Порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ

Инструкция по 6-НДФЛ для бухгалтера на все случаи жизни

Данная отчетность состоит из титульного листа и двух разделов. Заполняется она обобщенно на всех лиц, которые получили доход от налогового агента.

Титульный лист заполняется почти также, как в остальных декларациях. Но имеются некоторые особенности:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В строке период составления нужно проставить код отчетного периода:

• В строке налогового периода необходимо поставить год, за который сдается отчетность;
• При указании места нахождения вставляется код, согласно таблице:

• Там, где требуется КПП и ОКТМО – указывают коды предприятия, если декларация сдается по физическим лицам, которые получали доходы от главного управления;
• Если же доходы получались от отдельного подразделения, то пишут его коды.

При заполнении первого раздела важно понимать, что заполняется он с нарастающим итогом, начиная с первого квартала. В строке 010 бухгалтер указывает ставку, согласно которой исчисляется налог

Все эти ставки имеют свой определенный код. Когда за три месяца прибыль выплачивалась по разным ставкам, надо заполнять следующие строки:

В строке 010 бухгалтер указывает ставку, согласно которой исчисляется налог. Все эти ставки имеют свой определенный код. Когда за три месяца прибыль выплачивалась по разным ставкам, надо заполнять следующие строки:

• 020 – Общие доходы лиц;
• 025 – Все дивиденды;
• 030 – Все вычеты по сумме, посчитанной в 020;
• 040 – Число налога с доходов;
• 045 – Число налога с дивидендов;
• 050 – Авансы, которые оплатили иностранные граждане, на них уменьшили число налога.

Далее должен быть единый блок по всем строкам:

• 060 – Число всех лиц, которые получали доход от налогового агента. Уволенный и заново принятый сотрудник – 1 лицо, также одним считается человек, получающий деньги по разным налоговым ставкам;
• 070 – Сумма налогов;
• 080 – Налоги, которые не удержали;
• 090 – Общая сумма, возвращенная лицам от агента.

При нехватке места на странице, нужно заполнять дополнительные листы. Но общее число должно размещаться на первой странице.

Второй раздел заполняется иначе. Тут не нужен нарастающий итог, указываются цифры за последние три месяца отчетного периода:

• 100 – указывается дата получения дохода по факту. Найти разновидности можно в ст.223 Налогового кодекса РФ;
• 110 – Число, когда налог с дохода был удержан. Это можно найти в ст.226 НК РФ;
• 120 – Дата, когда максимально нужно перечислить налог;
• 130 – Общая сумма полученного дохода по факту;
• 140 – Сумма удержания.

Подписать документ обязан руководитель предприятия, его представитель или уполномоченное лицо, например, бухгалтер.

Заполнение раздела 1 формы 6-НДФЛ

В этом разделе указывается обобщенные по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Если у нас есть выплаты физическим лицам в налоговом периоде, облагаемые по разным ставкам, то раздел 1 программа заполнит для каждой из ставок налога.

В разделе 1 указывается:

В строке 010 – ставка налога. Кликнув на ячейку, мы можем выбрать нужную нам ставку;

В строке 020 – нарастающим итогом отражаются начисленные доходы

Проанализировать суммы по НДФЛ помогут регистры записей. Что это такое? По сути, ведение учета в «1С» – это запись документов. Каждый документ имеет результат, например, записывает суммы по начислениям. Эти результаты можно посмотреть с помощью отчетов, которые могут суммировать результаты по документам и показывать пользователю итог. Однако документов обычно много, поэтому документы записывают свои результаты («движения») в специальные таблицы – регистры «1С», которые сами суммируют результаты, чтобы отчет просто отобразил заранее посчитанные итоги.

Регистр «1С» – это таблица, такая же, как в Excel, каждый документ пишет в регистр «1С» одну или несколько строк своих движений (результатов) с каким-либо знаком – плюс или минус. Это значит, что итого регистра «1С» изменилось на соответствующее число.

Чтобы открыть регистры записей, отвечающих за отражение сумм НДФЛ, нам потребуется:

Первый вариант: зайти в «Начисления зарплаты и взносов» — «Еще» — «Движение документа». В поле «Выводить только» выбираем два регистра «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» и «Учет доходов для исчисления НДФЛ».

Второй вариант: «Все функции — «Регистры накопления» — выбираем поочередно «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» и «Учет доходов для исчисления НДФЛ».

В разделе 1 сумма вычетов по доходам из строки 020 отражается в строке 030. Например, профессиональные, стандартные, имущественные, социальные.

Чтобы узнать, какие вычеты применялись в том или ином месяце и к какому доходу они относятся, нам потребуется отчет «Анализ НДФЛ по месяцам». В нем наглядно продемонстрированы примененные вычеты. Отчет находится в разделе «Налоги и взносы» – «Отчеты по налогу и взносам» – «Анализ НДФЛ по месяцам».

• В строке 040 указывается общая сумма исчисленного НДФЛ по доходам, которые отражены в 020 строчке, за минусом вычетов.
• В строке 050 указывается общая сумма фиксированных авансовых платежей, на которые были уменьшены суммы исчисленного налога.

В раздел 1 можно вручную добавлять или удалять блок строк 010-050. Для добавления еще одного блока нужно кликнуть на ссылку «Добавить строки 010-050», для удаления данного блока, нажмите на красный крестик, расположенный около строки 010.

Кроме строк 020 — 050 в первом разделе еще есть строки 070 — 090. Они заполняются не по дате получения дохода.

Заполнение раздела 1

В разделе 1 6-НДФЛ за 2016 года «Обобщенные показатели» показывайте общую за весь год сумму начисленных доходов, налоговых вычетов и общую сумму начисленного и удержанного налога. Первый раздел заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и 2016 год (письмо ФНС России от 18.02.2016 № БС-3-11/650). Поэтому в разделе 1 6-НДФЛ за 2016 год должны найти отражение сводные показатели с 1 января по 31 декабря 2016 года включительно. Сведения для заполнения берите из регистров налогового учета по НДФЛ. См. «Налоговый регистр для 6-НДФЛ».

Выглядит раздел 1 так:

Поясним, какие строки обобщенных значений находятся в разделе 1:

Также см. «Заполняем строки в расчете 6-НДФЛ».

Общие требования по ведению и заполнению формы 6-НДФЛ

Для начала в двух словах поясним, для чего в 2016 году была введена в действие эта форма. Как заявило Управление ФНС РФ, анонсируя запуск этой отчётности, этот важный шаг направлен на всеобщий контроль работодателей, начисляющих и уплачивающих НДФЛ за своих сотрудников (устаревшее название этого сбора — подоходный налог).

Первый и основной законодательный акт, который регулирует расчёт 6-НДФЛ — закон №113-ФЗ от 2 мая 2015 года. Даже в своей формулировке этот документ несёт информацию, что изменения в части I и II НК РФ были введены для усиления ответственности всех налоговых агентов при нарушениях ими сроков, а также при попытках ухода бизнеса от уплаты НДФЛ.

В связи с чем во второй пункт статьи 230 Кодекса добавлены положения, устанавливающие ввод с начала 2016 года новой отчётности для налоговых агентов, которая предусматривает регулярную сдачу в «свою» районную инспекцию (ИФНС, где состоит на учёте бизнес), расчёта сумм налогового сбора на доходы физ. лиц. Сдача отчёта по месту регистрации бизнеса касается всех предприятий (и юр. лиц, и ИП) за исключением:

• российских организаций, которые имеют обособленные подразделения;
• а также ИП, применяющих единый вменённый налог (ЕНВД) или работающих по патенту.

Указанные налоговые агенты сдают расчёт в ИФНС по месту ведения бизнеса: по месту «прописки» обособленных компаний или осуществления частной предпринимательской деятельности.

Итак, это первое требование налоговиков к работодателям, касающееся отчёта 6-НДФЛ.

Для информации скажем, что к налоговым агентам относятся все компании, которые:

• имеют штат наёмных сотрудников, при этом обязательное условие здесь — выплаты в отчётном периоде зарплаты и других вознаграждений работникам (как денежных, так и материальных);
• выплачивают физ. лицам вознаграждения по договорам гражданско-правового характера.

Отметьте здесь один важный момент: если бизнес за период отчётности ни разу не начислял зарплату сотрудникам и не проводил другие компенсационные выплаты (отпускные, больничные и пр.) своим работникам, декларацию сдавать необязательно. К предприятию в этом случае не предъявляется фискальных требований. Нет начислений дохода физ. лицам — нет обязанности налогового агента — нет отчётности. Но если организация или ИП выдавали своему персоналу плату за труд, им вменяется отчётность по форме 6-НДФЛ (см. пункт 2 статьи 230 Кодекса).

Причём заметьте, что отчётность должна быть сдана не только по факту выплат персоналу или физ. лицам, но и при начислении заработной платы в отчётном налоговом периоде, даже в случае, если оплата за труд задерживается. То есть долги перед штатом не являются причиной отмены отчёта. И ещё один момент в этом вопросе — когда предприятие выплачивает зарплату с опозданием, работникам должны быть начислены проценты за просрочку, и эта доплата не подлежит обложению НДФЛ. А это значит, что необлагаемый доход не должен быть включён в суммарный доход физ. лиц, отображающийся в расчёте 6-НДФЛ.

Второе, что устанавливает нормативный акт, — периоды и сроки предоставления — отчётность должна поступить в ИФНС ежеквартально, в определённые даты. Крайний срок отчётности — последний день месяца по прошествии календарного квартала:

• отчёт за I квартал должен быть сдан до 30 апреля;
• за 6 месяцев текущего года — до 31 июля;
• за 9 месяцев — до 31 октября;
• за отчётный год — до 1 апреля.

Закономерно, что здесь может возникнуть вопрос: почему отчётные периоды определены как 3/6/9 и 12 месяцев. Ответ здесь простой — для финансового перекрёстного контроля и выстраивания барьеров для фальсификации отчётности. Такой способ усложняет возможность внесения корректировок для сокращения сумм или ухода от налогового сбора. Подробнее об этом — в отдельной главе, посвящённой проверкам налоговиков и контрольным соотношениям по отчёту.

Заполнение 6 НДФЛ: алгоритм действий

Для облегчения труда по заполнению второго раздела расчёта 6НДФЛ необходимо:

1. Подобрать все платёжные поручения по уплате НДФЛ в отчётном квартале.
2. Подобрать все платёжные поручения по перечислению доходов сотрудникам и расходно-кассовые ордера по выдаче доходов из кассы, разложить их в хронологическом порядке.
3. Составить вспомогательную таблицу по примеру, описанному выше
4. Информацию по каждому виду дохода в таблице заполнять согласно информации, приведённой в разделе: “Как заполнить 6НДФЛ: строки 100-120”.
5. Из заполненной вспомогательной таблицы взять информацию для раздела 2 расчёта 6 НДФЛ.

Внимание:

• В строке 110 указывается день, в который реально выплачен доход сотрудника (даже если зарплата или другой доход выплачен позже даты, установленной НК).
• НДФЛ не удерживается при выплате аванса.
• В строке 120 проставляется предельная дата для перечисления в бюджет налога по виду дохода, а не действительная дата перечисления подоходного налога (даже если налог перечислен позже даты, установленной НК).
• В строке 140 проставляется сумма исчисленного подоходного налога с выплаченного дохода (если подоходный налог перечислен не полностью или вообще не перечислен, то всё равно проставляется налога, который надо было перечислить).

Переходящий НДФЛ в 6-НДФЛ

Расчет составляется поквартально, но в разделе 1 выплаты и начисления показаны нарастающим итогом, а в разделе 2 только за последний квартал. Поэтому по мартовской, июньской, сентябрьской и декабрьской зарплатам доход начисляется в одном квартале, а выплачивается в следующем. Соответственно, НДФЛ исчисляется, удерживается и отображается в отчете тоже в разных кварталах. Это и есть переходящий НДФЛ.

В строке 100 надо вписать дату, когда физлицо фактически получило доход. Это будет последний день месяца, за который начислен доход.

Например, сентябрьская зарплата считается полученной 30 сентября. Этой же датой нужно исчислить НДФЛ с нее. В разделе 1 отчета за девять месяцев зарплату нужно отразить в строке 020 «Сумма начисленного дохода», а НДФЛ — в строке 040 «Сумма исчисленного налога» в разделе 1. А вот в раздел 2 расчета за девять месяцев зарплату и НДФЛ за сентябрь вписывать не надо — по факту зарплата за сентябрь будет выплачена в октябре. Тогда же надо удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. В итоге сведения о сентябрьской зарплате попадут в раздел 2 расчета за год.

Налоговый агент должен удержать НДФЛ из доходов физлица, когда выплачивает зарплату. Поэтому между исчисленным налогом в строке 040 и фактически удержанным налогом в строке 070 будет разница. Эта разница равна НДФЛ с зарплаты за сентябрь, который переходит на 4 квартал.

Такой порядок касается только дохода в виде зарплаты. Как правило, он не относится к начислению и выплате отпускных, премий и пособий по временной нетрудоспособности. Это происходит потому, что датой их получения считается не последний день месяца, а дата их выплаты. Поэтому отпускные, премии и пособия по нетрудоспособности и удержанный с них НДФЛ обычно указываются в двух разделах тех отчетных периодов, в которых эти доходы были выплачены.

Но есть исключения, когда отпускные с пособиями переходят в раздел 2 расчета на следующий квартал. Это происходит, если они были выплачены в последнем месяце квартала и последнее число этого месяца выпало на выходной или праздничный день. Тогда срок уплаты НДФЛ с отпускных и пособий переносится на следующий квартал, а с ним и сведения о них в разделе 2.

Как заполнить 6-НДФЛ по шагам

Скачать несколько образцов заполнения 6-НДФЛ можно по ссылкам:

• пример 1
• пример 2
• пример 3
• пример 4
• пример 5

Форма содержит несколько разделов. Заполнение начинается с обязательного титульного листа документа.

Далее заполняется первый раздел, где отражается налоговая ставка, которая применялась для подоходного налога. Если ставок было несколько, то первый раздел заполняется на нескольких листах (одна ставка НДФЛ — один заполненный лист).

Во втором разделе нужно будет вносить данные нарастающим итогом. То есть если нужно отчитаться за первый квартал, указывается он, потом полгода, девять месяцев и заключительный отчет составляется за год.

Для того чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ, можно обратиться к инструкции, которую создала налоговая инспекция.

На что нужно обратить внимание, заполняя форму:

• Заполняя документ, нужно прежде всего начинать внесение данных слева направо. Заполняются с самой крайней ячейки.
• Если показатели в какой-либо ячейке не указываются, проставляется прочерк. В графе, которая отражает числовые показатели, проставляется ноль.
• Запрещается сдавать документ, распечатав его с двух сторон.
• При заполнении документа от руки используются чернила только синего, черного и фиолетового цвета.
• Если документ заполняется с помощью компьютера, то по требованию НО нужно использовать шрифт Courier New.

Это основные требования, предъявляемые контролирующими органами к налогоплательщикам. Требования прочитаны, и теперь можно приступать к заполнению непосредственно самой формы.

Титульный лист

Первое, что делается, — это заполняется титульный лист 6-НДФЛ.

Заполнение происходит стандартно: указывается ИНН, КПП, если это юридическое лицо, и только ИНН, если это коммерсант-работодатель. Все поля в титульном листе формы должны быть заполнены, кроме стороны НО. Там заполнение производит сотрудник органа, когда принимает документ.

Указав реквизиты, нужно указать сокращение название работодателя, отчетный период предоставления документа. Ставится подпись, в цифровом варианте указывается, кто сдает документ, и дата составления документа.

На что нужно будет обратить внимание при заполнении, так это на разделы 1 и 2

Как заполнить раздел первый 6-НДФЛ

Первый раздел данной отчетной формы называется так — Обобщённые показатели. Этот раздел заполняется по каждой налоговой ставке в отдельности. Если, например, в вашей организации работают сотрудники, у которых подоходный налог составляет 13%, и есть иностранцы (на патенте), налог которых составляет 30%, то заполнение должно происходить на разных листах.

• Заполнение строчек 010-050 происходит отдельно по каждой налоговой ставке. Далее указываются общие суммы с начала года (стр. 010-090). В строчке 010 нужно указать процентную ставку налога (стандартная для россиян — 13%).
• Указав налоговую ставку, далее заполняем строчки 020-050. Цифры указываются применительно к ставке в стр. 010. Общая сумма налога, которая была начислена с начала периода, указывается в стр. 020. При начислении дивидендов в отчетном периоде (стр. 025) отражается конкретная цифра.
• Уже потом в строчке 030 (сумма налоговых вычетов) отражается та сумма, которая была выплачена в бюджет в виде подоходного налога по сотрудникам. Обязательно указывается количество сотрудников, с которых взимается подоходный налог (стр. 060).
• Далее, заполняя строчки 070 и стр. 080, прописывают суммы удержанного налога с российских сотрудников и иностранцев на патенте. Обязательно указывается сумма, которая была возвращена, — в строке 090. Заполнение строчек 060-090 по всем ставкам налога обязательно для всех работодателей.

Что же нужно заполнить во втором разделе формы?

Нюансы при заполнении второго раздела

Второй раздел отражает суммы, которые были начислены и уплачены за отчетный период. Для того чтобы корректно заполнить раздел, необходимо все суммы, начисленные и уплаченные сотрудникам, разбить на даты.

• День, когда был получен доход – строчка 100.
• Отражается сумма дохода (без вычетов) – 130.
• Дата, когда было произведено удержание — 110.
• Сумма удержанного налога отражается в стр. 140;
• На основании законодательства после начисления з/п нужно перечислять налог, это строка 120.

Корректное заполнение данных убережет работодателя от лишних разбирательств с налоговиками и дополнительных штрафов.

Самое полное видео про то, как заполнить 6-НДФЛ самостоятельно:

Чтобы избежать каких-либо ошибок и убедиться в правильности заполнения документа, можно воспользоваться контрольными соотношениями, которые подготовили налоговики. Примерно это выглядит так:

Новый порядок сдачи 6-НДФЛ в 2020 году

С 01.01.2020 вступили в силу два важных изменения, касающихся сдачи 6-НДФЛ.

Поменялись сроки сдачи

С учетом выходных и праздничных дней, сроки сдачи 6-НДФЛ в 2020 году такие:

Изменился порядок сдачи 6-НДФЛ на бумаге

Уменьшена численность работников, при которой допустима сдача 6-НДФЛ на бумаге. С 01.01.2020 она составляет не более 10 человек.