в пользу сотрудника, учесть оплату коммунальных услуг также нельзя. Это объясняется тем, что такая оплата не связана с выполнением сотрудником трудовых обязанностей, а значит, не является экономически обоснованной (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 15 апреля 2013 г. № 03-11-11/146.

Права

Бухгалтер по расчету зарплаты имеет определенные права. Он может требовать от руководства компании соответствующих условий для исполнения своих функций

Бухгалтеру важно знать об имеющихся проектах, решениях, требованиях, непосредственно касающихся его деятельности. Кроме этого, можно вносить свои предложения по усовершенствованию работы, которая входит в обязанности бухгалтера по заработной плате

У специалиста также есть право делать запрос документов или информации от подразделения по просьбе руководства компании. Кроме прочего, такой специалист обязан улучшать и поддерживать свое мастерство, обучаться на дополнительных занятиях, искать нововведения на форумах, сайтах. Важно знакомиться с новыми нормативными документами или изменениями в них, участвовать во всевозможных конференциях, собраниях, мероприятиях, способствующих совершенствованию навыков, знаний бухгалтера-расчетчика.

Должностные обязанности

Должностные обязанности бухгалтера по заработной плате включают в себя спектр определенных задач. В конце месяца нужно проверять табель (документ, учитывающий рабочее время). Необходимо это для того, чтобы сделать оценку и подготовиться к начислению.

Бухгалтер ведет прием и проверку больничных листов, занимается начислением заработной платы, взносов во внебюджетные фонды, НДФЛ. Он начисляет отпускные, пособия, производит окончательный расчет при увольнении сотрудников. Производит этот специалист и сверки с контролирующими органами (ПФР, ФСС, ИФНС), принимает участие в проверках, предоставляет необходимую информацию. Он регистрирует соответствующие проводки, операции и разносит на нужный счет в специализированной программе.

В небольших организациях в обязанности бухгалтера по учету заработной платы входит не только начисление, но и перечисление налогов и взносов, выплаты сотрудникам. В крупных организациях выплатами занимаются отдельные специалисты. Также в небольших компаниях на бухгалтера могут быть возложены обязанности кадровика.

Кроме этого, важно принимать участие в усовершенствовании видов и способов ведения бухгалтерского учета, применять при этом современную технику и информационные технологии, используя новые источники и знания, полученные на курсах повышения квалификации. Следует также содействовать в проведении экономического анализа деятельности предприятия, опираясь на записи бухгалтерского учета для того, чтобы выявить имеющиеся резервы компании и усовершенствовать документооборот в целом

Все перечисленное выше захватывает обязанности бухгалтера по заработной плате. В бюджете компании всегда должен быть порядок. Необходимо дополнительно следить за сохранностью бухгалтерских документов, заниматься оформлением их в соответствующем порядке для архива. После чего нужно правильно сдавать их на хранение в соответствии с предъявляемыми требованиями. Следует также способствовать внедрению прогрессивных средств вычислительной техники, вести и хранить бухгалтерские базы данных, вносить в них поправки, касающиеся справочной и нормативной информации.

Налоги с зарплаты уплачиваемые работодателем

При выплате своим сотрудникам зарплаты, любой работодатель должен начислить и уплатить на эти сумму страховые взносы.

Налогоплательщики на общем режиме и «упрощенцы» используют общий тариф, который равен 30% (ПФР+ФОМС+ФСС). Однако существуют предельные размеры базы, по достижении которых процентная ставка может изменяться.

Налоги с зарплаты в 2016 году в процентах таблица:

Предельная база для взносов на 2017 год установлена на основании Постановления Правительства №1255 утвержденного 29 ноября 2016 года.

База по страховым взносам рассчитываются для каждого работника отдельно. Для этого может быть использована специальная карточка учета выплаченных сумм. Но фирма может разработать и свой формат этого документа.

Кроме этого, если на предприятии есть рабочие места с вредными или опасными условиями труда в соответствии с проведенной специальной оценкой условий труда, необходимо начислять на сотрудников, занятых на них, дополнительные платежи. Ставка в зависимости от условий варьируется от 2% до 8%. Ограничение предельной базы в отношении таких начислений не используется.

Важно! Если налогоплательщик находится на упрощенной системе и занимается льготным видом деятельности, то взносы в медстрах и соцстрах он не уплачивает вообще, а в пенсионный фонд по льготной ставке — только до достижения предельной базы.

Бухгалтерские проводки по заработной плате: примеры

Пример 1. Расчет зарплаты одного сотрудника.

Пример 2. Проводки по заработной плате и налогам в торговой компании.

Правила начисления зарплаты и удержания из нее не зависят от вида деятельности предприятия и количества работающих. Рассмотрим порядок формирования и хронологии бухгалтерских записей по начислению и выплате зарплаты в фирме, занимающейся розничной торговлей.

Расчет зарплаты за март – проводки по зарплате и налогам 2019:

Бухгалтер оформит проводки по расчету заработной платы персоналу:

Как начислять заработную плату

Зарплата представляет собой вознаграждение, которое хозяйствующий субъект должен выплачивать своим сотрудникам.

Ее размер определяется трудовым контрактом, подписываемым работником с руководством компании. При этом работодатель определяет зарплату исходя из действующего на предприятии штатного расписания, а также таких локальных актов, как Положение по оплате труда, Положение о премировании, Правила внутреннего распорядка, Коллективный договор и т. д.

ТК РФ определяет положения по социальным гарантиям и льготам, которые обязательно должны учитываться при расчете вознаграждений работникам.

Оплата труда может осуществлять либо за отработанное время, либо за выполненную работу.

Основным документом при ее определении является табель учета рабочего времени. Он необходим при всех системах оплаты труда. Для расчета сдельной зарплаты необходимы еще наряды и другие документы по учету выработки.

Также Положениями могут быть предусмотрены премии в качестве стимулирующих выплат.

Согласно действующим нормам работникам оплачивается не только вознаграждение за их труд, но и время отдыха, простоев, периоды нетрудоспособности, а также другие компенсационные выплаты.

Существуют доплаты за работу в выходные и дни праздника, сверхурочное и ночное время, а также доплаты за совмещение, особые условия труда и т. д. В любом случае при начислении данных сумм нужно учитывать информацию табеля рабочего времени, контракта с работником, соответствующие нормы законодательства и т.д.

Помимо этого необходимо учитывать местность, в которой организация или ИП осуществляет свою деятельность, так как регионы и области могут устанавливать районные повышающие коэффициенты, а также «северные» надбавки. Так, например, при осуществлении деятельность в Свердловской области работодатель должен прибавить к заработной плате еще 15%. Но такие коэффициенты есть далеко не во всех регионах так в Москве они вовсе отсутствуют.

Важно! В соответствии с ТК РФ зарплата должна выдаваться не меньше чем два раза в месяц. Расчет должен производится на основе фактически отработанного сотрудниками времени в каждой части месяца

Выплата фиксированных сумм авансом, если они не соответствуют табелю, является нарушением и могут повлечь для работодателя привлечением его к ответственности.

Основным документом по начислению зарплаты является расчетная ведомость, по которой рассчитывается зарплата и платежная ведомость, по которой она выплачиваетсяили же расчетно-платежная ведомости. Здесь не только фиксируются суммы по начислению, но и производятся удержания из зарплаты.

Программа 1С-КАМИН

1С-КАМИН программа разработана для расчета зарплаты, налогов, страховых взносов, для ведения кадрового учета и для подготовки отчетности. Используется в больших предприятиях и маленьких фирмах, в любой сфере деятельности. Включает в себя все налоговые режимы: ЕСХН, УСН, ЕНВД. Ее достоинства следующие:

• программа не требует доработок под каждое предприятие;
• несложный интерфейс;
• можно вести расчет заработной платы для сотрудников нескольких компаний;
• в программе встроена «1С-Отчетность» (отправка отчетов по предприятию в ПФР, ФСС, ИФНС);
• можно использовать «1С-Коннект» и «1С-Линк».

Основные операции с заработной платой в бухгалтерском учете

Законодательство РФ обязывает нанимателей производить расчеты с подчиненными по заработной плате. Осуществлять указанные мероприятия необходимо, как минимум, два раза в месяц (конкретные даты фиксируются в локальных нормативах).

Процесс учета заработной платы в компании заключается в фиксации бухгалтером таких хозяйственных операций:

1. Процедура начисления средств сотрудникам. Осуществляется, исходя из принятой на конкретном предприятии схемы оплаты труда, а также на основании сведений из табелей учета рабочего времени.
2. Процесс удержаний из заработной платы. Основным удержанием считается налог на доход субъекта.
3. Осуществление страховых отчислений. Предполагаются взносы в ПФ РФ, ФСС и на ОМС.
4. Факт выдачи итоговой суммы сотруднику за вычетом всех удержаний. Данная процедура происходит в установленный день через кассу или путем перечисления дохода на банковские счета работников.

Все операции по оплате труда должны находить свое отражение на счетах бухгалтерского учета. Так, основным счетом, используемым для отражения операций по расчетам с сотрудниками, является синтетический счет 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате». На нем отражаются все процедуры с такими видами выплат:

• основные и дополнительные зарплатные средства;
• стимулирующие и компенсационные суммы;
• отпускные средства, а также возмещение за дни неиспользованного регулярного отдыха;
• удержания из заработка, которые взимаются вследствие нарушения сотрудником трудовой дисциплины (в частности, по факту хищения, порчи или иного материального урона имуществу компании или непосредственно управленца);
• удержания, осуществляемые на основании исполнительных документов;
• расчеты по согласованию с работником относительно сумм, отчисляемых в профсоюзную организацию, идущих на оплату коммунальных услуг, а также по иным видам задолженностей гражданина.

По кредиту 70 счета отображаются суммы задолженности компании перед персоналом. По дебету – снижение объема данного долга по факту произведения соответствующих выплат сотрудникам.

Счет 70 корреспондирует с такими счетами:

• 20, 23, 25, 26, 29 – подобные корреспонденции справедливы для компаний, осуществляющих производственную деятельность. Посредством этих счетов сотрудники делятся на лиц, занятых в основном и вспомогательном производстве, а также в административном аппарате;
• 44 – подобная корреспонденция актуальна для организаций, осуществляющих свою деятельность в торговле или предоставлении услуг.

Выплата заработной платы

Если зарплата выплачивается работникам наличными из кассы, то составляется проводка Дебет 70 – Кредит 50 «Касса».

Работодатели обязаны своевременно перечислять заработок в пользу своих сотрудников. Так, чиновники определили, что в рамках трудовых отношений наниматель обязан совершать выплаты не реже двух раз в отчетном периоде. То есть весь причитающийся заработок нужно разбить на две части: зарплату за первую половину месяца и окончательный расчет.

Причем для каждой категории выплат утверждены индивидуальные сроки. Нормативы закреплены в ч. 6 ст. 136 ТК РФ:

1. Аванс или заработок за первую половину месяца выплатите не позднее 30 числа или же 31 числа месяца, за который производится расчет.
2. Окончательный расчет выплатите работникам не позднее 15 числа месяца, следующего за расчетным.

Например, аванс за ноябрь нужно выплатить не позднее 30.11.2018. А остаток заработка перечислите не позднее 15 декабря. Однако 15.12.2018 — суббота. Если день выплат выпадает на нерабочий или праздничный день, то рассчитайте сотрудников заранее. Например, остаток за ноябрь придется перечислить до 14.12.2018.

Отметим, что на предприятии могут быть установлены и другие сроки расчетов с персоналом по оплате труда. Однако в таком случае предусмотрите, что в положении об оплате труда и коллективном договоре не должно быть размытых формулировок. Указывайте только конкретные числа. Например, 10 числа месяца. А вот указать в положении или коллективном договоре, что зарплата выплачивается с 5 по 10 число, нельзя.

Налоги, взносы и отчисления

Начисленная зарплата служит базой для исчисления регламентированных взносов, налогов и удержаний, а также для других удержаний с доходов сотрудника, например, по исполнительному листу, страховым взносам и т.д.

При расчете регламентированных налогов, взносов и отчислений необходимо учитывать факторы, влияющие на их расчет.

К факторам, оказывающим влияние на расчет индивидуального подоходного налога и обязательных пенсионных взносов, относятся:

Справка об инвалидности работника — влияет на расчет индивидуального подоходного налога и обязательных пенсионных взносов;
Статус родителя (опекуна, попечителя) ребенка-инвалида, инвалида детства – не облагаются ИПН доходы в размере не более 75 МЗП (с 2019 года 882 МРП);
Достижение пенсионного возраста – для данной категории работников удержание ОПВ не производится;
Гражданство сотрудника — с доходов сотрудников-нерезидентов ОПВ не удерживаются. При расчете ИПН не применяется налоговый вычет в размере 1 МЗП.

При расчете ИПН предоставляются налоговые вычеты, порядок применения которых определен Налоговым Кодексом РК. Например, вычет в размере 1 МЗП, на соответствующий месяц, направленные на погашение вознаграждения по жилищным займам и т.д.

Полезно!

• PRO расчет налогов и взносов с зарплаты в «Бухгалтерия 8 для Казахстана»;
• Налоговые вычеты по ИПН, предоставляемые в 2018 году;
• Вычеты по ИПН с 2018 года в конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана», ред.3.0.

Помимо регламентированных налогов, взносов с заработной платы работника могут удерживаться дополнительные отчисления и удержания. К ним относятся:

удержания по исполнительному документу;

погашение задолженности работника перед организацией и т.д.

Полезно!

Исчисленные суммы налогов, взносов и удержаний отражаются на следующих счетах учета:

3120 – «Индивидуальный подоходный налог» (далее ИПН);
3220 – «Обязательства по пенсионным отчислениям»;
3230 – «Прочие обязательства по другим обязательным платежам»;
3240 – «Прочие обязательства по другим добровольным платежам».

После осуществления всех необходимых начислений и удержаний производится выплата заработной платы работникам и перечисление в бюджет налогов, взносов и других удержаний.

Проводки по ЗП: отражение в регистрах учета

Формы регистров учета хозяйственных операций разрабатываются и утверждаются коммерческой организацией самостоятельно. Они должны в любой момент времени обеспечить возможность получения актуальной информации об активах и обязательствах компании.

Как было сказано выше, регистр учета зарплаты должен обеспечивать детализацию данных по каждому сотруднику. Также целесообразно детализировать данные по видам и суммам начислений, удержаний и выплат. Организовать такой детализированный учет можно в самостоятельно разработанной форме, а можно воспользоваться Формой Т-54, утвержденной Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.2004. Для начисления зарплаты и заполнения регистров по ее учету основанием могут являться:

• табели учета рабочего времени;
• трудовые договоры;
• приказы о премировании;
• приказы об отпусках;
• исполнительные листы и заявления об удержаниях;
• иные документы по нормированию и оплате труда.

Форма Т-54

Также, согласно статье 136 ТК РФ, работодатель обязан перед перечислением оплаты за труд известить персонал о начислениях и удержаниях. Сделать это можно, выдав сотруднику расчетный листок. Его форма должна позволять в понятной форме сотруднику узнать о начисления, удержаниях и подлежащих получению суммах. Информировать сотрудника можно как на бумажном носителе, так и в электронной форме, например, направив расчетный листок по электронной почте.

НДФЛ и страховые взносы

С зарплаты в натуральной форме нужно рассчитать:

• НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ);
• взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 8 Закона от 24 июня 2009 г. № 212-ФЗ);
• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 3 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

НДФЛ и страховые взносы нужно начислить в том же порядке, что и при выплате зарплаты в денежной форме. То есть в последний день месяца со всей начисленной суммы (п. 3, 4 ст. 226, п. 2 ст. 223 НК РФ, ч. 3 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

По общему правилу, с зарплаты, выплаченной в натуральной форме, НДФЛ рассчитывают по ставке 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК РФ). Следовательно, ее включают в доходы сотрудника, которые можно уменьшить на стандартные вычеты (п. 3 ст. 210 НК РФ).

При этом налоговой базой является стоимость переданных товаров (работ, услуг, иного имущества), которая определяется в порядке, предусмотренном статьей 105.3 Налогового кодекса РФ. Такие правила установлены пунктом 1 статьи 211 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ при компенсации (оплате за сотрудника) стоимости коммунальных услуг?

Да, нужно, если организация оплачивает коммунальные расходы за сотрудника.

Если же расходы на коммунальные услуги организация сотруднику возмещает, то такая компенсация не облагается НДФЛ при условии, что она предусмотрена федеральным (региональным, местным) законодательством.

Если организация оплачивает коммунальные расходы за сотрудника (полностью или частично), то такая выплата является его доходом, полученным в натуральной форме, и облагается НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Например, частичная оплата за сотрудника электрической и тепловой энергии, предусмотренная отраслевыми тарифными соглашениями, подлежит налогообложению в общеустановленном порядке (письма Минфина России от 4 июля 2011 г. № 03-03-06/1/391, от 28 июня 2011 г. № 03-04-06/6-152).

Если же организация возмещает сотруднику расходы на коммунальные платежи, то такая компенсация не облагается НДФЛ при условии, что она предусмотрена действующим законодательством.

Закрытый перечень выплат, с которых не нужно удерживать НДФЛ, приведен в статье 217 Налогового кодекса РФ. В частности, от налога освобождены компенсационные выплаты, связанные с бесплатным предоставлением жилых помещений и коммунальных услуг, топлива или соответствующего денежного возмещения. Причем такие компенсации должны быть предусмотрены федеральными законами, законодательными актами субъектов РФ или решениями местных властей.

Такой вывод следует из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Так, например, педагогические работники, которые проживают и работают в сельских населенных пунктах, рабочих поселках (поселках городского типа), имеют право на компенсацию расходов на оплату жилых помещений, отопления и освещения. Это предусмотрено частью 8 статьи 47 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ. Размер, условия и порядок возмещения таких затрат устанавливаются:

– Правительством РФ (если педагог работает в федеральной государственной образовательной организации);

– законодательством субъектов РФ (если педагог работает в региональной или муниципальной образовательной организации).

Следовательно, компенсация коммунальных услуг педагогам, проживающим и работающим в сельской местности (поселках городского типа или рабочих поселках), предоставленная в порядке, установленном Правительством РФ (региональным законодательством), не облагается НДФЛ. Однако данная льгота не распространяется на педагогических работников, проживающих на иных территориях (не в сельской местности). Аналогичная точка зрения содержится в письме Минфина России от 12 сентября 2011 г. № 03-04-05/6-654.

При этом отраслевые тарифные соглашения к законодательным актам не относятся (письма Минфина России от 4 августа 2011 г. № 03-04-05/8-543, от 4 июля 2011 г. № 03-03-06/1/391). Поэтому, если выплата компенсации коммунальных услуг предусмотрена отраслевым соглашением, но не является требованием законодательства (федерального, регионального или местного), такая компенсация облагается НДФЛ на общих основаниях (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Проводки по депонированной заработной плате

В соответствии с Планом счетов, утвержденном Минфином РФ 31.10.2000 приказом № 94н, в бухучете отраженные в реестре депонированные суммы учитывают обособлено на специальном субсчете к счету расчетов с разными дебиторами/кредиторами: 76/4 «Расчеты по депонированным суммам».

Проводка по депонированию заработной платы Д/т 70 К/т 76/4 по сути обозначает перевод суммы невыплаченного заработка в состав кредиторской задолженности фирмы перед сотрудником.

Выплата проводится по оформленным расходным кассовым документам и отражается в бухучете проводкой Д/т 76/4 К/т 50, фиксируя погашение долга компании по зарплате. Соответствующие отметки бухгалтер вносит в книгу учета депонированных сумм.

Проводки по депонированию заработной платы: пример

В бухучете компании эти операции отражены так: